「仕事ができる人の習慣を取り入れて、自分も仕事ができる人になりたい」
「仕事で評価されたい」
「仕事ができるあの人と自分は何が違うのか？」
……こんなふうに思ったことはありませんか？
「仕事ができる」は個人の能力の問題ではなく、習慣の違いによるものかもしれません。
仕事でミスをしたり、業務が終わらず残業ばかり。そんなときに短時間で仕事を終わらせ、定時に帰っている人を見ると「どうやったら仕事ができる人になるのだろう？」と悩むこともあるでしょう。
今回は仕事ができる人の特徴や行動・思考の習慣、習慣を継続するコツについて紹介します。積極的に取り入れて「仕事ができる人」を目指しましょう。
仕事ができる人の特徴4つ
仕事ができる人にはどのような特徴があるでしょうか。一口に「仕事ができる」といってもいくつかのパターンがあります。
- リーダーとしてチームを引っ張っていける人
- メンバー同士のコミュニケーションを調整できる人
- 個人で優れた成績を残せる人
- チームの弱点を補うサポート上手な人
- 多くの業務を迅速なスピードでこなす人
- 自分で仕事を生み出せる人
どのような「仕事ができる人」を目指すべきかは、個人の適性によって異なりますが、共通する以下4つの特徴があります。
- 行動力と判断力がある
- レスポンスが早く相手に無駄な時間を与えない
- 成果から逆算したタイムマネジメントが上手い
- 目の前の業務に集中できる
順に解説しますので、ご自身や職場の周りの人をイメージしながら、読んでみてください。
行動力と判断力がある
仕事ができる人は的確な判断をスピーディーに行なうことができ、ゴールに向かって自ら率先して行動できます。
すべてを自分で抱えるとキャパシティを超えてしまうため、周囲の人に適切に仕事を振る判断力も重要です。迅速かつ的確に仕事を振り分けることによって、結果として効率よく成果を上げることができるのです。
たとえば、プロジェクトの進行中に突発的な問題が発生した場合、迅速に状況を把握し、適切な対策を打ち出せる能力が求められます。冷静に対処し、最適な解決策を見つけ出すことで、プロジェクト全体の進行を妨げることなくスムーズに進めることができるのです。
緊急性の高いタスクを抱えた場合、ほかのメンバーに手伝ってもらうことで、全体の進捗を保つことができます。
レスポンスが早く相手に無駄な時間を与えない
仕事ができる人は、メールやチャットの返信を極力リアルタイムで行ないます。返信を待ったり催促したりする無駄な時間を相手に与えないため、仕事が進むスピードが早くなり、好印象を与えることを知っているからです。
成果から逆算したタイムマネジメントが上手い
仕事ができる人は、タイムマネジメント（時間管理）が上手です。タイムマネジメントとは、時間を効率よく使うための行動マネジメント手法のこと。
常に業務において時間管理を徹底することで、無駄な時間をカットし、集中力を保ちながら作業を進めることができます。これによって残業時間も削減できるでしょう。
たとえば、プロジェクトにおいて最終的なゴールから必要なステップを逆算し、各タスクの締め切りを設定します。これにより、スケジュールを遵守しながら効率的に作業を進めることができます。
このようなタイムマネジメントのスキルが高いことで、仕事の効率が大幅に向上し、最終的な成果にもつながるのです。
目の前の業務に集中できる
仕事ができる人は、目の前の業務に集中する能力があります。集中力を持続できるからこそ、仕事の生産性が高められます。
ただし、集中力はそれほど簡単に持続できるものではありません。仕事ができる人は、脳の仕組みをもとにした対策を取り入れています。集中力をコントロールする方法は次項で詳しくご説明しましょう。
仕事ができる人の習慣10選
明確な目標・ゴール設定
「仕事は苦しくて当たり前だ」と思っているとしたら、まずはその考え方を変えてみませんか。明確な目標・ゴールを設定することで、ゲーム感覚で楽しく取り組むことができます。
精神科医の樺沢紫苑氏によれば、「『つらい』『苦しい』という状況が継続すると、ストレスホルモンのコルチゾールが分泌」され、「モチベーション」や「記憶力」が低下するそうです。一方で、遊び心をもって楽しく働くと「ドーパミン」が分泌され、「スーパーマンのように効率的に働き、圧倒的な結果」を出せるのだとか。（カギカッコ内引用元：プレジデントオンライン｜｢仕事ができる人ほどよく遊び､できない人ほど残業する｣精神科医が解説する納得の理由）
