「仕事の効率化」は、あらゆる業界・業種で必要とされています。より短い時間で、より多くの成果を挙げるには、どうしたらいいのでしょうか？ この記事では、以下のアイデアや工夫を紹介しています。
- タスクの優先順位を決める方法
- 集中力を発揮できるスケジューリング
- 作業時間を短縮できるパソコン操作
- 業務効率改善に使えるツール など
自分に合った方法が、必ず見つかるはず。記事を読みつつ実践して、仕事を効率化しましょう！
- 仕事効率化のアイデア1：段取りを見直す
- 仕事効率化のアイデア2：パソコンの便利ワザを使う
- 仕事効率化のアイデア3：パソコンの動作を速める
- 仕事効率化のアイデア4：Outlookの便利ワザを使う
- 仕事効率化のアイデア5：ツール・アプリを活用する
- 仕事の効率化を学べるおすすめの本
仕事効率化のアイデア1：段取りを見直す
まずは、段取りを見直すことで仕事を効率化しましょう。
朝の準備
1日の仕事をスムーズに進めるカギは、朝の過ごし方。準備が不十分なままバタバタと仕事を始めれば、業務に遅れやミスが発生しやすくなります。仕事を始める前には、
- 1日の業務の流れを俯瞰的にイメージする
- ToDoリストを手帳に書く
- コーヒーを飲んでスイッチを入れる
- ストレッチで身体をほぐす
- 口を大きく開け、表情筋をほぐす
- 音楽を聴いて気分を高める
などの準備を入念に行ないましょう。まずは、10分だけ早く起きることからチャレンジしてみては？
生産性を考慮したスケジューリング
コンサルティングや研修を手がける株式会社ビジネスプラスサポートの代表取締役・藤井美保代氏によると、生産性は時間帯や曜日で左右されるそう。
最も生産性が高い時間帯は、頭や身体が疲れていない午前です。特に重要だったり高い集中力を要求したりする業務は、午前中に済ませましょう。逆に最も生産性が低い時間帯は、ランチ直後と夕方。重要な仕事はなるべく入れず、書類整理やコピーなど、あまり頭を使わない作業を行ないましょう。
生産性がピークの曜日は、火曜日。休み明けの月曜日はエンジンがかかりにくい一方、平日の労働が重なるにつれ疲れがたまっていくからです。重要な業務や商談は、なるべく火曜日に配置するようおすすめします。反対に、生産性が最も落ちやすいのは木曜日。週の後半で疲れが蓄積しており、休日直前でもないためです。
仕事の段取りを考える際は、時間帯・曜日ごとの特性を考慮しましょう。
◆生産性が高いのは午前中＆火曜日
→重要性の高い業務、集中力のいる作業、ミスの許されない業務
◆生産性が低いのはランチ直後・夕方＆木曜日
→重要性の低い業務、集中力のいらない雑務、アポイントメント
タスクの並び替え
仕事を効率化するには、似ているタスクをまとめて処理しましょう。
たとえば、「資料A作成→電話営業→資料B作成」という順番だと、資料作成のあいだに別種の業務が挟まります。資料作成に使っていたソフトやファイルを閉じて電話営業用のものを開く、などのムダな手間が生じるでしょう。そこで、「資料A作成→資料B作成→電話営業」という順番にし、資料A・Bを連続で作成すれば、タイムロスを削減できます。
メールに関しても同様です。メールが届くたびに返信したり、受信ボックスを数十分おきに確認したりしていませんか？ これでは業務が頻繁に中断され、多くのタイムロスが生じます。
おすすめは、メール対応のタイミングを決めておくこと。たとえば、始業直後・ランチ後・終業前の3回です。時間のムダを減らせるだけでなく、返信漏れを防止できます。
些末な要素の無視
業務には、100点満点を目指すべき重要なものと、60点くらいで十分なものとがあります。「60点でいい仕事」を完璧にこなそうとすれば、本当に重要な仕事がおろそかになりかねません。
たとえば、資料の内容が100点満点なら、ホッチキスの留め方やレイアウトなどのクオリティは、そこそこでOK。ホッチキス留めに長い時間をかけるくらいなら、その時間で中身を磨くほうが合理的ですよね。
税理士の山本憲明氏によれば、計算に誤差が生じても、1,000円以下ならそのまま進める場合があるそう。誤差が1,000円以下なら税額が変わらず、仕事に影響しないためです。仕事を効率化するには、どの業務に時間をかけ、どの業務を手早く終わらせるべきか、的確に判断することが大切なのですね。
仕事効率化のアイデア2：パソコンの便利ワザを使う
特に事務仕事を効率化したいなら、PC操作のスキルを磨き、作業スピードを高めましょう。
ショートカットキーの活用
