メールひとつでバレる「二流止まりの人」。即レスすらできない人は仕事もデキない必然。

すべてのビジネスパーソンにとって欠かすことのできないメール。誰もが毎日送ったり送られたりするものだからこそ、メールの書き方には、その人が仕事がデキる人なのかデキない人なのかがはっきりと表れるもの。仕事がデキないビジネスパーソンはメールの書き方も下手ですし、デキる人はメールの書き方も当然“一流”なのです

さて、あなたが毎日書くメールは、一流のそれでしょうか? 今回はデキるビジネスパーソンのメール術を紹介します。

1. デキる人は「メールのレスが速い」

デキる人とデキない人のメールの仕方の違いとして最も注目すべき点はレスの速さです。

ベストセラーの『最強の働き方』や『一流の育て方』などの著者であるムーギー・キムさんは、自身の周囲の経営者などを分析し、次のように述べています。

実際、私はさまざまな政治指導者や著名経営者と連絡させていただくことがあるが、彼らの中でも飛び抜けて優秀な人たちに限って、朝4時などの早朝に返信が届く。某国会議員と連絡をとっていたときも、一番忙しそうな人に限って丁寧な口調で即レスをくれるのだ。

(引用元:東洋経済ONLINE|メールでバレまくる「デキない人」の3大欠点

受け取ったメールにすぐさま返事をするには、頻繁にメールをチェックすることが必要ですよね。実際、高収入のビジネスパーソンはメールチェックをする回数が多いようです。雑誌『プレジデント』が2017年に、年収1,500万円以上と500万円未満のビジネスパーソンにアンケートを行い、メールを使用する時間帯について調査しました。その結果、メールを使用している人の割合は、起床後から就寝前までのすべての時間帯において、年収1,500万円以上のほうが上回っていました。特に、高年収者では、朝の出勤中や夕方の退勤時にメールチェックをしている人が多く、その割合は低年収者の2倍以上にも達していたのです。

デキるビジネスパーソンは、頻繁にメールをチェックし、なるべくメールを早く返すように努力しているのですね。

2. デキる人は「メールの作成が速い」

デキる人はレスが速いだけでなく、メールを書くのも速いようです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査【2017】」によると、残業時間が多いと感じる傾向にある人ほど、メールを書くのに時間がかかっているのだそう。

6割を超える人が1通あたり5分以内で作成していることが分かりました。平均時間は6分です。一方で、1通作成するのに10分以上かかっている人は25.01%います。役職別では、「部長クラス」が平均5分と最も速く、「残業が多いと感じることがある」人は7分、「感じることがあまりない」人は6分でした。

(引用元:一般社団法人日本ビジネスメール協会|「ビジネスメール実態調査2017」発表

これについて同協会は、「メールの使い方が生産性を落としている原因になっている可能性がある」と分析しています。効率よく仕事を進めることができないせいで残業が多くなっているのだとしたら、その原因のひとつは「メールの作成に時間をかけすぎているから」かもしれないのです。

では、どのようにすればメールを速く書けるようになるのでしょうか?

現役外資系コンサルタントであり、『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します。 「最高の生産性」を生み出す仕事術』の著者であるNAEさんは、メール作成のスピードアップのコツについて次のように述べています。

「書く量を減らす」「時間あたりの入力量を増やす」の2点を徹底すると、日報メールのように定期的に送るものであれば、メール1通あたり3分くらいは短縮できるはずです。

(引用元:日本実業出版社|時間は有限! メールに3分もかけるのは無駄だ

以下、NAEさんの勧める方法を具体的に見ていきます。

書く量を減らす 書く量そのものを減らすため、冒頭の「お世話になっております」などの定型文をなるべく削減しましょう。また、箇条書きで書くと内容を端的にまとめられ、書く文章が減ります。例えば、日程や要望を提示するときには、以下のような具合で箇条書きしてみます。これなら、相手にとっても読みやすい文面になりそうですね。

【例】以下の日程からご都合のよい時間をご教示ください。 ・12月1日(月)午後1:00-3:00 ・12月2日(火)午前10:00-12:00……

時間あたりの入力量を増やす タイピング速度を向上させたり、予測変換機能などを使ったりして、少ない時間でもたくさんの文字量を入力できるよう工夫します。また、文章テンプレートを用意するのもおすすめ。メールで先方と日程調整をすることが多いのであれば、次のようなテンプレートを用意してメールの下書きに保存し、それをコピーする形でメールを書くとよいでしょう。

【例】以下の日程からご都合のよい時間をご教示ください。 ・ 月 日( ) : - : ・ 月 日( ) : - :

3. デキる人は「メールのやり取りが少ない」

最後に、デキる人はそもそもメールの回数を減らそうとします。

『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』など、伝わる文章技術について数多くの著書を出版している山口拓朗さんは、次のように述べます。

仕事がデキるビジネスパーソンほど、メールのやり取りをするときにムダに時間をとられることを嫌います。メールの往復回数は、できる限り少なくしたいと考えています。

(引用元:リクナビNEXTジャーナル|仕事がデキる人は、ムダな「メールの往復」をしない

メールのやり取りが多くなれば、その分だけメールを書く時間を作らねばならず、相手はもちろん自分の時間も奪われます。メール以外の仕事に集中するために、メールにかける時間は少ないにこしたことはないのです。

山口さんによれば、メールのやり取りを減らすコツは用件を一度でまとめること。そのためには、「このメールからどんな返事が返ってくるか」を意識してメールを書くことが大切です。例えば、打ち合わせについて日時と場所を決める際に、一つ一つ質問していては、何度もメールのやり取りをする羽目になります。

【悪い例】 A:ご都合のよい時間をご教示ください。 B:○月×日xx時からでお願いします。 A:打ち合わせ場所は貴社でよろしいでしょうか。 B:弊社の会議室でお願いします。

このやり取りを一往復で終えるために、メールを送る前に一度「打ち合わせをするために必要な情報は日程だけか?」「このメールで自分は動くことができるか?」を考えましょう。そうすれば、時間だけでなく場所も決めなければならないということに気づけます。結果、次のようなメールを書くことができ、やり取りは一回で済むでしょう。

【良い例】 A:ご都合のよい時間をご教示ください。また、差し支えなければ、貴社へ伺って打ち合わせを行います。 B:打ち合わせは○月×日xx時からでお願いします。また、場所は弊社の会議室で行いましょう。

*** デキるビジネスパーソンのメール術は「即レス」「即作成」「やり取りは減らすです。できているという方は継続し、できていないことに気づいた方はぜひ意識してみてくださいね。

(参考) 一般社団法人 日本ビジネスメール協会|「ビジネスメール実態調査2017」発表 リクナビNEXTジャーナル|仕事がデキる人は、ムダな「メールの往復」をしない リクナビNEXTジャーナル|日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術 日本実業出版社|時間は有限! メールに3分もかけるのは無駄だ ITmedia ビジネスオンライン|残業が多い人は、ビジネスメール作成に時間がかかっている 東洋経済ONLINE|メールでバレまくる「デキない人」の3大欠点 PRESIDENT Online|収入の低い人ほどメールをすぐに返さない

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