「時間がない人」がやっている9つのNG行動。タイムマネジメントは “最重要事項” を見極めよ。

「時間に余裕があると思っていたのに、気付けば残り30分……」 「今月中に取り掛かろうと思っていた作業も手つかずのまま、気付けば月末……」

そんな、なぜかいつも「時間がない」という悩みを抱えている方はいらっしゃいますか? 時間があったはずなのに時間に余裕がなくなってしまう方は、効率の悪い時間の過ごし方をしているのかもしれません。タイムマネジメントのコツを掴めば、そんな悩みを解消することができます。

時間がないのはなぜ?

時間がない理由は「時間を効率的に使えていない」からです。では、時間を有効に使うことができる人とそうでない人の違いは何でしょうか?

習慣化コンサルタントとして執筆やコンサルティングを行っている古川武士さんは、時間を効率的に使うことができない人の思考や行動習慣を次の9つに分類しています。

1.完璧主義 妥協ができないため、取捨選択ができていない。結果的に全ての作業に時間とストレスがかかってしまう。

2.心配性 心配するあまり、過剰にチェックして時間をかけてしまう。

3.いい人 「ノー」を言えず、上司や同僚の頼みごとをすべて引き受けてしまうため、大事な仕事が後回しになってしまう。

4.場当たり対応 段取りを考えずに緊急性のある仕事ばかり取り組んでしまい、重要な仕事が後回しになってしまう。

5.先延ばし 億劫な仕事を先延ばしにするため、ギリギリの作業になってしまう。

6.だらだら仕事 低い集中力で長時間仕事をしているため、生産性が低く、残業がパターン化している。

7.曖昧なゴール 依頼者の要望をはっきりと捉えられていないまま仕事を進めるため、求められていない作業をしてしまう上に差し戻しが多いため時間がかかる。

8.浪費癖 資料を探すことに時間がかかったり、雑談を挟んだりと時間の浪費が多く、非生産的。

9.自己完結主義 「自分でやった方が安心」「人に任せるのが不安」という気持ちから多くの業務を抱え込み、結果的に生産性が下がる。

身に覚えのある項目がある方はいらっしゃいましたか? 「時間を作る」ためには、まず時間がない原因がどこにあるのかを知ることが大切です。原因が分かった方は原因から解決していきましょう。

時間を作る方法

突然ですが、皆さんは「マヨネーズの瓶と2杯のコーヒー」にまつわる話を聞いたことはあるでしょうか。これは、とある哲学科の教授が授業前に話したとされるものです。

教授は大きな空のマヨネーズの瓶にゴルフボールを一杯に詰めたものを学生達に見せ、「この瓶は一杯か?」と問いました。学生が賛同したところ、教授はその瓶に小石を注ぎ込みました。軽く瓶を振ると、小石はゴルフボールの隙間に入り込んでいきます。「この瓶は一杯か?」教授が問うと、学生は再度賛同しました。

すると今度は、教授が瓶に砂を注ぎ込みます。無論、砂はゴルフボールと小石の隙間を満たしました。「この瓶は一杯か?」学生が満場一致で賛同したところ、教授はカップ2杯のコーヒーを取り出し、瓶に注ぎます。コーヒーは砂と砂の隙間に染みわたるように注がれていきました。

この話において、ゴルフボールは私達にとって最も重要なものたちを表しています。小石はその次に重要なもの、砂はそれ以外のものです。砂を先に注いでしまえばゴルフボールや小石は入りません。優先順位をつけることが人生においていかに重要かという例えなのです。

この話はタイムマネジメントにも当てはめることができます。ネックになるのは、「最重要事項」と「それ以外」の分類です。

・仕事に強弱をつける 特に「完璧主義」に分類される方に必要なのが、仕事に強弱をつけること。

まずは、「もしも全ての作業を半分の時間で行わなければならないとしたら?」と想定してみてください。 力の入れどころと抜きどころが見えてきますよね。最重要ポイントが見えたら、そこに多くの時間を割き、それ以外の部分を程よく力を抜く・任せるなどすることで、時間に余裕が生まれます。

・動かせない用事(壁)を見極める 時間管理に重要なのは「動かせない用事」を見極めること。1日のタスクを「締め切りを動かすことのできない予定」と「それ以外の予定」にハッキリと分けましょう。

例えば、「明日14時に取引先に到着する」ことが動かせない用事だとすれば、その前に「資料を作成」したり、「不備がないか確認」した上で「13時10分発の電車に乗る」ために「12時50分に会社を出る」こと、全てが「動かせない用事」になりますよね。「時間がない」方はこのような予定の前の一連のタスクを見逃しがちです。

このように、最優先事項に付随して発生する作業も最優先にして行動することがカギになります。

*** 時間が効率的に使えていない自覚がある方は、まずは原因がどこにあるかを探してみてください。ほとんどの問題は「ゴルフボール」と「小石」、「砂」の見極めで解決します。

ちなみに先ほどご紹介した「マヨネーズの瓶と2杯のコーヒー」にまつわる話の中で最後に瓶に注いだ2杯のコーヒーは、「どんなに忙しく思えても友人とコーヒーを楽しむことのできる時間はある」という例えなのだそう。タイムマネジメントをしっかり行って、余暇を楽しむことも忘れずに生活したいですね。

(参考) プレジデントオンライン|なぜ、仕事が「過剰品質」の上司はウザいのか プレジデントオンライン|なぜ仕事の速い人は金曜夜に「因数分解」するか POP SUGAR|What a Mayonnaise Jar Can Teach Us About Life 日経ウーマンオンライン|なぜ「時間がない!」のか?

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