ショートカットキーを使いこなせば、スピーディーなパソコン操作が可能です。基本～応用レベルのショートカットキーを以下にまとめました。使用の機会が多いものばかりなので、ぜひ使ってみてください。対応OSは、基本的に最新のものです。
| 機能 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| コピー | Ctrl＋C | command＋C |
| 切り取り | Ctrl＋X | command＋X |
| クリップボード履歴閲覧 | Windows＋V | なし |
| 貼りつけ | Ctrl＋V | command＋V |
| すべて選択 | Ctrl＋A | command＋A |
| スクリーンショット | Prt Sc | command＋shift＋3 |
| アドレス選択 | Alt＋D | command＋L |
| タスクバーアプリ起動 | Windows＋数字 | control＋F3 |
| ウィンドウ切替 | Alt＋Tab | command＋tab |
| ウィンドウ移動 | Alt＋スペース＋M→方向キー | なし |
| エクスプローラー／Finder起動 | Windows＋E | command＋N |
あまり知られていませんが、クリップボード履歴閲覧機能は意外に便利です。それまでコピー・切り取りをしたテキストを一覧表示し、さかのぼって利用できます。わざわざコピーし直さなくても貼りつけできるので、作業効率がグンとアップするはず。
複数のウインドウを開いて作業することが多いなら、ウィンドウ切替のショートカットキーを覚えましょう。「Alt」と「Tab」を同時に押すことで、マウスやタッチパッドより圧倒的にすばやく切り替えられます。
とはいえ、ショートカットキーを暗記する必要はありません。操作のたびに「ショートカットキーではどうやるんだろう？」と調べ、実践することを繰り返せば、自然と身につきます。
ショートカットキーの作成
「Ctrl＋Alt＋M」でメモ帳起動など、ショートカットキーを自分でつくることも可能です。よく使うソフトに専用のショートカットキーを割り当てておくと便利ですよ。Macの場合、アプリ内アクションにショートカットを設定できます。
◆Windowsでショートカットキーを作成する方法
- スタートメニューを起動
- 登録したいソフトをデスクトップにドラッグ＆ドロップ
- デスクトップに作成されたアイコンを右クリック
- 「プロパティ」をクリック
- 「ショートカットキー」の入力欄をクリック
- 任意のキーを押す
- 「Ctrl＋Alt＋任意のキー」がショートカットキーになる
◆Macでショートカットキーを作成する方法
- アップルメニューを起動
- 「システム環境設定」＞「キーボード」＞「ショートカット」とクリック
- 「アプリケーション」を選択し、追加ボタンをクリック
- 登録したいアプリを選択
- 「メニュータイトル」にショートカットキーを入力
タスクバーの活用
毎日のように使うソフトはタスクバーに入れておくと、すぐに立ち上げられて便利です。クリックはもちろん、ショートカットキーでも起動できます。
Windowsの場合は「Windowsキー＋数字キー」。タスクバーの左から3番めにあるアプリを起動するなら「Windowsキー＋3」、左から6番めのソフトなら「Windowsキー＋6」です。
Macの場合、タスクバーは「Dock」という名前です。「command＋F3」で、Dockにあるソフトを選択できます。
◆タスクバーにソフトを追加する方法
- スタートメニューを起動
- 追加したいソフトを右クリック
- 「その他」＞「タスクバーにピン留めする」をクリック
◆Dockにソフトを追加する方法
- 追加したいソフトを右クリック
- 「Dockに追加」をクリック
◆タスクバーに配置すると便利なソフト
- Webブラウザ（Google Chrome、Safariなど）
- Officeソフト
- メモ帳、ふせん紙ソフト
- 連絡用ソフト（Slack、Zoom、LINEなど）
- スニッピングツール
デスクトップの整理
パソコンのデスクトップにフォルダやファイルが散らかり、どこに何があるか把握できない……そんな状態ではありませんか？ 必要なデータを見つけられず、タイムロスが生まれてしまいますよ。
