何かを説明したいのになかなかうまく伝わらない、説明しながら自分でも混乱し始めてしまった。そんな経験はありませんか? 何かを正確に伝えるというのはビジネスパーソンにとって必須の能力。「説明上手」は、仕事のうえでも必要な要素です。

そこでここでは、伝えたい相手に確実に伝達するためのコツを紹介したいと思います。

結論から先に話す

説明をする際に大切なのは、結論から先に話すということです。
そうすることで聞いている相手は話の全体像を先に予想することができ、話の途中で混乱したり、誤解が生じたりするリスクを回避することができます。

さらに着地点がわかっている話であるために、「いつまでこの話が続くのだろう?」という不安や、「結局何を言いたいのだろう?」という疑問が浮かばず、話に集中してもらうことも可能にもなるのです。

話に集中してもらうのは、説明を成功させる際に非常に重要な要素です。もしもダラダラと経緯を話していて「結局何が言いたいんだ?」と思われてしまったら、途中で相手が話半分になってしまうかもしれません。

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なるべく具体性を持たせる

抽象的な言葉を使うと、理解に齟齬が発生してしまうことがあります。そのような事態を避けるためにも、表現はなるべく具体的なものであることが理想です。また具体的な表現を使ったほうがイメージが湧きやすく、話をわかりやすいと感じてもらえる傾向があります。

例えば小さめの箱が欲しい、というときに「○○がちょうど入るくらいの箱が欲しい」と表現したほうがスムーズに要望が伝わりますよね?

複雑な物事を表現するときほど、細部での曖昧さやイメージのし辛さが積み重なってしまい、結果的に混乱を招いてしまう恐れがあります。だからこそ、複数の解釈が可能な表現や、人によって想像するものが変わりそうな表現を避けるなど、解釈の幅を制限するということが、説明をわかりやすくするためには重要なのです。

例えば「○○は良くないから」という曖昧な表現を避けて「○○には××のリスクがあり、△△を達成する手段として適切ではない可能性が高い」というように情報を整理していくことで、情報の曖昧性はグッと小さくなりますよ。

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要点をしっかり絞る

話の要点がしっかりと絞られていなければ、説明は非常にわかりにくいものになってしまいます。複雑な話であればあるほど、要点を3つ程度に絞り込むことが重要です。人間の脳が楽に思い出すことのできる要素がおおよそ3つから4つ程度である、という性質があるため、それ以上の要点を詰め込んでも聞き手を混乱させる可能性が高いというのがその理由です。

これはプレゼンの天才、スティーブ・ジョブズ氏がプレゼンの中で徹底していたことでもあります。彼はあの伝説的なiPhoneのプレゼンにおいて、最初にこの「3つの要点」を上手に活用していました。

ジョブズは初めに発表する製品が3つであるとして、次のように述べました。

1つ目、ワイド画面タッチ操作の「iPod」
2つ目、「革命的携帯電話」
3つ目、「画期的ネット通信機器」

そしてこれらが実はひとつの製品「iPhone」である、という形で、iPhoneはこの世にお披露目されることになったのです。

もちろんiPhoneにはこれ以外のセールスポイントだってあるはずです。カメラやデザイン、記憶容量やOSの特徴等がそれにあたるでしょう。でも、あえてそれらを切り捨てて上記の3点に絞るということが、人々により強くiPhoneの印象を焼きつけることにつながったのです。

複雑な内容だから3点だけでは……と思ったとしても、思い切って最重要の3点以外は切り捨ててしまうことが重要です。もし説明が足りなかったとしたら、必要になったときに付け加えれば良いだけの話です。逆に必要とされた情報をその都度提供したほうが、情報が上滑りして伝達不足が発生するリスクを軽減させることにつながります。

しかし要点を絞るとき、どのような基準で絞り込めば良いものか、戸惑ってしまうこともあるかもしれません。そのためにも、普段から物事の情報構造に気を配り常に「重要なのはどの部分なのか?」と問い続けることが重要です。

その訓練として、本を読みながら本文に線を引いていく、という方法が非常に効果的です。ただ漫然と本を読んでいるだけではなく重要な部分に線を引いていくことで、目に見える形で「何が重要か」を確認していくことができます。

あまりにも多くの部分に線を引いてしまっていたり、逆に全然線を引かないままにページが進んでしまったりすれば、あなたはその周辺で「何が重要なのか」ということを見失っている可能性があります。

読み返すときのためではなく、読むそのときのために線を引いていく。これを実践するだけで、何が重要か? を見極める能力は必ず向上します。

***
上手な説明ができるようになりたい、と思っても、どんな説明が上手な説明なのか、なかなかピンとこないものだと思います。だからこそちょっとしたコツをおさえて、今より一歩説明上手な自分になってみるのが、説明上手への何よりの近道なのです。

(参考)
コンラボ|スティーブ・ジョブズのプレゼン術を徹底分析!~歴史的名演「iPhone」とベストプレゼン10選~
ITメディアエンタープライズ|はじめに全体像――イントロダクションの基本
YouTube|iPhoneを発表するスティーブ・ジョブズ
カーマイン・ガロ著, 井口耕二訳 (2010),『スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン』, 日経BP社.