今年こそは手帳を使いこなそう! と思って新しい手帳を購入したものの、空白のページが続き、やっぱり使いこなせていないような気がする……と悩んでいませんか?

今回は、簡単にできて仕事に役立つ手帳活用のコツを紹介していきたいと思います。

手帳はビジネスパーソンの必須アイテム

手帳を上手に活用している人は、活用する前と比べて、「仕事の効率が上がった」「忘れ物やミスが少なくなった」「目標を達成しやすくなった」「ポジティブになった」という実感を持っています。

これは、仕事をするうえでの予定・タスク管理はもちろん、目標を意識したり、メンタル面の管理もしたりしながら手帳を使っているからではないでしょうか。手帳を活用することによって、自己管理がしやすくなっているのです。このように手帳を活用できるようになれば、仕事の効率も上がり、毎日を有意義に使えるようになりますよ。

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手帳のNG使用例

手帳をうまく使いこなせないのには理由があります。以下の3パターンが当てはまっていないか確認してみてください。

パターン1:手帳はスケジュール管理をするものだと考えている人
「カレンダーには予定しか書けない」と思っていませんか? 手帳を使いこなしている人は予定以外にも目標や1ヶ月の振り返り、元気の出る言葉など自分に必要なものをどんどん書き込んでいます。

パターン2:前回手帳を開いたのがいつだったか覚えていない人
手帳を使いこなしている人は、少なくとも1日1回は手帳を開く習慣があります。予定を確認するときや予定を書き込むときだけではなく、朝会社についたら手帳を開いて今日のタスクを整理する、夜寝る前に手帳を使って1日の振り返りをするなど、時間を決めて手帳を開くようにしている方も多いようです。

パターン3:手帳をいつでも開き、書き込める環境を作れていない人
手帳をつい家に忘れてきてしまう方、手帳に書き込もうと思っても近くにペンがないため書き込めず、後でメモすればいいや……と思っていたのに結局忘れてしまう方はいらっしゃいませんか? 毎日手帳を持ち歩き、何かひらめいたときにすぐ書き留められるようにしておくことで、手帳をこまめに使うようになりますし、うっかりミスも減らすことができます。

たくさん当てはまっている……。という方も、少しコツを掴めば手帳を使いこなして仕事に役立てることができるようになりますよ。

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仕事の効率を上げる手帳活用のコツ3選

コツ1:手帳に目標を書いてみる
手帳には案外余白がたくさんありますよね。そこに今自分が達成したいことをいくつか書き出してみてください。実際に書いてみるとやる気が出るし、手帳を開くたびに目に触れるようになるので目標に対する意識も高まります

さらに、それを達成するにはどうしたら良いかまで考えられるとより目標達成に近づきます。例えば、「朝の時間を有効活用できるようになりたい」という目標を立てたら、具体的に何時に起きるのか・朝の時間で何をしたいのか・なぜ早起きができないのかを考え、それに即した「朝6時に起きる」「朝の時間で新聞に目を通す」などといった小さな目標もあわせて立てるようにしましょう

コツ2:TODOリストには完了予定時間も書く
その日にやらなければならないことをリストアップするだけでも、作業の優先順位を考えるきっかけになったり、やる気が出るなど利点はありますが、「実際にやってみたら思っていたよりタスクを消化できなかった」と落ち込んでしまったことはありませんか?

それぞれのタスクにかかる時間を予想して、「だいたいこのくらいの時間で終わらせたい」という時間をタスクと一緒に書き込んでおきましょう。そして、その時間を目標に終わらせるように作業をしてみて下さい。また、予想の時間とともに作業後に実際に終わった時間も書きこんでおくと、今後時間を予想するときに役立ちます

このようにすると、効率良く終わらせるにはどうしたら良いかを考えながら取り組むことができるようになるので、自然と仕事がスムーズに片付くようになります。また、時間を気にすることで無謀なタスクをしょい込むこともなくなるので、「無理なタスクを組む⇒消化できない⇒自分は仕事ができないと落ち込む」といった悪循環を断ち切ることもできますよ

コツ3:重要タスクは「すぐに付箋にメモ」でうっかり防止
これは絶対に忘れてはいけない!という予定や仕事が入ったら、その場で付箋に書いて手帳に貼るようにしましょう。付箋に書いてあると目につきやすくなるので忘れにくくなるし、ただ手帳に書き込むのに比べ、ひと手間加わるのでより記憶に残りやすくなります。また、後でメモすればいいやと思うと、忘れてしまう危険性が高まるので、その場でメモする癖をつけるように心がけましょう。

普段付箋は持ち歩かないという人は、手帳の最後のページに数枚付箋を貼りつけておくと、すぐにメモしたいときに便利ですよ。また、手帳にペンをさしておくようにするだけでも、サッとメモするための導線を整えておくことができます。

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このようなちょっとしたコツを使えば、手帳を使って仕事の効率をあげることが出来ます。まずはどれか一つでも良いので試してみて下さいね。

(参考)
Nikkei WOMAN Online|夢をかなえた人の手帳活用術
PRESIDENT Online|カルビーヒットメーカーの「アイデア量産」手帳術
Nikkei WOMAN Online|うっかりミスゼロ、すべて1冊にまとめる「万能手帳術」とは