『7つのゼロ思考 外資系コンサルタントも知らない「異次元スピード仕事術」』（ぱる出版、2016）を著した中村一也氏によると、デスクトップのフォルダを頂点とし、階層構造を意識してデータを整理するのが有効です。たとえば、デスクトップに「2021年4月」というフォルダを用意し、そのなかに「会議資料」「業績」「画像」などの下層フォルダをつくっていきます。デスクトップ上のフォルダ数を最小限に絞れ、データが探し出しやすくなります。
デスクトップの壁紙を工夫するのもおすすめです。たとえば、赤・青・緑・白と4色に分かれた画像を壁紙にし、「赤のエリアには作成中の資料」「青のエリアには仕事用ソフト」と配置ルールを決めれば、デスクトップが散らかりません。
◆デスクトップ整理のコツ
- デスクトップ上のフォルダを頂点に、階層構造をつくる
- 壁紙のデザインに沿ってフォルダを配置する
パソコンを使う機会が多い方は、上記の方法で仕事を効率化しましょう。
仕事効率化のアイデア3：パソコンの動作を速める
仕事を効率化するため、パソコンの設定を変更して処理速度を高めましょう。「古いから／安物だから、動作が重いのは仕方ない」と諦めないでください。Windowsでのやり方をご説明します。
スタートアップの無効化
パソコンを起動すると、自動的に立ち上がるソフトがありますよね。これは「スタートアップ」という設定によるもの。
プリインストールのソフトがスタートアップに登録されている場合も、ダウンロードしたソフトが自動で登録された場合もあります。スタートアップの設定を解除すれば、メモリを節約でき、パソコンの動作が軽くなりますよ。
◆Windows10でスタートアップ設定を解除する方法
- スタートメニューを起動
- 「設定」＞「アプリ」＞「スタートアップ」とクリック
- ソフトごとに「無効にする」を選択
筆者のパソコンでは、「iTunesHelper」「Adobe Creative Cloud」などがスタートアップに登録されていました。設定を解除したところ、パソコンの起動にかかる時間を短縮できましたよ。
視覚効果の無効化
パソコンには、見ためをよくする視覚効果がたくさん盛り込まれています。ウィンドウの影、ウィンドウを最大化・最小化するときのアニメーションなどです。こうした視覚効果をオフにすれば、メモリが節約され、動作が軽くなります。
◆Windowsで視覚効果をオフにする方法
- スタートメニューで「システムの詳細設定」を検索
- 「詳細設定」＞「パフォーマンス」＞「設定」とクリック
- 「視覚効果」＞「パフォーマンスを優先する」にチェック
- 「適用」をクリック
パソコンの動作が重いと感じている方は、ぜひ試してみてください。
クリーンアップ＆ドライブの最適化
パソコンを使っているうち、不要なデータがたまり、ハードディスクの容量が圧迫されてしまいます。定期的に「クリーンアップ」と「ドライブの最適化」を行ない、パソコンの処理速度を回復させましょう。
◆Windowsでクリーンアップする方法
- 「Windowsキー＋E」でエクスプローラーを開く
- 「ローカルディスク（C:）」を右クリック
- 「プロパティ」を選択
- 「全般」＞「ディスクのクリーンアップ」をクリック
◆Windowsでドライブを最適化する方法
- 「Windowsキー＋E」でエクスプローラーを開く
- 「ローカルディスク（C:）」を右クリック
- 「プロパティ」を選択
- 「ツール」＞「最適化」とクリック
- 「最適化」をクリック
キーボード反応速度の短縮
続いて、キーボードを押してから文字が表示されるまでの速度を短縮しましょう。初期設定だと、入力から表示までにわずかなタイムラグが生じます。以下の手順で解消しましょう。
- スタートメニューで「キーボード」を検索
- 「速度」＞「文字の入力」＞「表示までの待ち時間」のカーソルを一番右に移動
微々たる時間とはいえ、大量の文字を入力する業務では大きな差となります。仕事を効率化するため、ぜひ試してみてください。
仕事効率化のアイデア4：Outlookの便利ワザを使う
仕事で使う人が多いであろう「Outlook」での作業を効率化するコツをご紹介します。Outlook研究家・森新氏の見解を参考にしました。
フォルダ分けの廃止
森氏によると、用済みのメールは細かく分類せず、ひとつのフォルダにまとめるのが合理的だそう。つまり、メールの分類は「未対応」と「対応済み」だけでいいのです。どこにしまうか、削除するべきかといちいち迷う時間を削減できます。
過去のメールを探すときに困るのでは、と思うかもしれませんが、検索機能を使えば問題ありません。差出人・件名・添付ファイルなどを指定して検索すれば、細かくフォルダ分けした場合と変わらないのです。
