本当に必要な情報は3点におさまる。わかりやすく相手に伝える話し方の極意

頭の中に話したいことはいっぱいあるのに、いざしゃべろうとすると内容がまとまらない。結果、何を言いたかったのか相手に伝わらず、何度も同じ説明をすることに……。

そのような経験をしたことはありませんか?

実は、話し出す前に少し工夫をするだけで、簡単に、スムーズかつ分かりやすく話すことができます。今回は、あなたが伝えたいことを過不足なく伝える方法をご紹介します。

言いたいことは頭の中でまとまっていますか?

考えていることが伝わらない状態には、大きく分けて2種類あります。

1. 関係のない情報を話しすぎてしまう 例えば、「以前挙がった問題点、あ、◯◯さんが風邪で欠席したミーティングのときのものです。◯◯さんには翌日議事録を渡しておきました。そして、その時の問題点に対して、このような解決策を考えました。というのも……」という伝え方です。 話す内容があっちこっちに飛び回るため、聞き手は本当に伝えたいことが何なのか分からなくなってしまいます。

2. 理解に必要な情報を言わなさすぎる 例えば、「以前挙がった問題点に対して、こういった解決策を行いたいのですが、よろしいでしょうか?」という伝え方です。 このように言われても聞き手は話し手ではないので、省略された部分がほとんど分かりませんね。そして、「そもそも以前の問題点とは何か?」「どうしてその企画をやるのか?」などといったことを聞き直す必要があります。

どちらの場合でも原因は同じ。「伝えるには何が必要で、何が必要ないのか」が整理されていないのが問題です。

考えをまとめるときに大切な「3つ」の意識

考えをまとめるうえで大切にしたいのが、「目標・方法・詳細」の3点を意識すること。伝える内容によって話すべきことは異なりますが、必要十分な情報はたいてい3点に収まります。

例えば、オフィスにスタンディングデスクを導入したい場合。 目標:社員の健康度を上げるため 方法:机の前に座る時間を減らす 詳細:具体的な方法として、スタンディングデスクを導入したい

仕事の報告をする場合。 目標:営業で◯◯と××へ行った 結果:◯◯は問題なく終了。しかし××では問題が発生。 詳細:その問題が△△です。

このように「3点」を意識して考えを整理するようにすると、あなたの話すことはとてもわかりやすくなりますよ。

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余裕がないときは、メモに書き出しましょう

話しながらそんなことを考える余裕なんてない、という方もいらっしゃると思います。そんな時は、話すことをあらかじめ書き出すとよいでしょう。

例えば、先ほどの仕事の報告をする例をもとに伝えることを書き出してみます。 ・先週の木曜日の会議で挙がった、××の問題について。 ・問題の原因は◯◯であると考えられる。 ・解決策として◎◎を行うことを考えている。

大切なのは、一度話し始めたら書いてあることを必ず全て伝え、書いてあること以上のことは言わないようにすること。場に合わせてそれ以上のことを話そうとすると、途端に思考が乱れ、言わなくても良い情報や同じことを繰り返し言ってしまいます。

最初はいちいち書き出すことが面倒に思えるかもしれませんが、次第に書かなくても要点をまとめられるようになるでしょう。

*** 普段から会話をしているのにもかかわらず、自分の考えを過不足なく伝えるのはとても大変ですよね。 「言いたいことが上手く伝わらない」ときは、伝えるべき内容を3点に分けて、整理してみてください。きっと驚くほどわかりやすく伝えられるようになるはずですよ。

(参考) 東洋経済ONLINE|話がどうもヘタな人が知らない基本中の基本 DIAMOND online|その「話し方」では伝わらない! ZUU online|「話すのが苦手」な人にオススメ 「トリプルラベル法」で頭の整理を JB PRESS|考えがまとまらないときは、とにかく「書く」こと MONEY PLUS|「で、何が言いたいの?」あなたの話はなぜ伝わらないのか

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