Study Hackerのライターが教える、“人に伝わる” 文章を書くための3つのポイント。

あなたは文章で自分の考えを伝えられますか? 会話と違って書く側も読む側も時間を使えるのだから、会話よりも正確に内容を伝えられるだろう。そう思っていらっしゃるかもしれません。

しかし、メールや資料、エントリーシートなどで自分の考えを正確に伝えるには、多くの気遣いが要求されます。うまく書けたと思える文章は、自分が思っているほど相手に伝わっていないものなのです。

筆者はこのSTUDY HACKERで2年間記事を書いてきて、その事実を痛感しました。そして、現在ではいくらかましな文章を書けるようになりました。伝わりやすい文章は、コツを押さえれば誰でも書けるようになるのです。そこで今回は、筆者がこの2年間で気づいた、文章を書く際のポイントをお伝えしたいと思います。

1. 一文を簡潔にする

文章を書くときに何よりも気をつけなければならないのが、一文を簡潔にすることです。意味のない言葉が多いと、伝えたい内容が埋もれてしまい、相手に伝わりません。例えば、次の文を読んでみてください。

【例】相手に伝わりやすい文を書くようなときには、簡潔で短い文を書くようにすることを心がけるということが重要なことである。

この文は、伝わりづらい文章の特徴をかなり極端に書いたものです。とても回りくどくて、分かりにくくなっていますよね。いったい、何がいけないのでしょうか?

それは「~ということ」、「~ような」などの表現が多用されていることです。これらの表現は文章の意味にはほとんど影響を及ぼしません。しかし、使えば使うほど、文章が分かりにくくなります。

これらの表現を見つけたら、できる限り削ってしまいましょう。先ほどの文章からこれらの表現を削ると、

【改善例1】相手に伝わりやすい文章を書くには、簡潔で短い文章を書くのを心がけることが重要である。

となり、だいぶ簡潔で分かりやすい文章になります。また「簡潔で短い」などの重複表現にも気を配れば、さらに伝わりやすい文章をかくことができますよ。

【改善例2】相手に伝わりやすい文章を書くには、簡潔な文章を心がけることが重要である。

2. 主述のねじれを解消する

次に確認するべきなのは、主語と述語がきちんと対応していることです。「主語と述語くらい、普通に書けば一致するよ」と思いますよね。しかし、全く意識しなければ、1記事2回くらいのペースで主語と述語が対応しない文章が出現します。

例えば、次の文章。

【例】主語と述語が対応しない文は、長い一文を書いている間に最初の内容が頭から離れてしまい、文章がわかりにくくなる。

最初の主語である「主語と述語が対応しない文は」に対応する述語がないのがわかりますか? 全ての主語と述語を抜き出してみるとわかりやすいですね。

主語と述語が対応しない文は : (なし) 最初の内容が        :  頭から離れてしまい、 文章が           :  分かりにくくなる

このような主語と述語が対応していない文は相手に伝わりません。そもそも文が完成していないのですから、当然でしょう。主語と述語が対応していない文を書いてしまうのは、多くの文を組み合わせているから。多くの文を組み合わせて文を書くうちに、最初に書いた内容を忘れてしまうのです。実際、先ほどの例では、3つの内容の文が一文に入っていました。

主語と述語を対応させるために、一文を1つの内容で完結されることに注意しましょう。主語と述語を近づけるように文章を書けば、1つの文を1つの内容で書きやすくなります。もし2つ以上の内容を一文に盛り込む場合は、主語と述語の対応を確認したほうがよいでしょう。

【改善例】主語と述語が対応しない文は、長い一文を書いている間に最初の内容が頭から離れてしまうために生じる。こういった文が増えると、文章は分かりにくくなってしまうのだ。

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3. 具体的に書くこと

さらに、具体例や数字などを書き込むと、分かりやすい文章になります。というのも、自分と相手のイメージが完璧に合致していることは、ほとんどないからです。

例えばメールに「明日」と書いた場合。あなたが意図した「明日」と、受け取る側がイメージする「明日」は同じとは限りません。メールによる伝達では、受け取る側が好きな時に内容を確認することができるからです。あなたが19日に送ったメールを、相手は20日になってから確認することもあるでしょう。「明日」という言葉が送り主にとっては20日であり、受け取る側にとっては21日である可能性があるのです。

このように、同じ言葉でも伝える意味が変わることはよくあります。そのため、具体例を使用したり、数字を使用したりして、イメージを正確に伝える必要があるのです。入門書を得意とする作家・木暮太一さんは、具体的に次の2つのことに注意して言葉を選ぶとよいといいます。

・動詞:具体的に行動できる動作を表す動詞を使う ・形容詞&副詞:全て数字に置き換える

(引用元:cakes|「文章力は、伝達力の基本」【第18回】「具体的に書く」とはどういうことか?

「ちゃんとやる」「大人数」「早く」などのあいまいな言葉は使わずに、「お客様に荷物を届ける」「25人」「8時まで」などの言葉を使いましょう。そうすれば、分かりやすい文章を書けるようになりますよ。

*** 分かりやすい文章の根底にあるのは、どこまで相手に寄り添うことができるかということ。

相手がどのような状態で文章を読むのか。相手はどの程度まで事前情報があるのか。このようなことを考えながら文章を書くことで、より分かりやすい文章を書くことができますよ。ぜひ試してみてください。

(参考) フリーライターのよりどころBlog|読みやすい記事の秘訣はダイエット。文章を削る10個のポイント Techbook|【文章の書き方】例文で学ぶ書き方のコツ10選 cakes|「文章力は、伝達力の基本」【第18回】「具体的に書く」とはどういうことか? 山口 拓朗(2016),『「うまく」「はやく」書ける文章術』, 日本実業出版社.

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