「もしかして、自分は『仕事ができない人』では？」
「ちゃんと業務をこなしているつもりだけれど、上司から評価されていないような……」
「後輩の仕事ぶり、どうすれば改善できるんだろう」
そんなふうに思ったことはありませんか？
仕事のパフォーマンスが高い人・低い人にはいくつかの特徴があります。業務効率が低い（と思われている）人の特徴を知り、改善策を把握すれば、自分に自信がもてるだけでなく、部下や後輩の指導もやりやすくなるはずです。
この記事では、いわゆる「仕事ができない人」の特徴と、「仕事ができる人」になる方法を解説します。当てはまっている特徴があれば、ぜひ改善していきましょう。
「仕事ができない人」の特徴
「仕事ができない人」にはどんな特徴があるのでしょうか？ 6つの特徴をご紹介します。
スピードが遅い
どんなに頑張っているとしても、仕事のスピードが遅い人は、テキパキこなせる人より評価が下がってしまいます。勉強法・仕事術の著書をもつ弁護士で実業家の鬼頭政人氏によれば、大抵の場合、「速さ」と「正確さ」では速さのほうが価値が高いそう。
「仕事ができない」と思われてしまう人は、速さと正確さのバランスをとることが苦手なのだとか。さっと終わらせるべき作業に時間をかけすぎ、大事な業務をこなす時間がなくなっていませんか？
報連相ができない
報告・連絡・相談（報連相）が不得手なのも、仕事ができない人の特徴です。報連相とは……
- 報告：仕事の進捗を伝える
- 連絡：事実を正確に伝える
- 相談：意見を求める
特に「報告」は重要です。『「話し方のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』（日経BP、 2021年）の共著者・藤吉豊氏によると、話し方・伝え方をテーマとした名著の数々には、聞かれる前に報告すべきだと書かれていたそう。
報告が遅いと、
- 上司の期待に応えていない
- 自主性がない
- 作業が遅れている
……など、マイナスの印象を生みかねません。そして報告をしないうち、「○○の件はどうなってる？」と突然聞かれるはめに。
報告の準備ができていないわけですから、慌てて確認することになります。どの情報をどの順番で伝えるか、整理もできていません。その結果、報告がうまくできず、「仕事ができない人」という印象を与えてしまうのです。
同じミスを繰り返す
同じミスを繰り返していると、自信を失うだけでなく、「仕事ができない人」と評価されてしまいます。
「失敗学」の権威で、東京大学環境安全研究センター特任研究員の飯野謙次氏によると、ミスは誰もが起こすもの。ただし、ミスにどう対処するかが、「ミスの少ない人」と「同じミスを繰り返す人」を分けるそうです。
失敗したとき、神妙な表情で「以後は気をつけます」と口にしていませんか？ しかし、飯野氏いわく「注意力では、失敗もミスもなくすことができない」。
ミスを減らすには、「注意しよう」と意識するより、ミスを生まない「仕組み」をつくることが大事なのです。仕組みをつくらず注意力に頼るばかりだと、「仕事ができない人」からの脱却は難しいでしょう。
責任転嫁する
失敗は受け入れがたく、つらいもの。だからといって、「自分は悪くない」と思っていませんか？
ミスを認めず責任転嫁ばかりでは、「仕事のできなさを、いつも他人や状況のせいにする人」というレッテルを貼られてしまうでしょう。
前出の飯野氏によると、ミスは動揺を引き起こし、視野を狭めてしまうもの。しかし、ミスをしても評価の高い人は、ミスを客観的に分析し、「成功する仕組み」をつくれるのだとか。反対に、失敗によって評価が下がる人は、このような態度になりがちだそうです。
- 失敗への対応が遅い
- 失敗で感情的になる
- 失敗を早く忘れたがる
- 失敗から学ばない
いらだったり、言い訳を始めたり、周囲に責任をなすりつけたりするだけの人は、「仕事ができる人だ！」と認めてもらえるチャンスを逃しているのですね。
指示がないと動けない
自分から行動できない「指示待ち人間」も、「仕事のできない人」の典型。
- 質問しない
- 報告しない
- 自分の意見が言えない
……などが特徴です。
「指示待ち人間」の背景には、自発的に動いて失敗した経験があります。『自分の頭で考えて動く部下の育て方 上司1年生の教科書』（文響社、2016年）の著者・篠原信氏は、指示待ちになってしまう人の心理をこう分析しました。
