「仕事が速くなりたい」
「自分では一生懸命やっているけど、作業効率が上がらない」
こんなお悩みがあるみなさんは、デスク環境に気を配っていますか？
経営者へのエグゼクティブコーチング、人材戦略コンサルティングを行なう大嶋祥誉氏によると、「集中してパフォーマンスを発揮するには、デスクをきれいに保つことが不可欠」だそうです。（カギカッコ内引用元：ダイヤモンド・オンライン｜デスクの上が汚いとなぜ「仕事ができない」と見なされるのか ）
本記事では、仕事が速い人がデスクに置くもの・置かないものを紹介し、デスク環境改善を通して “仕事の速い人” を目指していきます。筆者自身がデスクを片づけてみた感想やコツも紹介するので、ぜひ参考になさってみてください。
【ライタープロフィール】
澤田みのり
大学では数学を専攻。卒業後はSEとしてIT企業に勤務した。仕事のパフォーマンスアップに不可欠な身体の整え方に関心が高く、働きながらピラティスの国際資格を取得。現在は国際中医師合格を目指し毎日勉強している。勉強効率を上げるため、脳科学や記憶術についても積極的に学習中。
ダイヤモンド・オンライン｜デスクの上が汚いとなぜ「仕事ができない」と見なされるのか
Forbes JAPAN｜科学が示す、室内に植物を置くべき5つの理由
ReSTART!第二新卒｜デスクの整理整頓のコツをプロに聞く！キングジムの便利ツール5選
キングジム｜デスクの上編｜キングジムが教える、すぐに始められるデスク周りの整理術
東洋経済オンライン｜｢デスクが汚い人｣は仕事ができるか､できないか
東洋経済オンライン｜在宅仕事が｢はかどる机｣｢ダメな机｣決定的な差
仕事が速い人がデスクに「置くもの」
観葉植物
ストレスや疲れを感じたとき、植物に触れて癒やされた経験はありませんか？
じつは、植物には脳の働きを助ける作用があることがわかっています。
テキサスA&M大学の研究によれば、植物や花を職場に置くと、認知能力や問題解決能力が著しく向上するという。またエクスター大学の研究者たちは、室内の植物は、 集中力と生産性を向上させ、職場におけるスタッフのウェルビーイングを47％向上させることを発見している。記憶力も最大20％上がるという。
（カギカッコ内引用元：Forbes JAPAN｜科学が示す、室内に植物を置くべき5つの理由 ※太字は編集部が施した）
つまり、デスクに観葉植物を置くことやそれを見て休憩することは、仕事のパフォーマンスを上げるために有効だと言えます。
とはいえ、植物を土で育てると虫が気になったり、大きくなりすぎないか不安を覚えたりしますよね。
そこでおすすめなのが、ハイドロカルチャーの観葉植物や、小ぶりのエアプランツ。筆者も、イオナンタという種類のエアプランツを育てています。土を使わないぶん衛生的で、しかも成長速度が遅いので「大きく成長してしまった……！」という事態も避けられます。
お気に入りの観葉植物を見つけて、デスクにお迎えしてみてはいかがでしょうか。
書類整理ボックス
デスクが物であふれていて、「探し物がすぐ見つからない」「いつのものかわからない古い書類が出てきて驚いた……」というような経験はありませんか？
当てはまる人は、ボックスを活用してデスクを整理すれば仕事のスピードアップにつながります。
じつは、コクヨが2022年に行なった調査で、「一日のうち探し物をしている時間は平均およそ13.5分、年間で約54時間に相当する」との結果が報告されているそう（カギカッコ内引用元：前出の「ダイヤモンド・オンライン」記事）。探し物にこれほどの時間がかかっているとわかれば、その時間を短縮するためにデスクの整理をしない手はないはず。
そこでまずは、仕事のデスクに乱雑に置きがちな書類の整理から始めてみてはいかがでしょう。
書類整理ついて、株式会社キングジムのファイリング研究室コンサルタントの矢次信一郎氏は「本当に必要なものだけを手元に置いておくことがポイント」と話します。（カギカッコ内引用元：ReSTART!第二新卒｜デスクの整理整頓のコツをプロに聞く！キングジムの便利ツール5選）
矢次氏が活用をすすめるのは、進行中の案件のみを管理する「仕掛かりBOX」。
「仕掛かりBOX」のつくり方
- 「現在進行中の案件」の書類とそれ以外に分ける。
- 分けられた「現在進行中の案件」は、案件ごとに「1つのクリアホルダーにまとめ」る。
- それらをさらにボックスファイルに入れ、「立てて収納」する。
（寝かせて保管すると、下のほうに重なっている案件が見られなくなるため）
（カギカッコ内引用元：キングジム｜デスクの上編｜キングジムが教える、すぐに始められるデスク周りの整理術）