ショートカットキーの利用
Outlookには独自のショートカットキーがあります。「新規メール作成」「送信」などの操作をキーボードで完結すれば、時間を相当に短縮できます。主なショートカットキーをまとめました。
| 機能 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| 新規メール作成 | Ctrl＋N | command＋N |
| 送信 | Ctrl＋Enter | command＋return |
| 返信 | Ctrl＋R | command＋R |
| 転送 | Ctrl＋F | command＋J |
| 書式を統一 | Ctrl＋スペース | なし |
| メール画面を開く | Ctrl＋1 | command＋1 |
| 予定表を開く | Ctrl＋2 | command＋2 |
| 検索 | Ctrl＋E | option＋command＋F |
| 高度な検索 | Ctrl＋F3 | shift＋command＋F |
| 入力欄移動 | Tab | tab |
クイック操作の活用
「クイック操作」という便利な機能を使えば、Outlook内のアクションを簡単に実行できます。たとえば、「メールを上司に転送」という手順をクイック操作に登録しておくと、ボタンをポンと押すだけで作業が完了するのです。頻繁に行なう作業を登録すれば、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
◆クイック操作を設定する方法
- ホームタブをクリック
- 「クイック操作」＞「新規作成」とクリック
- 内容やショートカットキーを設定
登録したアクションは、ホームタブの「クイック操作」か、ショートカットキーで実行できます。仕事を効率化するテクニックとして押さえましょう。
仕事効率化のアイデア5：ツール・アプリを活用する
仕事を効率化したいなら、これからご紹介するグッズや文房具、アプリも活用してみてください。
電子吸着ボード
キングジムの電子吸着ボード「ラッケージ」は、静電気を利用して紙を貼りつけられる便利アイテム。頭を下敷きでこすれば髪の毛が吸いつくのと同じ原理です。テープや画びょうと違い、紙を傷つけることなく貼れます。
- メモや、領収書、名刺などを貼っておく
- 伝言板・掲示板として使う
- 日替わりチラシを掲示する
など、さまざまな使い方ができます。
マグネットつき収納
デスクを広く使いたい方におすすめの道具が、同じくキングジムの「マグケース」。デスクの下や横にマグネットで貼りつけ、収納場所を増やせます。引き出しがいっぱいになったり、デスクに書類や小物があふれたりしてお困りの方は、活用してください。
トラックボール
マウスを長時間使っていると、手や腕が痛んでくることがあります。そんなときには「トラックボール」。見た目はマウスに似ていますが、前後左右に移動させるのではなく、ボールを指で転がして操作します。
なかでも、ロジクールの「MX ERGO」は、作業を快適かつすばやくこなせるよう工夫された商品です。
- 自分に合った角度を選択
- やわらかく握りやすいグリップ
- すばやさ重視の「スピードモード」と正確さ重視の「プレシジョンモード」
ふせん
ポストイットの「強粘着ポップアップノート」は、ティッシュボックスのように片手で取り出せるふせん。片手がふさがっているときにも使えるので、デスクにあると重宝する文具です。
タイマー
作業時間の管理には、タイマーを使いましょう。おすすめは、米ブランド「タイムタイマー」。時間が経つごとに文字盤の色が変わっていくので、残り時間を感覚的に把握できます。
ノブをひねるだけでセットでき、面倒な操作は不要です。アラームをオフにできるので、オフィスでも使用できます。
携帯式ホワイトボード
欧文印刷の「nu board」は、ノートタイプのホワイトボード。表紙がついており、手頃な大きさなので、持ち運びに便利です。薄いホワイトボードが8ページ分とじられ、インク移りしないようページのあいだにシートが挟まっています。外出先での打ち合わせやメモに重宝しますよ。
Todoist
iPhoneやその他のスマホ、iPadでタスクを管理したいなら、「Todoist」（iOS／Android）がおすすめ。2,500 万人以上が利用した人気のアプリです。タスクのリマインド、優先順位の設定、進捗の記録など、便利な機能が盛りだくさんです。
Microsoft Office Lens
