「自分の話し方や書き方だと、相手にうまく伝えられていない気がする」という自覚はあるものの、実際どうすればいいのかわからない――。そんな悩みを抱えている人は多いものです。
そこでアドバイスをお願いしたのは、まさに「伝えるプロ」である電通のコピーライター・勝浦雅彦さん。伝えたいのにうまく伝えられない原因と、その解消法を教えてもらいました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／玉井美世子
【プロフィール】
勝浦雅彦（かつうら・まさひこ）
千葉県出身。コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター・クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行なってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM最高賞、Cannes Lionsなど国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』（光文社）がある。
【ライタープロフィール】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
テクニックに走る前に、「地図」を相手と共有する
テクノロジーの進化にともなって仕事の進め方や使うツール、求められる力などが変わっても、いつの時代も重要だとされる能力がコミュニケーション能力です。では、そもそもコミュニケーション能力とはどのような力でしょうか？ 私は、「相手とわかり合い受け入れる能力」だと定義づけます。
コミュニケーション能力が低い、つまり相手とわかり合いにくい人は、目先のテクニックに走りがちだという印象を私は抱いています。コミュニケーションにおいては、「結論を先に言う」「『5W1H』を使う」といった教科書的な技術が多数存在しますが、そのテクニックが効果を発揮するには、ある前提が必要なのです。
その前提とは、「自分のなかに『地図』をもち、それを相手と共有する」ということ。さて、いわゆる地図にはなにが書かれているでしょう？ まず全体像があり、現在地と目的地が示されていますよね。それを共有していないために、相手には話の全体像も現在地も目的地も見えず、つまりなにを求められているかがわからず、結果として迷子になる、相手に伝わらないということが起こっているのです。
相手となにをどうしたいのか？ 相手と最終的にはどんな関係になっていたいのか？を、自分でもきちんと認識していないまま話し始めてしまう。それはまさに、地図を相手と共有していないということ。常に「地図の提示」を意識することで、自分も相手も迷うことなく、きちんと伝えるべきことを伝えられるようになると思います。
ビジネスで使うのは、小学生でもわかる言葉で十分
ほかにも相手に伝わらない原因を考えてみると、「説明量が多い」というのもよくあることです。「伝わらないのは、自分の説明が足りないからだ」「だから語彙力を高めなければならない」と考える人も多いようですが、「語彙を増やす」というのも、いわばテクニック論です。目的と手段を逆転させてはいけません。
重要なのは語彙を増やすことではありません。考えるべきことは、先にお伝えした地図を共有したうえで、いかに相手にとってわかりやすく伝えるかということ。語彙を増やした結果、誰もがわかる言葉ではなく逆に難解な言葉を使ってしまえば、相手に伝わりづらくなることは明白です。
このことは、「伝わらないのは、自分に文才がなくて相手に刺さる表現力が足りないからだ」「だからもっと表現力を磨かなければならない」と考え、著名ライターや小説家のような凝った表現をしようとする人にも当てはまります。言葉が豊かになっても、誰にでもわかる表現ではなくなった途端、相手に解釈のブレが生じてしまうのです。ビジネスにおける伝え方に作家のような表現力は必要ありません。
また、「お願い事が伝わらないのは、丁寧さが足りないからだ」「もっと礼を尽くした表現にしよう」と考える人にも、同じ結果が待ち受けています。過度な敬語や丁寧語を使うと、どうしても遠回しな表現になりがちです。そのため、相手に「回りくどい。なにが言いたいのだろう？」と思われたり、こちらの想定と違った解釈をされたりしてしまうのです。
各業界で使用する専門用語を除けば、ビジネスにおいて使う言葉は小学生でもわかるシンプルな言葉で十分であり、むしろそれが理想的だと私は考えています。
本題の前にまず「目的地」を相手に示す
先ほどの地図の解説のなかで、「目的地」という言葉を使いました。コミュニケーションにおける目的地とは、コミュニケーションの種類なのだと私は考えています。
ビジネスで使われるコミュニケーションの種類はそれほど多くありません。報告、連絡、相談のいわゆる「報連相」に、意見、感想、雑談といったところでしょうか。
相手に伝えて判断を仰ぐなどなんらかのリアクションを求めるのが報告、余計な要素を加えず事実や状況を伝えるのが連絡、相手に投げかけてなにかしらの良案を引き出すのが相談です。それから、自分の意志を相手に伝えるのが意見、自分の主観を伝えるのが感想、本題を切り出す前のクッションとして使うのが雑談です。
では、みなさんはこの「目的地」をきちんと認識し、相手に伝えているでしょうか？ じつは、これは私が20代の頃に先輩から注意されたことでもあります。先輩に「○○の件です」と話を切り出すと、「いやちょっと待て、その前に俺はなにを聞かされるのかをまず教えて」と言われたのです。
私としては「○○の件です」と伝えたことで十分だと思っていたのですが、そうではありませんでした。これから伝えることが報告なのか連絡なのか相談なのか、それとも意見や感想、雑談なのかが相手に見えないと、話が終わるまで「この話の目的」がわかりません。「要は意見を知りたかったのね」「あ、いまの話、ただの感想だったの？」と相手を困惑させてしまうのです。
ですから、「○○の件です」では不十分であり、「○○の件でご報告があるのですが〜」「○○の件で相談をさせてください」など目的地をまず伝えなければならないということです。逆に言えば、そうするだけでも格段に伝わりやすくなります。相手からすると、「自分はなにを聞かされているのだろう？」などと考えてストレスを感じることもなくなり、良好なコミュニケーションが成立しやすくなるのです。
【勝浦雅彦さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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