言いにくい、でも言うべきことを上手に伝える。状況別・3つの方法。

みなさんはビジネスの場や学校で、相手にとって芳しくないことを言わなければならない状況になったとき、適切な伝え方がわからなかったり、うまく伝えることができず、事態が悪化してしまったりという経験はありませんか?

そんなとき、相手を気づかった言葉でダメージを最小限に抑えられるような伝え方ができたら、その後のビジネスや人間関係も良好を保てますし、もしかしたら言い方次第で自身の印象がアップするかもしれません。

今回は、自分の印象を落とさずに、言いにくいことを相手に伝える方法について紹介します。

言いにくいことを言わなければいけない瞬間

普段の生活において、「言いにくいけれど、どうしても相手に伝えなければならない」というシチュエーションに私たちはしばしば遭遇することがあります。

たとえば、自分のミスで取引先からの契約を断られてしまったとき、上司にはいったいどのように説明をすればよいのでしょう。また、部活の先輩の指導方法に疑問を感じたとき、どうすれば相手との関係を悪化させずに自分の意見をきちんと伝えられるのでしょうか。

何も心配する必要はありません。次にお伝えするメリットやその方法で、あなたも言いにくいことをきっと伝えられるようになるはずです。

言いにくいことを伝えられるようになるメリット

言いにくいことを適切に相手に伝えることができるようになると、以下のようなメリットがあります。

1. 問題を大きくせずに済む 言いにくいからといって本来伝えるべきことを放置していると、元々は小さなミスだったにもかかわらず、自分の手には負えないほどに問題がおおごとになってしまう可能性があります。また言葉の選び方を間違えてしまったせいで、相手の反感を買ってしまうといったことも考えられます。しかし、どんなに言いにくいことであったとしても、相手に適切に伝えることで、それほど心配していたようなことにはならない場合があるのです。

2. 信頼されるようになる 言いにくいことを自分の言葉で上手に伝えられる人は意外と少ないのではないでしょうか。社内や学校で誰もが言いにくいと感じていたことを、自分から率先して伝えられるようになったとしたら、周囲から「あの人は言いにくいことをきちんと話してくれる信頼のできる人だ」と一目置かれるようになるはずです。自分のミスを伝える場合でも、報告の仕方によっては「ミスはしたけれど、その後の対応はしっかりやってくれるだろう」と上司から誠実さを認めてもらえるかもしれません。

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言いにくいことを伝える効果的な方法

では私たちはどうすれば、言いにくいと思ったことでもきちんと相手に伝えることができるのでしょうか。いくつかのシチュエーションにおいて、具体的な方法を挙げてみたいと思います。

1. 自分のミスを告白するとき 叱られることがわかっていながら自分のミスを伝えるのは、なかなか勇気が必要ですよね。もしそれが仕事に大きな影響を与えかねないものならば、ついミスを隠したくなってしまうかもしれません。

このような場合は、まず潔く謝りましょう。そしてミスについて説明するだけでなく、自分なりに考えた解決策も一緒に伝えるようにしてみてください。誰にでも間違いはあります。しかしもしそれについて言い訳をしたり、他人事のように問題を伝えたりするならば、余計に叱られてしまう可能性があります。

「私の確認不足で△△というミスをしてしまいました。大変申し訳ございません。このことについて〜〜をしたいと考えておりますがよろしいでしょうか?」と解決策も提示すれば、相手に誠実さをもって自分の過失を伝えることができるでしょう。

2. 相手の意見に反論するとき 重要な会議や部活のミーティングなどにおいて、上司や先輩の判断・意見に納得できず異議を唱えたいときだってあるはず。とはいえ、彼らと異なる意見を主張することで、反感を買ったり、目をつけられたりするのでは、などと考えてしまい、反対意見を伝えることに躊躇してしまいがちですよね。

そのような場合は、「確かに〇〇さんの意見の中で、……という点には納得できます。しかし△△の点については、私は〜〜だと思うのですがいかがでしょうか?」と冷静に、柔らかい伝え方を心がけてみてください。決して「その意見は間違っています」などと感情的に否定してはいけません。「……という点」には納得しているが、「△△の点」について言いたいことがあると、内容を具体的に伝えることもポイントです。

「反対しているのではなく、あくまで自分の案を提示し相手に判断を仰いでいる」という姿勢を見せるようにしましょう。そうすれば、相手との関係性を壊すことなく意見を伝えることができます。

3. 相手にとって不利益になる話を切り出すとき たとえばビジネスにおいて、やむを得ない事情により取引の中止をあなたが取引先に伝えなければならなくなった場合を考えてみましょう。相手が聞いたらおそらくがっかりするようなことを伝えるときには、配慮が必要です。

「大変申し訳ありませんが、……の理由で御社とのお取引を一旦中止させていただくことになりました」と、話を切り出す前にまずは謝罪をすることが重要です。「申し訳ありませんが」や「遺憾ではございますが」などの謝罪の言葉を最初に伝えることで、なにかよくない話があるのだなと、相手に心の準備をしてもらうことができるでしょう。

また理由も丁寧に説明するようにしましょう。理由を省略せずにきちんと伝えることによって、相手が受け入れがたいと感じることでも納得してもらいやすくなります。

*** みなさんも、お伝えした方法をぜひ試してみてください。言いにくいことでも、状況に合わせて適切な伝え方をすることで、印象を落とさずに伝えることができますよ。

(参考) NIKKEI STYLE|言いにくいことをサラリと伝える「魔法のフレーズ」 nikkei BPnet|いいたいこと、言いにくいことをうまく伝える方法〜『言いにくいことの上手な伝え方』 マイナビウーマン|言いにくいことを上手に伝えるための15のポイント「断る前に一旦保留に」「お願いごとは疑問形で」 PHP Online 衆知|言いにくいことをうまく伝える“プロの技術” [実践編] WAM NET|第18回: 言いにくいことを上手に伝える技術

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