そんな遊び心を仕事に活かす方法として、「ゲーミフィケーション」があります。
日本ゲーミフィケーション協会を立ち上げたゲームクリエイターの岸本好弘氏は、次のように説明しています。
ゲーミフィケーションとは、ゲームの要素を仕事や勉強・家事育児などに取り入れて、人をワクワクやる気にさせる仕掛けです。ひと言で表現するならば「遊び心」でしょうか。
（引用元：弥報Online｜仕事をゲーム化して社員のモチベーションUP！「ゲーミフィケーション」を取り入れる方法を聞く）
ゲーム感覚で楽しく働けるよう仕事のやり方を工夫して、モチベーションを高めようというわけです。
岸本氏は、ゲーミフィケーションを実践する際に重視すべき要素を3つ挙げています。
- 「能動的な参加」
- 「成長の可視化」
- 「称賛の演出」
（カギカッコ内引用元：同上）
たとえば、事務の入力作業にゲーミフィケーションを取り入れるなら、次のように実践することができます。
【能動的な参加】
（例）入力作業にかかる時間を、1件につき10分短縮するというゴールを設定。そのゴール達成に向け、自ら工夫する。
【成長の可視化】
（例）卓上カレンダーに、入力作業にかかった時間を記入する。
【称賛の演出】
（例）目標達成できたら、卓上カレンダーにシールを貼る。ひと月連続で目標達成できたら、ご褒美スイーツを食べる。
長期的な最終目標だけでなく、ゴールから逆算して細かい目標を設定することで、ゲーム感覚で取り組めます。繰り返し達成感を味わううち、ゲームにはまるように楽しい気分で働けるようになるでしょう。滞っていた仕事が、ドーパミンの効果でサクサク進むようになるかもしれません。きっと仕事の速い人に近づけますよ。
適度に休憩を挟む
仕事が進まないときは、適度に休憩を挟むのがおすすめ。集中力が途切れているときにデスクに向かっても、質の高いパフォーマンスは生み出せません。
『ハーバード×脳科学でわかった究極の思考法』著者で、ハーバード・メディカル・スクール精神医学臨床准教授のスリニ・ピレイ氏は、「夢想」は「新しいアイデアや感覚に対する好奇心や感受性を高める」としています。同氏がその根拠として挙げるのが、アメリカの認知心理学者ベンジャミン・ベアード氏らによる、創造力に関する研究（2012年）です。
この研究では、被験者たちに短時間でなるべく多くのアイデアを見つけ出す共通課題を与えました。そして被験者を4つのグループに分け、実験中の12分間の休憩時間の使い方を、それぞれ次のように設定しました。
- 休憩 ＋ 休憩中に「集中力を要する作業」あり（※「夢想する余裕」なし）
- 休憩 ＋ 休憩中に「集中力を要さない作業」あり（※「夢想する余裕」あり）
- 休憩のみ
- 休憩なし
実験の結果、最も高い創造力を発揮したのは、休憩中に「夢想する余裕」のあった「集中力を要さない作業」をしたグループ2だったそうです。
（ここまでのスリニ・ピレイ氏による解説部分の参考およびカギカッコ内引用元：ダイヤモンド・オンライン｜創造力がドバドバあふれ出す！計画的に「○○する」技術）
つまり、発想力を高めるには、休憩時間を削って仕事をし続けるよりも、小休止をとりつつ軽作業をしながら空想に耽るのが効果的なのです。たとえば、Appleの共同創業者スティーブ・ジョブズ氏が仕事の合間によく散歩していたというのは、有名な話です。
空想で得られた発想は、忘れないうちに「アイデアマラソン」で仕事に活かせるかたちにしておきましょう。
アイデアマラソンとは、『仕事ができる人のアイデアマラソン企画術』（2009）など40冊以上の著者をもつ樋口健夫氏が提唱する「具体的思考のトレーニング」です。やり方は、「携行しやすいノート」を1冊用意し、「毎日、必ず何かを考え、即ノートに書き留める」だけ。「日付」と「イラスト」も添えておきます。（カギカッコ内引用元：プレジデントオンライン｜1日50個のアイデアが出るノートの使い方）
実際に、筆者がA5のノートで実践したアイデアマラソンの例をご覧ください。
イラストをセットで描くことで、アイデアが具体的にイメージできただけでなく、頭のなかがスッキリして快適な気分になりました。
「発想力がなくて仕事が進まない」という人は、仕事の手を止めて簡単な別の作業に取り組んでみてください。アイデアがサクッと浮かび、悶々と考えるだけだったときと比べて格段に、仕事の速い人になれるのではないでしょうか。
