なぜ遅い? 「アイビー・リー・メソッド」と「1%ルール」であなたの仕事をスピードアップ!

仕事が遅く、ここのところ残業続き。周りの同僚はどんどん仕事をこなしているのに、どうして自分はこんなにも出来が悪いのだろう……。そんな風に落ち込んではいませんか?

仕事が早い人と仕事が遅い人の間にはいくつかの明確な違いがあります。それらの違いを埋めてゆくことによって、仕事が遅い人でも早く仕事ができるようになるのです。ではその違いとは一体何なのでしょうか?

今回は、仕事を早く終えるための方法について紹介します。

どうしてあなたの仕事は遅いのか

そもそもどうして仕事が遅くなってしまうのでしょうか? 実は、仕事が遅い人の中には2種類のタイプが存在します。

1つめのタイプは、仕事に着手するのが遅いという人です。 同じだけの能力を持っている2人のうち、片方が朝10時に仕事に着手するのに対し、もう一方は12時に着手する場合、12時に始めた方は終わるのも2時間分遅くなりますよね。 このように、仕事に着手する時間が遅くなればなるほど仕事が終わる時間も遅くなってゆきます。

2つめのタイプは、単純に仕事にかかる時間が長いという人です。 先ほどと同じ例で考えましょう。12時に仕事を始めたのに、なぜか10時に始めた人より仕事が早く終わる人っていますよね。逆に、10時に始めたはずなのに、12時に始めた人よりも遅く終わる人もいます。 この現象には、もちろんそれぞれの持つ仕事の技術もそうですが、集中力の度合が大きく関わってきます。集中力が足りない人は、だらだら仕事をしてしまったり、気がついたらSNSをいじってしまっていたり……。仕事に集中できていないせいで、仕事がなかなか終わらないのです。

それでは、仕事が遅い原因が分かったところで、それぞれの場合における対処法について考えてみましょう。

仕事をすぐに始めるにはどうすればよいか

まず、仕事にすぐ着手できるようになる方法について紹介します。

行動科学コンサルタントの冨山真由さんは、仕事の最初の1%だけは、すぐに実行することが大切だといいます。例えば、メールの返信であれば、返信のボタンを押してしまう。企画書を書くのであれば、テンプレートを作成し、ファイル名だけ先につけてしまうのです。これだけのことであれば、やる気にならなくても始められそうですよね。

冨山さんによれば、行動を始めてさえしまえば、後の行動は続くものなのだそう。

実際に1%やってみると、その先も何となく続けられて、気がついたら10~20%終わっていることも多い。

(引用元:日本経済新聞|すぐやる自分になる「1%ルール」の技術)

それでも、どうしてもすぐに仕事を始められないという方は、仕事に取り掛かるまでにかかる時間を削るとよいでしょう。なかなか止められない習慣があるとき、その行動を起こすまでに長い時間(例えば20秒)かかるようにすると、その習慣を止めやすくなることが知られています。そのことを逆手に利用するのです。

使いたいファイルを見つけるためにパソコン上でいくつものフォルダを探して……と仕事を始めるまでに時間がかかると、仕事をやる気はどんどんなくなりますし、その分仕事に着手するのも遅くなります。よく使うファイルはデスクトップなど、すぐにアクセスできる場所に置き、仕事に着手するまでの時間をほんの少しでもいいので短縮するとよいでしょう。

仕事に集中するにはどうすればよいか

次に、集中力を保つ方法について紹介します。

集中力を保つために最も大切なのは、1つのことに集中するということです。作業療法士の菅原洋平さんは次のように述べます。

「意図しないものを見せない」ことが一番簡単ですね。いわゆるシングルタスクです。

(引用元:リクナビNEXTジャーナル|【集中力up】そもそも脳はマルチタスクに非対応なのです

というのも、複数の仕事について考えながら仕事をやっていると、その間、脳は無意識下で「あれもこれもやらなきゃいけない」という意識を強く持ってしまいます。結果として、集中力が途切れてしまうのですね。

この状態を脱し、1つの仕事に集中できるようになる方法がアイビー・リー・メソッドです。アイビー・リー・メソッドとは、経営コンサルタントのアイビー・リーが生みだしたTo Doリストの一種。ポイントは次の6つです。

1. 紙に「明日やるべきこと」を6つ、メモする 2. その6項目を重要だと思われる順に1、2、3、4、5、6と番号を振る 3. 翌日、このメモの順番に従って仕事を進める 4. もし全部できなかったら、悔やむことなく忘れる 5. その後、明日のための6つの項目を新しくメモする 6. 1~5を丁寧に繰り返す

(引用元:メンタリスト DaiGo(2016),『自分を操る超集中力』,かんき出版.)

一番重要なのは優先順位に従って仕事を行う際、その番号以外の仕事は気にしないこと。例えば、優先順位が1番の仕事が企画書づくりならば、企画書を作り終わるまでは他の仕事は一切やりません。また、ポイントの4にあるように、全部の仕事を終わらせられないことを気に病む必要はありません。

こうすることで、他のタスクのことを一時的に忘れられ、ひとつのことに集中できるようになるのです。

*** 仕事を早く、効率的に終わらせるために大切なのは2点です。 1. 仕事の最初の1%を始める 2. タスクに優先順位をつけ、ひとつずつこなしてゆく これらのことを実行すれば、きっと仕事を早く終えられるようになるはずです。 ぜひ試してみてくださいね。

(参考) 日本経済新聞|すぐやる自分になる「1%ルール」の技術 キャリアコンパス|メンタリストDaiGoが解き明かす「超集中力」! 没頭状態を作り出せれば人生は劇的に変わる リクナビNEXTジャーナル|【集中力up】そもそも脳はマルチタスクに非対応なのです メンタリスト DaiGo(2016),『自分を操る超集中力』,かんき出版. livedoor NEWS|一生懸命しているのに…仕事が遅い人の「6つの共通点」 

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