アナログの情報をデジタルで保存したいときは、「Microsoft Office Lens」（iOS／Android）が役立ちます。
- 紙の資料
- 名刺
- 領収書
- ホワイトボード
などに書かれた情報をカメラで読み取り、PDFやWord、PowerPointを含む多様な形式に変換してくれる優れ物です。手書き文字をテキストデータに変えられるので、議事録を作成する際にも大活躍します。わざわざ入力し直す手間がなくなり、仕事が飛躍的に効率化しますよ。
仕事の効率化を学べるおすすめの本
最後に、仕事を効率化するテクニックを学べるおすすめの本をご紹介します。
『99％のムダをなくし、最速で仕事をする人の習慣』
税理士兼経営コンサルタントの山本憲明氏による『99％のムダをなくし、最速で仕事をする人の習慣』。実務や試験勉強から得られたノウハウを紹介しています。図・イラストが豊富なので、ビジネス書に不慣れでもスイスイ読み進められますよ。
- 時間のムダをけずるコツ
- アイデア出しのコツ
- スムーズに伝わる話し方・書き方
- 仕事の進め方、心構え
……など、効率化の基本テクニックを押さえたい方は、まず手に取ってみてください。
『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』
膨大な仕事に追われて残業続き……。そんな方に読んでほしいのが、『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』。
あれもこれもと多くの仕事に力を注ぐと、業務が際限なく膨らんでいくばかりか、すべてが中途半端に終わってしまいます。そんな失敗を防ぐには、仕事を選別し、本当に重要な業務に絞り込む「エッセンシャル思考」が大切です。
- 「やらなくては」→「やると決める」
- 「どれも大事」→「大事なものはめったにない」
- 「全部できる」→「なんでもできるが、全部はやらない」
……という3つの「思考転換」を軸に、本質的な仕事を見極める方法が解説されています。仕事をさばききれずお困りの方にとって、助けになるでしょう。
『仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術』
パソコン操作の時間を短縮したい方には、『仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術』がおすすめ。
- 便利なショートカットキー
- 業務用ソフトの時短ワザ
- フォルダ整理術
- データをすばやく探し出すコツ
など、この記事でも紹介したテクニックが満載。仕事を効率化したい全ビジネスパーソン必読です。
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仕事を効率化したい方は、ご紹介したテクニックやガジェット、書籍などを、ぜひ試してみてくださいね。
（参考）
藤井美保代（2020）,『失敗を未然に防ぐ 仕事のミスゼロ100の法則』, 日本能率協会マネジメントセンター.
西村克己（2015）,『仕事で行き詰まったときの逆転の発想フレームワーク』, パンダ・パブリッシング.
知的生産研究会（2007）,『1日5時間で仕事を片づける人の習慣術』, PHP研究所.
山本憲明（2015）,『99％のムダをなくし、最速で仕事をする人の習慣』, PHP研究所.
森新（2020）,『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』, ダイヤモンド社.
中村一也（2016）,『7つのゼロ思考 外資系コンサルタントも知らない「異次元スピード仕事術」』, ぱる出版.
岡田充弘（2016）,『仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術』, かんき出版.
ダイヤモンド・オンライン｜1回設定しただけで仕事がすごく速くなる「Outlookのカスタマイズ法」
ビジネス+IT｜Outlookの仕事効率を爆増させる「たった10個の」ショートカット
Microsoft サポート｜Outlook のキーボード ショートカット
【ライタープロフィール】
佐藤舜
大学で哲学を専攻し、人文科学系の読書経験が豊富。特に心理学や脳科学分野での執筆を得意としており、200本以上の執筆実績をもつ。幅広いリサーチ経験から記憶術・文章術のノウハウを獲得。「読者の知的好奇心を刺激できるライター」をモットーに、教養を広げるよう努めている。