加えて、集中力が途切れがちな方や、効率よく仕事を進めたい方におすすめなのが「ポモドーロ・テクニック」。東京外国語大学教授で、オックスフォード大学教育学大学院で教育学博士を取得している岡田昭人氏は、ポモドーロ・テクニックをすすめるひとり。
同氏いわく、長時間の作業を行なう際には、「どれぐらい集中すべきか」と「休憩はどんなタイミングでとるべきなのか」が大切。その際に役に立つのが「ポモドーロテクニック」なのだとか。（引用元：PHPオンライン衆知｜脳科学が明らかにした「成果を出す人ほどしっかり休む」の秘密）ポモドーロ・テクニックの方法は以下の通り。
①実行するタスクを決める（例：報告書を作成する）
②タイマーを25分に設定する
③タイマーが鳴るまでタスクをおこなう
④5分間の休憩を取る
⑤ポモドーロを4回こなした後に、長い休憩（20～30分）を取る
（引用元：同上）
「25分＋5分」の1セットが1ポモドーロ。【25分作業→5分休憩】を4回（120分）繰り返したあとに、20~30分の休憩をとる形です。
短いスパンで区切ることによって、集中力や生産性が高まるのが大きなメリット。集中力が途切れてしまいがちな人は、ぜひお試しください。
新しい情報をインプットする
ニュースや新聞、書籍だけでなく、周囲の人脈から情報をインプットすることが重要です。たとえば、自分の働く業界のトレンドや最新の情報を定期的にキャッチアップすることで、知識を常にアップデートできます。
さらに、インプットとセットでアウトプットする習慣をもつこともポイント。脳研究者の池谷裕二いわく、「脳は出力を重要視する」そう。（引用元：WAOサイエンスパーク｜こうすれば記憶力は高まる！～脳の仕組みから考える学習法）インプットだけでは記憶は定着しにくいもの。日頃からブログやSNSで情報を発信したり、周囲の人と情報交換することで、記憶に残りやすくなり、ビジネスでのいざという場面で活かせるようになります。
たとえば、マーケティングに関する最新情報をインプットした際は、マーケティング部門の社員に共有してみましょう。情報が記憶に残りやすくなるうえ、チーム全体の知識レベルも向上して一石二鳥です。
気持ちを切り替える
ミスやトラブルが起きても引きずらず冷静に対処できたり、オンとオフを切り替えられたりと、気持ちを切り替える能力が重要です。気持ちを切り替えるとは、ただ「考えないようにする」ことではなく、「再発防止のために振り返る」ことも必要です。
たとえば、プロジェクトが納期に遅れてしまった場合。その原因を分析し、再発防止策を立てる一方で、次のプロジェクトにすぐに集中しなおすことがポイントです。
おすすめの方法は、日本能率協会コンサルティングが考案した「YWT法」のフレームワーク。方法は、紙を三分割にして
- Y＝「やったこと」
- W＝「わかったこと」
- T＝「次にやること」
を書き出すだけ。
（参考：JMAC｜YWT（やったこと・わかったこと・次にやること））
「わかったこと」すなわち「次に活かせる気づき」を書き出すことにより、ネガティブな気持ちになることなく、気持ちを切り替えることができます。このように「振り返り」と「次への切り替え」ができる人は、トラブルから学び、成長することができるのです。
整理整頓をする
仕事に集中するためには、デスクやPCのフォルダなどをスッキリさせることが大事です。
エグゼクティブコーチ、人材戦略コンサルタントの大嶋祥誉氏によれば「深く思考し、集中してパフォーマンスを発揮するには、デスクをきれいに保つことが不可欠」なのだそう。（引用元：ダイヤモンド・オンライン｜デスクの上が汚いとなぜ「仕事ができない」と見なされるのか）
デスクやPCのフォルダが雑然としていると、必要な資料を探す時間が増え、そのぶん生産性が低下します。仕事に関係ないものが視界に入ってしまえば、集中力も削がれるでしょう。
しかし、整理整頓されていれば目的の書類やファイルなどもすぐ見つかるため、モノを探す時間も大幅に削減できます。視界が整然としていれば仕事にも身が入りやすくなるでしょう。
おすすめは、毎日の終業時にデスクを整理する習慣をもつこと。たとえば、不要な書類はすぐに捨てる、文具や小物の定位置を決めておくなどのルールを決めて毎日整理すれば、いつでも必要なものが見つかるはず。
PCのフォルダ整理も同様に重要です。情報にすぐアクセスできるよう、プロジェクトごとにフォルダを作成するなど、整理するようにしましょう。