「指示待ち人間」は自分の頭で考えられないのではない。自分の頭で考えて行動したことが、上司の気に入らない結果になって叱られることがあんまり多いものだから、全部指示してもらうことに決めただけなのだ。叱られないようにするための防衛本能なのだろう。
（引用元：東洋経済オンライン｜「指示待ち人間」はなぜ生まれてしまうのか 太字による強調は編集部が施した）
「指示」にはどうしても曖昧さが残るため、ある程度は自分で判断・行動せざるを得ないそう。その曖昧さを補おうとしたのに「違う！」と怒られた結果、おびえて、すべてに指示を出してもらおうとするそうです。
かといって、曖昧さが残らないよう細かく指示を出すことも、「指示待ち人間」を生んでしまうようです。『ケンタッキー流 部下の動かし方』（あさ出版、2017年）の著者・森泰造氏は、指示待ち人間になる理由に「指示が細かすぎること」を挙げます。
指示を出しすぎると、「言われたことだけこなせばいい」という環境に慣れてしまうのだとか。指示に依存してしまうのです。
あなたの職場は、「指示待ち人間」を生む環境になっていませんか？
やる気がない
当たり前かもしれませんが、「仕事ができない人」の特徴のひとつは「やる気がない」ことです。「仕事のできなさ」と「やる気のなさ」はどう関係しているのでしょうか？
『イラストでわかる やる気が出ないとき読む本』（ 東洋経済新報社、2001年）の著者・菊入みゆき氏は、いろいろな会社の社員に「やる気のもと」を尋ねてみたそう。その結果、活気がある会社の社員の答えは「社会貢献」。人々の役に立ちたいという思いから、「もっとよくできないか」と考え主体的に働くので、やる気を保てるのです。
一方、活気がない会社の社員に最も多かった答えは「職場の人間関係」。商品や顧客に関してでははなく、「上司の態度が気になる」「わきあいあいとやりたい」などの考えが意識の大半を占めていたそうです。
職場の人間関係は、他人の気分や人事異動で簡単に変わるもの。そのように不安定なものに「やる気」を頼っていては、仕事の質を保てませんよね。仕事にやる気を感じられない人は、やる気のみなもとが仕事以外にあるのかもしれません。
「仕事ができない人」の特徴を6つ見てきました。「まさにこれだ！」と感じる、「仕事ができない人」の特徴はありましたか？
「仕事ができない人」を脱却する方法
「仕事ができない人」の特徴に当てはまる人が「仕事ができる人」に変わるにはどうすればいいのでしょう？ 「自分はどうして仕事ができないんだろう……」とお悩みなら、この方法を試してみてください。
仕事の優先順位を書き出す
仕事のスピードが遅いなら、仕事に優先順位をつけてみましょう。『マッキンゼーで学んだ速い仕事術』（学研プラス、2020年）の著者・大嶋祥誉氏は「仕事の効率を上げるには、優先順位をつけることが不可欠」と述べています。
「何を優先すればいいんだろう？」と迷うなら、大嶋氏の「緊急度と重要度のマトリックス」を使ってみましょう。
「重要度」を縦軸、「緊急度」を横軸にしたマトリックスを紙に描きます。付箋にひとつずつタスクを記入し、貼りつけていきましょう。タスクは下記の基準で分類します。
- 重要で緊急：取引先への連絡、クレーム対応
- 重要ではないが緊急：日報作成、来客対応
- 緊急ではないが重要：勉強会への参加、人脈づくり
- 重要でも緊急でもない：同僚とのおしゃべり、同期との食事会
優先順位をつけたら、「重要で緊急」から処理しましょう。「重要ではないが緊急」と「緊急ではないが重要」は、状況によって優先度を変えてください。仕事を片づけたら、付箋をはがすか、線を引いて消すのを忘れずに。
「報告」の準備をする
報連相が苦手なら、まずは「報告」のコツを実践してみましょう。「あの仕事、どうなってる？」と何度も上司に聞かれていた人が、自分から報告するようになったら、周囲の見る目が一変するはず。
前出の藤吉氏によれば、報告の準備は次のように行ないます。
- 要点を絞り、結論をまとめる
- 伝える順番を整理する
- 具体的な材料を用意する
報告に必要なのは、「自分が一番伝えたいこと」と「相手が一番知りたいこと」。あらかじめ要点を絞り結論をまとめておけば、スムーズに伝えられます。
