実はこんなところに「無駄」が潜んでいた? 効率的に働くために不可欠な4つのこと

最近、働き方改革などの影響で、残業時間の規制などが多くなされるようになってきました。ワークライフバランスが重視されるのは非常に良いことですが、残業規制などで仕事がなかなか回らない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで大切になってくるのが「効率的に仕事をすること」。これには「個人の仕事」「チームでする仕事」「環境の整え方」「考え方」など、さまざまな面があるのです。今回は、そんな効率的に仕事をするコツをまとめてご紹介します。

整理整頓をする

世のビジネスパーソンは、「年間150時間」を無駄にしているといいます。この150時間とは、何をしている時間だと思いますか?

実は、勤務中に「探し物」をしている時間なのです。どこかにしまったはずの書類やメモ、パソコンのどこかに保存したはずのファイル、電話をするときの連絡票、…生産性のない「探す」という行為に、実はこんなにも時間をとられているのです。これは、一日平均にすると30分程度。この探す時間をなくすだけでも、効率的に働くことにつながります。

「『残業しないチーム』と『残業だらけチーム』の習慣」の著者である石川和男氏は、最初にチームの整理整頓をすることが大事だといいます。ここでの整理整頓とは、不要なものを捨て、整理して残った必要なものを探しやすく配置するということ。その具体的な整理整頓の方法が下記です。

整理整頓の仕方にも順番があります。 1.机の中の不要な物を徹底的に捨てる 2.共有物を管理するルールを決める 3.重要な書類だけ紙ベースで残す 4.書棚を使う順に並べる 5.パソコンの中を整理整頓する

(引用元:リクナビNEXTジャーナル|“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術

まずは、整理整頓をして「探す」時間を減らし、生産性を上げていきましょう。

スキマ時間を活用する

取引先との打ち合わせや、会議の時間など、固定で変えられないタスクのほかに、仕事にはちょっとした書類整理や連絡、メールの返信など、細かなタスクがたくさんあります。そんな細かなタスクを、スキマ時間にこなしてしまいましょう。

以前Study Hackerでお送りしたように、スキマ時間を時間別に活用するのがおすすめです。

前もってスキマ時間の長さに合わせて「やること」を決めておくことで、スキマ時間を今以上に有効活用することができるでしょう。

(引用元:Study Hacker|「5分」「10分」「20分」の時間別に見る、“スキマ時間” のスマート活用術。

慣れてくれば、それぞれの作業に費やす時間がわかってくるのでどんどん効率良く過ごすことができますね。また、スキマ時間を活用することで、1つ1つの作業効率があがり、さらに時間が作れるでしょう。

脳の働きを良くする

効率的な仕事をするには、脳のパフォーマンスを高めることも重要です。そこで、忙しいビジネスパーソンでも、すぐに実践できる「脳のパフォーマンスを高める方法」を紹介します。

1.いつもと違うことをして脳を活性化させる いつもと違うコンビニへ行く、新製品を買ってみる、いつもと違う道を通るなど、ちょっとしたことを行うだけでも、脳で新たな回路が生まれ、記憶力が改善します。

2.瞑想を行う 世の成功者たちの中にも、瞑想を行っていた方たちはたくさんいます。 瞑想を行うと、脳を傷つけるストレスや、そのストレスによるストレスホルモンを抑制してくれるのです。また、脳の4つの領域が影響を受け、血流が増えるそう。1日少しずつでも、瞑想を始めてみましょう。

3.食べすぎに気を付ける 食べすぎは、記憶力の低下や認知障害を引き起こしてしまうという研究結果があります。ついつい満腹になるまで食べてしまっていませんか? 腹八分目を意識してみましょう。

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分担作業でなく、「チーム作業」を行う

何か仕事やプロジェクトを行うときには、個人で行うよりチームで行う方が多いのではないでしょうか。

仕事で複数の人が関わると、連絡や引き継ぎなどのさまざまな面でロスが生じます。しかし、複数人でやるからこそ個人でする仕事よりも大きな成果を生むことができるのです。そこで、この「ロス」を減らすために分担作業でなくチーム作業を行おう、と経営コンサルタントの横田尚哉氏は提唱します。「この作業はAさん、この作業はBさん」と作業で分けてしまう分担作業では、分担した仕事のそれぞれが形式的なまとまりで存在し、ただ分担しただけになってしまうのです。

一方チーム作業は、「この役目はAさん、この役目はBさん」のように仕事における役割の分担をします。こうすることで、それぞれが完結したパーツでなく、お互いにつながりを持った状態で存在することになるのです。チームの目的をはっきりさせ、役割を分担させることで個々で行うより良い仕事ができ、結果的に「効率」が良くなるでしょう。

*** 小さなことでも意識していくことで、効率良く働けるようになっていきますよ。まずは、整理整頓から始めてみてはいかがでしょうか。

(参考) リクナビNEXTジャーナル|“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術 リクナビNEXTジャーナル|誰でもすぐに実践できる「脳を最高の状態にする」12の習慣 キャリアコンパス|優秀な人ほど手抜きがうまい? 仕事を効率よく進めるための「手抜き」ワーク術7つ リクナビNEXTジャーナル|仕事が遅いリーダーの“ムダ”の正体とは Study Hacker|「5分」「10分」「20分」の時間別に見る、“スキマ時間” のスマート活用術。

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