身だしなみに気を配っている
髪型や服装などの清潔感を気に掛けることで、相手から安心してもらえます。「この人に仕事を任せたい」と思ってもらえるような良好な関係を築きやすくなるでしょう。
経営学者でやさしいビジネススクール学長の中川功一氏は、以下のように述べています。
出会って最初の5分間ほどの印象は非常に強力であり、私たちは瞬間的に好き嫌いを判断しています。これを、専門的には「初頭効果」と言います。
（引用元：STUDY HACKER｜いい人間関係を築ける人が実践している3つのこと。信頼を得る秘訣は「101％の成果」の積み重ね）
たとえば、取引先のオフィスに訪れたとき、身だしなみの整った社員に迎えられると、その会社全体にプロフェッショナルな印象を抱きませんか？ 逆に、乱れた髪やシワだらけのシャツで迎えられると「この会社、大丈夫かな」と思ってしまう人も多いのではないでしょうか。
同様に、プレゼンテーションや会議の場で、身だしなみが整っていると、発言の信頼性も高まりやすくなります。逆に、服装が乱れていると、内容がどれほど素晴らしくても、その信頼性に疑問をもたれる可能性があるでしょう。
仕事面で努力をしていても、第一印象で「信用できなさそう」「だらしがなさそう」と思われてしまうのはもったいないこと。身だしなみに気を遣うことは、ビジネスの成功に直結する重要な要素です。
時間を守る
仕事の締め切りやアポイントの時間など、期日をしっかり守ることで相手からの信頼を獲得できます。プロジェクトの締め切りを遵守することで、クライアントとの信頼関係が強化され、次の仕事に繋がる可能性が高まるでしょう。
株式会社ワンキャリア取締役の北野唯我氏は、「上司やクライアントが、部下や若い人になにかをお願いするとき、まず期待しているのは、レベルの高い業務ではなく」、「タイミング」だと述べています。同氏いわく、重要なのは「まず、なるべく早いタイミングで仕事に手をつけ、期限の前に仕事を終わらせること」。（カギカッコ内引用元：プレジデントオンライン｜頭のよさは関係ない…周囲から｢仕事が速い｣と驚かれる人がこっそり意識している3つの法則）
たとえば、締め切りが二週間後なら「最後の三日間で仕上げる」か、「最初の三日間で仕上げる」かで相手からの印象は変わりますよね。単に期限を守るだけでなく、早めに対応することで、相手に安心感と信頼を与え、次のビジネスチャンスへつながるのです。
睡眠時間をとる
残業や仕事の持ち帰りで、睡眠時間を削ってはいませんか？ 仕事の効率が落ちているのは、寝不足のせいかもしれません。足りない睡眠は、仮眠で補ってみるのも手です。
「寝不足が続くと、仕事のパフォーマンスが落ちる」と述べ、「『パワーナップ』と呼ばれる短時間の仮眠」をすすめるのが、医学博士で睡眠コーチの坪田聡氏。
パワーナップとは、1998年にアメリカの社会心理学者ジェームス・マース氏が提唱した「短時間で効率的に疲労を回復させる昼寝」のことで、「仕事の能率が上がる」「ストレスが減る」などのメリットがあるそうです。
（カギカッコ内引用元：My Wellness｜休憩中の「昼寝」は正解！ 仮眠で仕事がはかどるワケ）
昼寝で仕事が速くなるとは嬉しいかぎりですが、職場で横になることは難しいですし、平日のわずかな休憩時間で、寝不足のぶん1時間も2時間も眠るわけにはいきませんよね。しかし、「自分には仮眠なんて無理かもしれない……」と諦める必要はありません。
坪田氏は、次のように語っています。
昼休みに食事を摂ったあとに、10分から20分間、昼寝をするのがおすすめです。時間が短いと感じるかもしれませんが、昼寝は『浅い睡眠』の間に起きたほうが、頭がスッキリします。逆に30分以上寝てしまうと、眠りが深くなり、起きたあとも眠気が続いてしまうのです。
（引用元：同上）
つまり、あえて10〜20分の短い睡眠でこそ、効果があるのです。
また、浅い睡眠のためには「寝る姿勢」も重要。深く眠らないよう横にはならず、「椅子に座ったまま背もたれにもたれかかるようにして寝るか、あるいはデスクに伏せる」のが効果的だと言います。（カギカッコ内引用元：同上）
筆者も昼食後、午後の仕事が始まるまでの10分間にパワーナップを実践してみました。1週間ほど続けたところ、たった10分の睡眠でも頭がスッキリして、昼寝をしなかった頃よりもスムーズに仕事に集中できたように感じましたよ。
簡単に実践できて、効果は抜群。寝不足が原因で仕事が遅くなっていると感じる方は、ぜひ試してみてください。