書類整理をしていない人は、デスクにボックスを置き、そのなかに “いま必要な書類” を保管するといいでしょう。たくさんの物に埋もれ、お目当ての資料がなかなか出てこない……といった事態を防げます。間違いなく、作業効率が上がりますよ。
仕事が速い人がデスクに「置かないもの」
過去の書類
前項で説明したとおり、デスクに置いていいのは “いま必要な書類” のみ。過去の書類は置かないほうがよいでしょう。
その理由は、探し物に時間がかかるからだけではありません。書類であふれたデスクは作業時間だけでなく、集中力や思考力までも奪ってしまうのです。
習慣形成コンサルタントの吉井雅之氏によると、「過去の書類など今の仕事に関係ないものが目に入ると、仕事以外の雑念や情報に遮られてどうしても考えがまとまらなくなる」そう。（カギカッコ内引用元：東洋経済オンライン｜｢デスクが汚い人｣は仕事ができるか､できないか）
終了した案件、何年も前のイベント資料……など、デスクに古い書類が置かれていると、それだけで気が散ってしまうわけですね。作業スペースが狭くなって効率が低下する原因にもなります。デスクには過去の書類は置かないことが、仕事のパフォーマンスを上げる鉄則です。
使っていない文房具や本
文房具であふれたペン立てや、使用頻度の低い本がデスクのスペースをとっていませんか？ 「いまは使わない物だけど、まだ必要な気がして整理できない……」という人は少なくないはず。
東大卒で整理収納アドバイザーの米田まりな氏によれば、「複数のカテゴリのモノが同一の空間にある」と生産性が下がるそう。「その都度必要なモノを探すために、目と神経を使」うことになるからです。（カギカッコ内引用元：東洋経済オンライン｜在宅仕事が｢はかどる机｣｢ダメな机｣決定的な差）
つまり、いまは使わない物を含めたさまざまなものがデスクに置いてあると、そのぶん無駄な神経を使ってしまい、生産性が下がるのです。これは、作業中に話しかけられて集中力が切れる状況と似ていますよね。
そもそも「デスクの上はモノを置く場所ではなく、作業をするスペース」だと米田氏（カギカッコ内引用元：同上）。その「作業」を効率よく行なえるよう、デスク上の物を “利用頻度” と “利用シーン” を考えて整理してはいかがでしょうか？
【利用頻度での整理例】
- 「よく使う一軍」と「たまにしか使わない二軍」で分ける
→「たまにしか使わない二軍」の文房具はデスクに置かない
（置くのは「よく使う一軍」の文房具のみ） - 「いまの業務でよく使う本」と「それ以外（勉強用の本など）」で分ける
→「頻繁には使わない勉強用の本」はデスクに置かない
（置くのは「いまの業務でよく使う本」のみ）
【利用シーンでの整理例】
- 「資料作成に必要な本」と「会議に必要な本」で分ける
→「会議に必要な本」はデスクに置かない
（置くのは「今日やるべき資料作成に必要な本」のみ）
デスク上が、なんとなく必要な気がする本や文房具であふれている人は、利用頻度と利用シーンを洗い出してみましょう。おのずと、デスクに「置かないもの」が明確になるはずです。
デスク環境を改善してみた
筆者も、デスク環境の改善にチャレンジしました。
改善前のデスクはこちら。
改善前は、資格の勉強本や仕事で使う参考書などがズラッと並んでいる状態です。
筆記用具もペンケースにまとめて入れてあります。
そして、改善後のデスクがこちらです。
並べていた本を取り除き、筆記用具もよく使う一軍のみに。仕事のパフォーマンスを上げるのに有効な観葉植物も置いてみました。
また、筆者は書類をほぼデータ管理しているので、書類整理ボックスは必要ないと判断し、用意しませんでした。
デスク改善により感じた効果
デスクを整理して一番に感じたのは、作業しやすくなったこと。
改善前はデスクが本に占拠され、作業スペースが狭くなっていましたが、本をデスク上から除いたことで作業しやすくなりました。作業スペースが最初から確保されているため、仕事の初動もスピードアップ。以前は大きな資料などを広げる必要がある場合、仕事を始める前にスペースを確保する必要がありましたが、その手間が省けたからです。
そして、今回のデスク環境改善を通して、デスク上は “いま必要なもの” のみにするのが重要だと感じました。
筆者のデスクには、これまで「いまの仕事に必要なもの」と「あとでやろうと思っている勉強道具」が混在していました。それを、
- 仕事のときは「仕事に必要なもの」のみを置く
- 勉強するときは「勉強道具」のみを置く
というように、その時の状況に合わせて必要なもののみをデスクに置くスタイルに変えたことで、仕事の効率が上がったのです。
もちろん、仕事とは別の時間に勉強をしたときにも、同様の効果を感じましたよ。ぜひ、みなさんも試してみてくださいね。
＊＊＊
みなさんもデスク環境を改善して、「本当に仕事の速い人」を目指しましょう！