そして、伝える順番は「結論→説明→再び結論」。具体的な数字、固有名詞、体験談などを盛り込んで話すと、説得力が生まれます。
藤吉氏は、このような具体例を提示しています。
【新しいタグの納期について報告する場合】
新しいタグの納期について、相談させてください。（話題の提示）
納期に関して、再度の調整が必要です。（結論）
先日ご指摘いただいたように、やはり試作段階では、タグを取りつける部分の仕様について詰められていませんでした。至急調整を進めていますが、今月中の全量納品は難しいとのことです。（説明）
発注した100個のうち半数は今月中、残り半数は来月10日納品とさせてもらえないかとのことですが、よろしいでしょうか？ （結論と確認）
結論や具体的な数字がはっきり示されているので、要点が伝わるでしょう。
準備を整えたら、タイミングを見計らって報告します。自発的に報告することで、
- 「仕事が速いなぁ」
- 「自主性がある人だ」
- 「期待に応えてくれているな」
……と、周囲によい印象を与えられます。聞かれる前に自分から報告することで、「仕事ができない人」というイメージを払拭できますよ。
失敗から学ぶ
ミスはつらいものですが、きちんと向き合うことで、自分の評価を上げられます。
前出の飯野氏いわく、一般的に「評価の高い人」ほど、たくさんの失敗をしているのだとか。失敗を通して成功をつかみ取れる人には、次の特徴があるそうです。
- 失敗に対する最初の行動が的確
- 失敗から立ち直るのがうまい
- 失敗を経験として蓄積できる
- 失敗から「成功する仕組み」をつくれる
飯野氏によれば、「ミスや失敗から『かけがえのない学び』を得る3ステップ」は次のとおり。
1. 気持ちの整理
ミスに気づいたら、まずは冷静になりましょう。その場の勢いだけで行動しないよう、「深呼吸する」「水をひとくち飲む」などのルールをつくってください。
そして、「自分が」という気持ちを捨てましょう。「自分のせいで……」と反省する気持ちはいったん封印。「自分のミスは自分でなんとかしなければ」という思い込みを捨ててください。
2. 実際のアクション
ミスの影響を最小限に留めるため、次のことを考えます。
- 誰に迷惑をかけるか
- どうすれば影響を最小化できるか
- 誰に伝えれば、ミスの影響範囲をカバーできるか
そして、必要な相手に情報発信と謝罪を行ないます。ミスはあなた個人のものではなく組織全体のものと考え、グループやチームで対応策を検討・実行しましょう。
3. 将来に向けて
再発防止のため、組織・手順・工程を改善します。人間の注意力には限界があるため、「次から気をつける」といった精神論に頼らず、「ミスを起こしようがない仕組み」を整えましょう。
以下の実践例を読みつつ、イメージしてみてください。
【サーバーに保管されていた大切なデータを誤って消してしまった場合】
- 自分でデータを復元しようと慌てず、深呼吸して水をひとくち飲む
- 迷惑をかける範囲の人と上司にメールを送り、自分のミスを明確に説明して謝罪。グループで対応策を検討したのち、エンジニアにデータ復元を依頼
- 大切なデータは2か所以上で保存することをルール化
飯野氏によると、このように行動できれば仕事がしやすくなり、自分だけでなく周囲も同じミスを繰り返さなくなるため、ミスした本人への信頼が高まるそう。「次から気をつけよう」で終わりにせず、上記の3ステップを実践し成長する姿を見せることで、あなたの評価は好転していくはずです。
ビジネススキルを磨く
仕事へのモチベーションが低下しているなら、「この仕事でみんなの役に立つには、どうしたらいいかな？」と考えてみましょう。なかなか答えが出ないなら、これからのビジネスパーソンに求められる「IT」と「英語」のスキルを磨いてみては？
ITスキル
経済産業省は、2030年に45万人ものIT人材が不足すると試算。デジタル技術を活用できる人材を育成するため、次のような初心者向け施策を推進しています。基本的なITスキルを習得したいなら利用してみましょう。
- ITパスポート試験：すべての社会人・学生が備えておくべき、ITの基礎知識を証明できる国家試験
- 巣ごもりDXステップ講座情報ナビ：デジタルスキルを無料で学べるオンライン講座の紹介
