そのタスク、何分かかる? スマートに生きる人の時間管理は「タスク × 時間」で考える。

勉強や仕事をしていると「あれ、もうこんな時間」ってことありませんか。

「まだ半分も進んでないのに、もう夕方!」といったように、思ったより時間が早く過ぎてしまったり、計画していた通りの進捗を生み出せずに焦ったりしてしまうこと、よくありますよね。

そんな失敗にサヨナラできる時間管理術を紹介したいと思います。

なぜあっという間に時間が過ぎてしまうのか

いつの間にか時間が経ってしまい、予定通りの作業量をこなせなくなるのは、いったいなぜなのでしょうか。

原因の一つは、途中で思わぬトラブルや躓きが生じ、予定通りに物事を進められなくなるから。そして、想定外のトラブルによって仕事や勉強が失敗してしまう背景には、時間に合わせてきっちり予定を組んでしまい、うまく予定が変更できないという事情があります。予定している時間をフルに使ってぎりぎりこなせる作業量を計画していたのでは、途中のトラブルに臨機応変に対応することができず、なし崩し的に進めているうち計画だおれに終わってしまうのです。

また、やるべきタスクもしくは時間のどちらか一方のみしか考えないで計画を立ててしまうと、失敗してしまいがちです。「今日は6時間でできるところまで」とか「10ページ進んだら終わりにする」のように、時間だけ、あるいは、タスクだけを決めたざっくりとした計画では、全体の量しか分からないため、「何分でどれぐらい進める」というのを把握することができません。これが「もうこんな時間だ」となってしまう原因なのです。

そんなタイムマネジメントの失敗を防ぐために私がおすすめするのは、時間とタスクを掛け合わせて計画を立てるという方法です。

「時間×タスク」で、柔軟に対応できる計画づくりを

時間とタスクを掛け合わせるとは、やるべきタスクとかけられる時間から計算して、どのタスクにはどれだけの時間をかけるのかを決めるということ。

ここで注意してほしいのは、これは「何時までにコレをやる」という計画の立て方ではないということ。「Aというタスクには○分」「Bというタスクには▲分かかる」というように、ひとつひとつのタスクを時間で把握するやり方です。

このように、作業ごとに必要な時間をあらかじめ見積もっておけば、使える時間数が急に変わったときでも「じゃあAの代わりにBをやろう」ととっさの判断ができますよね。こうして臨機応変な対応ができるような計画をたてることが、タイムマネジメントの極意なのです。

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人生にもタイムマネジメントを

このタイムマネジメントの発想は、ライフプランにも応用できます。

「人生は、私たちが人生とは何かを知る前にもう半分過ぎている」とはイギリスの詩人W.E.ヘンリーの言葉。この格言のように、気付いたら晩年、なんていうのは避けたいですよね。

ならば、人生も仕事や勉強と同じようにタイムマネジメントしてみましょう。

人生のタイムマネジメント法として有名なのは、人生を24時間にたとえる方法です。寿命を約70歳として計算すると、22~3歳でおよそ朝の8時となります。イメージとしては、睡眠や朝食で蓄えたエネルギーで今から1日という名の人生を歩む感覚です。ですが、そこからいざ仕事をはじめ、結婚し、子どもを育て……と、激動の時間を過ごすうち、20年ほど時間がたつともう午後3時になってしまいます。

仕事も人生も同じです。漫然と時を過ごしてしまわないように、やりたいこと、やるべきことにはどれぐらいの時間がかかり、どんなことが必要なのかを具体的にイメージしてプランを立てることが大切なのです。

(参考) 世界傑作格言集|〔格言シリーズ第1弾〕~人生の格言 No.1~ 人生時計|元ネタ nikkei BP net|仕事にすぐ取りかかるための10カ条 株式会社日立ソリューションズ|時間管理術とは何か Inquiry.|ウィリアム・アーネスト・ヘンリー『人生は、私たちが人生とは何かを知る前にもう半分過ぎている。』

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