運動を取り入れる
デスクに向かっても、仕事に身が入らない。疲れて頭が回らない。
このように仕事の効率が落ちていると感じる方には「運動を取り入れる」のもおすすめ。
精神科医の樺沢紫苑氏によると「30分以上の有酸素運動」は、「BDNF（脳由来神経栄養因子）」という物質の分泌を促すそう。同氏いわく、BDNFは別名「別名「脳の肥料」」。（引用元：THE21ONLINE｜“座りすぎ”が脳の動きを鈍らせる...テキパキ仕事をこなすための朝習慣）
脳が疲れている方は、デスクを離れて運動をしてみてはいかがでしょうか。ただし、寝つきが悪くなってしまうため「遅くとも、就寝より2時間前」に済ませるのがいいそう。（カギカッコ内引用元：同上）
仕事のあと、遅くなりすぎない時間帯に、ジョギングやスイミングなどの運動をする習慣をつくってみるのはいかがでしょう。心も脳もリフレッシュした状態で、翌日の仕事のパフォーマンスを上げられるはずです。
積極的に学び取る
周囲の仕事ができる人から、謙虚かつ積極的に学ぶ姿勢も大切です。上司や先輩だけでなく、部下などもふくめたあらゆる立場の人から学びとり、自分の糧にしていきましょう。
たとえば、毎週ほかの社員とランチミーティングを設定し、業務の進め方や効果的なプレゼンテーション方法についてアドバイスしあってもいいでしょう。また、リーダーの立場にいる人も、定期的に部下からのフィードバックを求めることで、新たな視点を得て自己改善に役立てることができるはず。こうした積極的な学びの姿勢は、個人の成長だけでなく、組織全体の知識共有と成長にも繋がりますよ。
関連記事：仕事のパフォーマンスが上がる「数十秒の朝習慣」。たった2つ決めるだけで、うまくいくベースが整う
関連記事：「仕事と勉強を両立できる人」がおさえている勉強習慣のコツ3選。勉強前の○○が効果的
仕事ができる人の習慣を継続するコツ
スモールスタートを意識する
いきなりすべての習慣を取り入れようとすると負荷が大きいため、継続するのは困難です。
アメリカの心理学者バラス・スキナーが提唱した「スモールステップの原理」をご存じでしょうか。やるべきタスクを小さなステップに分けて実行していくというものです。
心理カウンセラーの中島輝氏いわく、スモールステップの原理が効果的なのは「人間の脳にやる気を出してもらうためには報酬系と呼ばれる脳の回路を満足させる必要があるから」。いきなり大きなゴールを目指すのではなく、小さなステップをひとつひとつクリアしていくことによって成功体験を得て、脳の報酬系が刺激され、やる気が出るのですね。（カギカッコ内引用元・参照：PRESIDENT WOMAN｜"仕事も勉強も三日坊主"が治る3つのステップ）
まずは取り入れやすいものを毎日つづけることを目標にして、習慣化できて余裕が生まれたら少しずつ範囲を増やしていきましょう。
たとえば、STUDY HACKER運営の英語パーソナルジム「ENGLISH COMPANY」では1日あたりの勉強時間を1〜1.5時間（他社は約3時間）にすることで、継続的な学習が可能になり、数多くの受講生が高い成果を実現しています。
できたことを記録する
チェックリストをつくってできたことをチェックしたり、毎日の日報や日記などにできたことを箇条書きでメモしたりと記録していくことで、達成感を感じられてモチベーションにつながります。
企業の人材育成プログラムを数多く手がける永谷研一氏も、成長するために大切なことは「できたことに着目すること」だと言います。（引用元：日経xwoman｜自分を変える技術「できたことノート」を始めよう）
自己管理に自信がない人は、1on1ミーティングのような場で上司に報告するのもいいでしょう。STUDY HACKER運営の英語パーソナルジム「ENGLISH COMPANY」でも、週1回の対面コンサルティングで学習状況を報告することで、受講者のモチベーション維持につながっています。
まとめ
仕事でミスがつづいたり、集中力がつづかなかったりするときは、仕事のできる人が取り入れている習慣にチェンジしてみてはいかがでしょうか。仕事の生産性や効率が改善できるかもしれません。
上川万葉
法学部を卒業後、大学院でヨーロッパ近現代史を研究。ドイツ語・チェコ語の学習経験がある。司書と学芸員の資格をもち、大学図書館で10年以上勤務した。特にリサーチや書籍紹介を得意としており、勉強法や働き方にまつわる記事を多く執筆している。
