企画書や報告書の文がスラスラ書けない……。必要な情報は盛り込んでいるつもりだけど、なぜかいつもわかりづらい文章になる……。このように文章力が低いことで悩んでいるあなたに欠けているのは、じつは「構成力」かもしれません。
文章力アップに必要な要素には語彙力や表現力などいろいろありますが、なかでも大事なのがこの構成力です。この記事では、構成力を高めるのに役立つ「KJ法」を使った文章作成法について、筆者の実践報告つきでご紹介します。
わかりやすい文章を書くには「構成力」が不可欠な理由
構成とは、文章を組み立てること。文章力を高めるには構成力が必要である理由を、文章のプロたちの言葉を借りながら説明しましょう。
伝える力【話す・書く】研究所所長の山口拓朗氏は、文章を書くのが苦手な人の特徴のひとつとして、思いついたままに書き出してしまうという点を挙げます。このような人は、書くべき情報は頭のなかにしっかりもっているにもかかわらず、どういう順番で説明するかをあらかじめ決めることなく書き始めてしまいます。そのため、めちゃくちゃでわかりづらい文章が出来上がってしまうのです。山口氏いわく、書くより先に文章の構成を決めるべきだとのこと。
これには、ライター・コラムニストの佐藤友美氏も同意見です。必要なことはしっかり書いたつもりでも、どうしても相手に「読みにくい」と感じさせる文章になってしまうとき、たいていは文章の構成に問題があるのだそう。
つまり、読み手にとって理解しにくいまとまりのない文章しか書けない原因は、書き始める前に構成をしっかり決めていないからだというわけなのです。あなたには心当たりはありませんか？
構成力アップには「KJ法」が効く！
佐藤氏は、企画書でもメールでも、ビジネスで通用する筋道の通ったわかりやすい文章を書くには、構成づくりをマスターすべきだと断言しています。その方法として佐藤氏がすすめるのが「KJ法」です。
KJ法とは、文化人類学者である川喜田二郎氏が考案した、多量の情報を効率よくまとめるための手法です（KJ法という名前は、川喜田氏のイニシャルに由来）。具体的には、集めた情報やいろいろな人から出された意見を、付箋や紙片などの小さな紙にひとつずつ書き出していきます。そして、同じような意味合いをもつものどうしを集めてグループ分けし、情報の分析や整理を行なうのです。
ビジネスの場面だと、KJ法は企画会議やブレストなど、意見をたくさん出し合う場面でよく使われます。そのメリットは、出されたアイディアを可視化することで、参加者全員がそのアイディアを正しく認識できるという点。加えて、付箋を動かしながらグループ分けをすると情報の関係性が見えてくるため、ロジカルに内容を整理することができます。情報どうしを統合させて新たなアイディアを生み出したり、問題解決の糸口を探ったりするのに役立つのです。
このように、会議における情報整理法としてよく使われるKJ法は、わかりやすい文章を書くのにも大いに有効。佐藤氏によると、自身をはじめ多くのプロライターがKJ法を使って文章を書いているのだそうです。特に、わかりづらい文章にありがちな「同じ内容が何度も繰り返し出てくる」という問題点が、KJ法を使えば解消できるのだとか。
KJ法で文章を組み立ててみた
そこで実際に筆者も、KJ法を使って文章をつくってみました。文章のテーマは、この記事の主役である「KJ法について」。実践の手順は次のとおりです。
- KJ法について調べた情報を付箋に書き出す
- 似た情報を集めてグループ分けをする
- グループどうしを接続詞でつなぐ
- つないだグループの順に文章を組み立てる
付箋に書き出した情報のグループ分けは、このようにしました。
「文化人類学者の川喜田二郎氏が考案」
「KJ法という名前は考案者の頭文字から命名」
「多量の情報を効率よく整理」など
→「KJ法のおおまかな説明」というグループ
「収集した情報をカード化」
「付箋や紙片にひとつずつ書き出す」
「同じ系統のものでグループ化」など
→「KJ法の具体的な方法」というグループ
（※ほかは割愛）
そうしたら、出来上がったグループたちを接続詞でつないでいきます。最初のグループを「KJ法のおおまかな説明」とし、次のグループに「KJ法の具体的な手法」をもってくるとすると、前のグループのことの深堀となるので、これらのあいだには「さらに」という接続詞を挿入。さらにその次のグループを「KJ法の活用例」にすると、ここにくる接続詞は「たとえば」がふさわしいですね。
「KJ法のおおまかな説明」
さらに
「KJ法の具体的な手法」
たとえば
「KJ法の活用例」
では
「KJ法の利点」
このようにして、グループどうしを接続詞で組み立てたものをまとめると、最終的に次のような文章が出来上がりました。
KJ法とは、文化人類学者の川喜田二郎氏が考案した、多くの情報を効率よく整理するための手法です。「KJ法」という名前は、川喜田氏の氏名の頭文字から命名されています。
さらに、具体的なやり方をご紹介します。情報や意見をひとつずつ付箋や紙片に書き出し、それらを同じ系統のものごとにグループ分けをしていく。これがKJ法の手順です。
たとえば、企画会議などの自由に意見を述べ合う場で、KJ法はよく使用されています。
では、この方法のメリットはなにかというと、会議の参加者の頭のなかに浮かんだアイディアを可視化できることです。意見や考えをまとめやすくなるほか、グループどうしの関係性もわかりやすくなるので、道筋の通ったロジカルな考え方ができるようになるのです。
実践してわかった、KJ法で文章をつくるときのコツ
KJ法を実践してみると、たしかにスムーズに文章を書けると実感できました。調べた情報を頭のなかに置いておくだけでなく、目に見えるかたちにすることによって、情報全体を俯瞰して把握することができたと思います。それぞれの関係性も見えてくるので、文章を組み立てやすくなりました。
筆者が感じたコツとしては、付箋に書き出す際、集めた情報や思いついたことはとにかくすべて書き出すこと。不要かもしれないと思う情報でも、ささいなことでも書き出しておくのです。
付箋にない情報を文に盛り込もうとすると、結局、頭のなかにあることを思いついたまま書くことになり、まとまりのない文章が出来上がりかねません。情報を豊富に用意しておけば、不要だと思ったものはあとから切り捨てればいいだけなので、とても書きやすくなると感じました。みなさんも、付箋はたくさん使って書き出してみてください。
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KJ法を活用すれば、情報の整理がしやすくなり、構成をうまくつくることができます。文章のわかりやすさが一気に増しますよ。スマートな文章が書けないことでお悩みの方、ぜひ試してみてくださいね。
（参考）
STUDY HACKER｜あなたはどちらのタイプ？ 「文章が苦手」2つのタイプの原因と克服法＿＿”文章術のプロ”山口拓郎さんインタビュー【第2回】
東洋経済オンライン｜永遠に文章が下手な人と、上達する人の「差」
コトバンク｜KJ法とは
カオナビ人事用語集｜KJ法とは？ ブレーンストーミング、メリットやデメリット、方法、KJ法に便利なツールについて
ビズヒント｜KJ法とは？メリットやデメリット、実施方法をご紹介
【ライタープロフィール】
YUKA
大学ではフランス語を専攻。高校では一年間オーストラリアへ留学。海外への一人旅も経験し、夢は海外移住。趣味は音楽鑑賞･グルメ巡り･旅行など。