英語スキル
日本でTOEICを実施する一般財団法人・国際ビジネスコミュニケーション協会は、英語の活用に関し、2017年1月～2018年8月にTOEICを団体受験した企業・団体にアンケート調査を実施。次の結果が出ました。
- 今後のビジネスパーソンにとって重要な知識やスキル：英語（82.6%で最多）
- 社員や職員に不足している・今後強化する必要がある知識やスキル：英語（67.0%で最多）
英語力が重視されていることが、よくわかりますね。英語スキルを向上させれば、仕事のチャンスに恵まれやすいのではないでしょうか。
英語の勉強法は多種多様ですが、効率を重視するなら、パーソナルトレーニングがおすすめ。オンラインにも対応するサービスなら、外出できない状況でも安心です。
多忙で時間がないなら、スマートフォンで本格的な英語のトレーニングができる「ENGLISH COMPANY MOBILE」がおすすめ。単語の学習や、リーディング・リスニングを効率的に進められます。
あまりお金をかけずに独学したいなら、『マンガでわかる 最速最短! 英語学習マップ 新装増補版』を読んでみては？
付属の「チェックリスト」で、あなたのいまの英語レベルを確認してみましょう。現時点での実力がわかれば、独学の計画づくりに役立ちます。
前出の大嶋氏は、仕事が速い人の特徴として「未来を見据えて自己投資する」を挙げています。あなたも、仕事ができる人の特徴にならってビジネススキルを磨き、「仕事ができない人」を脱却しましょう。
「仕事ができない人」への接し方
あなたの職場に、「仕事ができない人」の特徴に当てはまる人はいませんか？ イライラしたり困ったりしているなら、次のように接してみてください。
締切に余裕をもたせる
仕事が遅く締切を守ってくれない人には、どう対応すればいいのでしょう？ 前出の篠原氏は、「この仕事、どれくらいでできそう？」と質問するよう提案しています。
相手が「今月の13日までに」と答えたら、少し余裕をもたせ、15日を締切にするのです。加えて、「間に合いそうにないと思ったら、早めに教えて」と伝えましょう。締切前に声をかけ、進捗を確認するのも忘れずに。
それでも締切を破られてしまったら、「間に合いそうにない」と申告してくれる方法を考えましょう。そのために、次のことを考察します。
- 途中で声をかけ、状況を把握する機会がなかったか
- なぜ、間に合わないと正直に言えなかったのか
- 声をかけにくい空気を自分がつくっていなかったか
篠原氏によると、「早く成長してほしい」と期待せず、「着実に成長しますように」と祈れば、余裕をもって接することができるそうですよ。
指示を求められたら尋ね返す
自発的に動いてくれない人から指示を求められたら、「どうしたらいいと思います？」と聞き返してみましょう。
前述の篠原氏によると、「指示待ち人間」は、本当に自分で考えられないわけではないそう。かつて自発的に行動したとき、上司の気に入らない結果になって叱られたために萎縮したり、常に指示される環境に慣れきっていたりするだけなのです。
「指示待ち人間」に変わってもらうには、次のようにしてみましょう。
- 折りに触れ、自分の考えを伝える
- 指示を求められたら、相手の意見を尋ねる
- 的外れな意見が出ても否定せず、希望を伝える
- あとは自分で考えて行動してもらう
- 期待と違う結果になったら、あらためて自分の考えを伝え、次回から軌道修正してもらう
自分の考えとは違う結果になっても、感情的に責めないよう気をつけてください。篠原氏によれば、相手が自発的に動いて「失敗」したときに厳しく叱ると、すっかりおびえ、自分で考えることをやめてしまうそうです。
「じゃあ、なんて言えばいいの？」と思ったら、このように声をかけてみましょう。篠原氏自身が実践しているそうです。
「私の指示があいまいだったので仕方ないです。私の責任ですので、気にしないでください。ただ、実はこう考えているので、次からそのように処理してもらえますか」
（引用元：篠原信（2016）,『自分の頭で考えて動く部下の育て方 上司1年生の教科書』, 文響社. 太字による強調は編集部が施した）
