仕事でも日常でもやることが多くて、いろいろなことを先送りにしてしまっている……。
キャリアアップのために勉強したり、ジムへ通ったり、もっとやりたいことがあるのに忙しくてなかなか手がつけられない……。
毎日が忙しく、このような悩みを抱える人は多いのではないでしょうか?

今回はこのような悩みを解決していくために、予測力を最大限に高めるタスク管理術「集中タスク・非集中タスク」分類法を紹介したいと思います。

「集中タスク・非集中タスク」分類法とは

これは、タスクを「集中の質」の観点から2種類に分類する方法です。
タスクによって異なる集中状態を必要とするため、以下のように分けます。

【集中タスク】
能動的で、高い集中が必要。
(例)プレゼンの構成を考える、新しい趣味を始めるために計画を立てる、仕事を効率化するためのアイディアを出す

【非集中タスク】
受動的で、集中がそこまで必要ない。
(例)単純な入力作業、ペットと遊ぶ、部屋の掃除をする

このように、計画を立てたり考えたりといった複雑な思考が必要なものを「集中タスク」、それらが必要ないものを「非集中タスク」と分類します。

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分類すると何が良いのか?

では、2つにタスクを分類することによって何が変わるのでしょうか。

1.タスクに取り掛かりやすい
最初に「集中」か「非集中」が認識できていると、取り組む時の意識をコントロールすることができます。これらが曖昧なままだと、ぼんやりしたまま「集中タスク」に取り掛かってしまって、なかなか集中状態に入れないこともあるでしょう。

このように、始める前に「集中が必要なもの」、「そうでないもの」と割り切ることで、取り掛かる際のストレスが軽減できると考えられます。

2.長時間でも効率が落ちない
このようなタスク分類を行い、それらをうまくスケジューリングすることで、長時間でも効率が落ちないようにすることができます。

例えば、「集中タスク」の合間に「非集中」を入れて休憩代わりにすることで、「集中タスク」のパフォーマンスを高めるといったことができます。

3.予測を立てやすくなる
1日で行えるタスクの上限を予測しやすくなります。ただ無造作にタスクを並べていくだけだと、おおよその時間は予測できても、そのタスクにどのくらいのエネルギーが必要であるかが明確になりにくいもの。

タスクのスピードや質を左右するものは、エネルギー(集中力につながる心の元気)であり、それがなくなるといくら時間があってもタスクが終わらないということになり兼ねません。そのため、タスクにどのくらいのエネルギーが必要かを把握するためにも、この分類法は有効であるといえます。

分類~スケジュールを組む手順

それでは実際に、事例と共に手順をご説明します。

1.タスクを書き出す
その日に行うべきタスクを書き出してみましょう。
この際に注意すべきポイントが、タスクの量。タスクを先延ばしにしてしまう人の特徴として、1日に行おうとしているタスクの量が多すぎるということがよくあります。そのような場合は、費やせる時間をメモした上でタスクを書き出し、時間的にこなせるかどうかも吟味してみましょう。

2.タスクを分類する
書き出したタスクを「集中タスク」「非集中タスク」の2種類に割り振ってみましょう。
筆者は以下のように実践しています。

(例)
・洗い物をする→非
・レポートを書く→集
・インコに餌をあげる→非

これらを紙に書き、視覚的にも「集中」「非集中」を認識できるようにしていきます。

3.順番を決める
どのように実行するか、分類したタスクに順番をつけましょう。先ほどの例であれば下記のように記入してみます。

(例)
・洗い物をする→非2
・レポートを書く→集3
・インコに餌をあげる→非1

筆者が順番をつけるときに気をつけていることは、重いタスクを後回しにすること。軽いものを後回しにすると、重いものに時間を食われて結局できないということに陥るからです。

4.目安時間を記入する
おおよその目標タイムを記入しましょう。目安を決めておくことで、実行する際のパフォーマンスが大きく異なります。

5.実行する
あとは忠実にそれらを再現するのみです。時間が足りないなど、計画通りにいかないときはメモに、最終的にかかった時間や終わらなかった旨を書いておきましょう。

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この方法を使いこなすコツ

以下の3つを実践するとより効果が見えやすくなります。

・毎日行う
毎日行い、慣れましょう。それによって、自分のタスク処理に対する先読みの能力が鍛えられます。自分がそのタスクを行うのにどのくらいの時間がかかるのか、感覚で分かってくることによって、スケジュールなどもうまく組めるようになるでしょう。

・1週間まとめて振り返る
1週間実践したら、振り返りの時間を作ってみましょう。1週間まとめて振り返ることによって、1日分ではわからなかった自分の傾向が見えやすくなります。
振り返ったところで、今後、予定を立てる際の注意事項として一言メモ書きを残しておくと良いでしょう。

・タスクのメモはファイリングしておく
溜まったタスクのメモは、捨てずに残しておきましょう。今後実践するためにデータを残しておくことで、新たに追加したタスクにかかる時間などが推測しやすくなります。

***
タスクの質とスピードを左右する、「集中」。タスクを「集中」の観点からマネジメントし、ぜひ思い通りにやるべきことをこなしてみてはいかがでしょうか。

(参考)
メンタリストDaiGoの「心理分析してみた!」|やるべきことを予定通りにサクサク終わらせる「予測力」の鍛え方
無藤隆著,遠藤由美著,玉瀬耕治著,森敏昭著 (2004), 「心理学」, 有斐閣