メールは非常に便利で、情報交換のスピードを格段にアップさせました。その意味で、メールはイノベーションの一つであるといっても過言ではないでしょう。メールはビジネスにおいて欠かせないツールですし、就職活動中の学生にとっても諸連絡でメールを使う機会は多いと思います。
しかしその一方で、メールのやり取りは時に非常に面倒くさく感じられるものです。ついついメールボックスの確認を怠り、大量のメールがたまってしまう。このような経験をしたことのある人は少なくないのではないでしょうか。
今回は、信頼を得られるメールのやり取りについてまとめていきたいと思います。
即レスを心がける
「デキる人はメールに即レスする」、この言葉を聞いたことがある人は多いのではないでしょうか。この言葉が意味するのは、デキる人は目の前にあるタスクを素早くこなす能力を持っているため、メールに対するレスポンスも速い、ということです。
とはいえ「自分はメールの反応が遅い方だ」という人もいるでしょう。だからといって「もともと仕事のデキる人間じゃないから、今さらメール返信に気をつけたところで仕方ない」というわけではありません。そんな人ほど、メールの返信を速めるだけで、上司や取引先からの印象がアップするかもしれませんよ。
ビジネス書にもよく書かれている「即レス＝デキる」という風潮を利用し、メールへの即レスを繰り返すことで、「あいつは情報処理能力が高い、信頼できる奴だ」という印象を持ってもらうことが可能になるのです。そうして社内外での信頼を積み重ねていけば、やがてそれは「任せてもらえる仕事」となって跳ね返ってきます。
まずはできるかぎり即レスを心がけることです。すぐに返信ができない場合などは、「後ほど改めて返信します」「詳細が分かり次第、再度連絡いたします」など、メールを確認している旨を相手に伝えておきましょう。
件名は本文全体の要約である
次に意識することは、情報を整理し、構造化させるという事です。メールは情報を連絡するための手段。つまりは、受け手が情報を「素早く」「正確に」把握できなければいけません。
それには、メールの件名の書き方がポイントとなります。件名を見ただけで本文の内容が想像できるような書き方が理想です。もし返信期日などがあるのであれば、件名にも日時を記載しましょう。また以下のように【ご確認】や【返信不要】などを入れたり、会社名や部署名を記入したりすることで、よりわかりやすい情報となるでしょう。
・【ご確認】イベント詳細と参加可否について 期日：9月8日 （企画部 田中）
・【ご連絡】8/31（木）打ち合わせ場所の変更につきまして（株式会社〇〇 浅井）
・【返信不要】9/3（日）謝恩会の詳細
・【ご依頼】9/4（月）作業支援依頼の件 （株式会社〇〇 山井）
・【〇〇様】株式会社〇〇：お問い合わせいただいた件へのご回答です
結論から先に書く
そして伝わりやすいメールにするには、本文の書き方にも工夫が必要です。ビジネスメールに関して数多くの著書を持つ中川路亜紀氏は、『ビジネスメール文章術』の中で、伝わりやすいメールについて、誰が見ても「わかりやすい」書き方を心がけることが重要だとし、次のように説明をしています。
何かを説明するときに、結論を先に書いてから、理由を書くことを結論先行型の書き方と言います。報告書や論文の書き方として推奨されている形式ですが、メールでも、結論先行で書くとすっきりわかりやすくなります。
（引用元：中川路亜紀著(2013),『ビジネスメール文章術』,ダイヤモンド社.）
結論を先に伝え、そのあとに理由をつけ加えることで、伝わりやすいメールを書くことができます。また『相手のこころをつかみたい人のビジネスメール道』の著者である久米信行氏も、メールでは結論から先に書くべきだとしています。そして以下のように、結論を書いたあとは必要に応じて「理由」や「データ」を書き、最後にまた結論でしめくくりましょう。
（結論）先日ご提案いただきました[Aプラン]ですが、残念ながら今回は見送らせていただくことになりました。 （理由やデータ）弊社にて慎重に検討いたしましたが、納期までの時間が非常に短いため、お引き受けすることができません。 （再結論）この件につきまして、納期や価格などを新提案いただけるようでしたら、再度前向きに検討させていただきます。
このように伝える順番を工夫することで、わかりやすい文章になり、伝えるべきことがしっかり伝わるメールとなります。伝わりやすいメールを送ることができれば、仕事の効率も大幅にアップしますし、ビジネスパーソンとしてのスキルも高く評価されるのではないでしょうか。
＊＊＊ メールはたかが連絡手段、されど連絡手段です。面倒なのは確かですが、信頼感を与える上では非常に効率が良いやり方です。
(参考) LIG INC｜ビジネスメールのマナー・書き方13選【基本編】 中川路亜紀著(2013),『ビジネスメール文章術』,ダイヤモンド社. 本田勝一著(1976),『日本語の作文技術』,朝日出版. 理央周著(2016),『仕事の早い人が絶対やらない時間の使い方』,日本実業出版社. 新刊JP｜なぜデキる人はメールを即レスするのか？ 話題のビジネス書『最強の働き方』から学ぶ仕事の本質 週刊アスキー｜説得力のある文章を書く技術――説明文の方程式 NTTコムウェア｜メール達人たちの「明解！結論術」 リクナビNEXTジャーナル｜【メールの件名】依頼・返信…確実に開封してもらうための7つのポイント