状況によっては、これほど冷静に対応できないかもしれません。でも、感情的に叱って新たな「指示待ち人間」を生み出しては、もとも子もありませんよね。心にゆとりをもつため、こう意識してはいかがでしょう。
- 指示にはどうしても曖昧さが残るため、相手が自分で判断し行動せざるを得ないと認める
- 相手が自分なりに考えて行動したことを尊重する
- 相手の失敗を頭ごなしに責めず、考えのズレを修正していく
「指示待ち人間」を生まないため、「自分の判断で動いてもかまわない」という経験をしてもらうことが肝心、と篠原氏は語ります。「指示待ち」の人に困っているなら、このように接してみてはいかがでしょう？
一緒に改善策を考える
同じ失敗を繰り返され、後始末ばかりになるのはつらいですよね。腹立たしくなるでしょうが、前出の飯野氏いわく、叱責しても意味がないか逆効果とのこと。いったん冷静になり、「他人の失敗から適切に学ぶことで、人も組織も成長できる」と考えましょう。
「活気があって成長している組織では、ミスや失敗を必要以上に深刻にとらえたり叱責の対象にしていなかったりすることが多い」と飯野氏。失敗は、「次にうまくやる方法を見つけるための材料」として扱いましょう。
飯野氏は、日報を活用し失敗を防ぐ方法を提案しています。
- グループで共有し、誰でもコメントをつけられるようにする
- 仕事の進捗や成果だけでなく、「チャレンジしたけれどできなかったこと」も書く
日報にはこんな効果があるそうです。
- 方向違いの無駄な作業に気づける
- 作業効率の低下に気づける
- ストレスに気づける
- 心の健康状態をモニターできる
- 何か成果を出そうとする
日報を活用すれば、ミスをみんなで共有し、一緒に改善策を考えることができます。次の失敗を防げるでなく、「最近は働きすぎだったから、注意力が低下していたのかな」と、失敗の理由を察してイライラを軽減できるかもしれません。
「仕事ができない人」の特徴に当てはまる人があなたの職場にいたら、ここまで見てきた方法を実践し、負担の解消に努めてみてください。
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「仕事がうまくいかない……」「仕事ができない人にイライラする！」という悩みの解決法がわかりましたね。
職場は、多くの時間を過ごす大切な場です。ストレスから解放され、はつらつと働きたいのは、みな同じはず。
あなたや周囲の人が「仕事ができない人」の特徴に当てはまっても、諦めないでください。この記事を参考に、仕事のやり方や周囲への接し方を工夫し、ビジネスライフをよりよいものにしていきましょう。
（参考）
マネー現代｜「仕事速いね！」と言われる人が意識している、たった3つのコツ
東洋経済オンライン｜仕事のできない人は「報告」のコツがわかってない
プレジデントオンライン｜同じようなミスを繰り返す人ほど､「すみません」という言葉が軽くなるワケ
東洋経済オンライン｜「指示待ち人間」はなぜ生まれてしまうのか
先端教育オンライン｜経済産業省のDX時代におけるデジタル人材育成政策とは？
IPA 独立行政法人 情報処理推進機構｜DX白書2021
経済産業省｜IT人材の育成
飯野謙次（2017）,『仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？』, 文響社.
飯野謙次（2019）,『ミスしても評価が高い人は、何をしているのか？』, 日経BP.
大嶋祥誉（2020）,『マッキンゼーで学んだ速い仕事術』, 学研プラス.
木部智之（2016）,『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』, KADOKAWA.
篠原信（2016）,『自分の頭で考えて動く部下の育て方 上司1年生の教科書』, 文響社.
森泰造（2017）,『ケンタッキー流 部下の動かし方』, あさ出版.
菊入みゆき（2001）,『イラストでわかる やる気が出ないとき読む本』, 東洋経済新報社.
【ライタープロフィール】
上川万葉
法学部を卒業後、大学院でヨーロッパ近現代史を研究。ドイツ語・チェコ語の学習経験がある。司書と学芸員の資格をもち、大学図書館で10年以上勤務した。特にリサーチや書籍紹介を得意としており、勉強法や働き方にまつわる記事を多く執筆している。
