仕事や学習の「見直し」をきちんとできている自信はありますか？ 見直しにばかり時間がかかってしまったり、チェックしているつもりなのに見逃しているミスがあったり……。筆者も、昔からケアレスミスをしてしまうことがあります。
ミスを繰り返すと、周りの人との信頼関係も崩れかねません。とはいえ長い時間をかけるわけにもいかないでしょうし、効率良く、ミスのない見直し術を身につけたいものですよね。そこで今回はケアレスミスを犯さない、見逃さないコツをご紹介します。
ミスを見逃してしまう原因
なぜ、見直しているつもりでもケアレスミスを見逃してしまうのでしょうか。見逃しがちな人の特徴をご紹介します。
・時間や気持ちに余裕がない 仕事が立て込むなどして余裕がなくなった際に、一度に複数の仕事を進めてはいませんか？ マルチタスクは効率よくこなすことができれば時間の短縮になりますが、特にケアレスミスを犯しやすい人にとっては非常に危険な行為なのです。締め切りに追われたり時間に余裕がなくなったりしている時は、よりミスに気付きにくくなります。
・休憩を取らない 人間の集中力はそう長くはもちません。生産性が最も高い社員の行動を実時間追跡アプリのデータから調査した結果、最も仕事の生産性に効果的な時間配分は仕事と休憩の割合が「52分：17分」であったとのこと。休憩の合間も惜しんで仕事を続けていると集中力が落ち、かえってミスを犯しやすくなってしまうのです。
ミスを見逃さない見直し術
では、どうしたらミスを見逃さずに見直すことができるでしょうか。ケアレスミスを起こさない、見逃さないコツをご紹介します。
1. シングルタスクでミスを確認する 前述したように、「時間や気持ちに余裕がない」ことはケアレスミスの原因の1つです。これを解消しない限り、見直しにかかる時間の確保もできませんよね。時間に余裕がない原因は「スタートダッシュが遅い」や「仕事を抱えすぎている」、「作業を後回しにしがち」などが挙げられます。
スタートダッシュの遅い自覚がある場合は、人より少し早く出社してスムーズに作業をスタートできるよう準備するのも1つの手です。また、作業中にミスを見つけた際は後回しにせず、必ずその場で修正することが大切です。
ミスを確認するための十分な余裕ができたら「シングルタスク」でミスを確認するのがオススメ。例えば一つの文章を見直す場合には、一週目は表現の適切性の確認、二週目は誤字脱字の確認……。といったように、一度に複数の項目を確認するのではなく、数回に分けて一つずつ確認するようにしましょう。
2. チェックシートを作る どうしてもミスが減らせない時には、実際に紙に書いて一つ一つチェックするのが確実です。
毎回同じ仕事をしているルーティンワークのチェックシートを作る場合は、まず定期的に行っている仕事の内容をすべて列挙します。この作業は仕事の全体像を把握することにもつながりますね。列挙したら、時系列順もしくは重要度順等、適宜チェックしやすい順番に並べ替えれば完了です。
流動的な仕事や突発的なミスの処理やクレーム対応など、ルーティンワーク以外の仕事は、毎回行う作業も違うので、毎回共通して注意している項目などを列挙して作成します。客先を訪問する際の持ち物や、資料作成の際に毎回注意している事柄などでも良いですね。
手間はかかりますが、一つ一つチェックしていくことで着実にミスは減らせます。新しく気が付いたことがあればその都度項目を付け足して、自分専用のチェックシートを作ってみてはいかがでしょうか。
3. 仕事に緩急をつける この場合の緩急をつけるとは、担当している仕事を、絶対にミスを犯してはいけない仕事と、多少のミスが許される仕事に分けるということです。前述したように、人間の集中力は限られています。常に集中力を維持しようと気張っていると、かえって絶対にミスをしてはいけない重要な場面でミスをする可能性も高まってしまいます。
上司から依頼された仕事や、ミスが起きた際に二次災害が起こりやすい仕事など、どこが勝負所なのかを見極めて全力を注ぐのです。 もちろん、仕事によって手を抜いていい、というわけではありません。どの仕事も精一杯努力してこなすという気概を持ちつつ、業務の全体像を掴み、ここぞというシーンを見極めることが重要です。
＊＊＊ 油断すると誰もが犯してしまうケアレスミス。まずはチェックシート作成を通して仕事の全体像を掴み、最重要タスクを見極めることから始めたいですね。地道な確認と集中力の緩急でミスを犯さない・見逃さない人間を目指しましょう。
（参考） 瓦版｜仕事のミスを防ぐための10の方法とは？ キャリアパーク！ビジネス｜仕事でケアレスミスをなくすたった2つの方法 日経ビジネスオンライン｜仕事のミスをビックリするほど無くす方法を考えた ダイヤモンドオンライン｜仕事でミスを繰り返す人の3つの特徴 u-note.me｜"できる人"はやっている！仕事のミスを確実に減らす「チェックシート」の作り方 STUDY HACKER｜ケアレスミスは防げない！ ミスを致命的にしないための仕組みづくり。
