突然ですが、皆さんは手帳にこだわりがありますか？ 「予定さえ書ければ良いから特にこだわりはない」という方もいるかもしれませんね。しかし、実は一流のビジネスパーソンが使う手帳にはある共通点があるのです。
皆さんも、これまで何気なく使っていた手帳に一流のエッセンスを取り入れてみてはいかがでしょう。仕事の効率化やスキルアップにつながるかもしれませんよ。
一流の手帳術・特徴1：質の良い手帳を使っている
高橋書店が2014年、ビジネスパーソンを対象に行なった手帳に関する調査によると、手帳にかける予算の平均は年収1,000万円以上の人だと2,919円、年収300万円未満の人だと1,239円だったそうです。同じ手帳にかけるお金でも、約1,700円もの差がありますね。
年収が高ければ使うものの値段が高くなるのは当たり前、と思われる方もいるでしょう。しかし、上の結果が示すことはそれだけではありません。質の良い手帳を持つことは仕事においても大きな意味を持つのです。営業コンサルタントで営業サポート・コンサルティング代表取締役の菊原智明氏は、次のように述べています。
私は営業の研修で「お客様は営業マンの持ち物をよく観察しています」といった話をする。服装や髪形はもちろんのこと、手帳やカバン、スマホ等もよく見ているものだ。
結果を出しているビジネスマン、トップ営業マンはそういったお客様の心理を熟知しており、あえて意識して持ち物を選んでいる。
つまり、自分の好みで決めるのではなく「お客様からどう見られるか」を重視して決めているのだ。
（引用元：ダイヤモンド・オンライン｜トップ営業マンがスマホでスケジュール管理しない理由）※太字は筆者にて施した
きちっとした服装が相手に良い印象を与えるのと同じように、質の良い物を持つことは「この人はしっかりしていて信頼できそう」という印象を相手に与える助けとなるということですね。
一流の手帳術・特徴2：単なるスケジュール帳として使わない
一流ビジネスパーソンの手帳術におけるひとつの特徴に、「手帳を単なるスケジュール帳として使っていない」ということが挙げられます。
営業コンサルタントでベストセラーのビジネス書作家でもある和田裕美氏は、次のようなことを手帳に書いているそうです。
私の場合、手帳はネタ帳なんです。過去十数年の手帳を全部大切に保管して、ことあるごとに引っ張りだしてエピソードや言葉を探しています。
私はメモ魔なので、部下とミーティングした内容など事細かに書いてあるんですね。あとは本に載っていた素敵なフレーズとか、上司の話、映画の台詞、小説のワンシーンなど、心に残った言葉はすぐにメモするんです。これまで60冊以上本を執筆してきて、それらのネタは手帳から発掘することも多かったと思います。
（引用元：ダイヤモンド・オンライン｜一流のリーダー2人が手帳を語る「手書きの効果は絶大」）※太字は筆者にて施した
和田氏によれば、このような手帳術は特に部下を指導する場面で有効なのだとか。部下とのやり取りや部下の成長記録などを紙の手帳にすべて書いておけば、「過去にどのような言葉をかけたとき、部下のモチベーションが上がったか」や「昨年の同じ時期、部下に何と伝えたか」などを振り返る際に、とても便利だと言います。こうした情報を、ぼんやりとした記憶ではなく確かな記録として残すことで、部下の指導はより効果的になるのだそうです。もちろん、ささいなことをメモする習慣は、ちょっとしたタスクの管理漏れや伝達ミスを減らすことにもつながるでしょう。
ちなみに、2011年にプレジデント社がビジネスパーソンを対象に行なった手帳に関する調査によると、スーツのポケットサイズの手帳を使っている人の割合は、年収1,200万円以上の人だと35.2%、年収400万円台の人だと21.9%でした。一方、それより少し大きめの文庫本サイズの手帳を使っている人の割合は、年収1,200万円以上だと12.4%で、年収400万円台だと20.3%。この結果からも、一流のビジネスパーソンは手帳をいつでも持ち歩き、様々なことをすぐに書けるようにしていることがうかがえますね。
もしもスーツのポケットサイズの手帳では小さすぎて書き込みにくいと感じる方は、持ち歩いて速記するための小さめの手帳と、座ってゆっくり書く大きめの手帳の2冊を持つこともオススメです。
まずはここから！ 手帳に書くべき2つのこと
一流のビジネスパーソンは、質の良い手帳に予定以外のことをいろいろ書き込んでいるということが分かりました。しかし、これまであまり手帳を活用してこなかったのに、いきなりそんなにいろいろ書くのは難しそう……と思う方もいるかもしれませんね。そんな方は、手帳の活用に慣れるために以下の2つのことから書き始めてみてはいかがでしょうか。
【1】自分の目標
手帳に、仕事の打ち合わせや飲み会の予定だけではなく、「○○の試験に合格する」「夏のマラソン大会で完走する」「商品の売り上げを○○%上げる」といった、自分の目標を書いてみてください。そして、その目標達成のためにすべきことを日・週単位の小さな計画に分解し、手帳に書きこみましょう。
手帳に目標と計画を書く意義について、キャリアアップに関する事業を行なうブラマンテ株式会社代表取締役・田島弓子氏は次のように話しています。
「今日はここまでできた」という小さな達成感と自己肯定感が芽生えるから、明日も頑張れる、1週間頑張れる、1ヵ月続けられるんです。実践できたから結果的に自信になるというよりは、これを積み重ねていけば絶対に大丈夫と、あらかじめ手帳に書いて自信を持つイメージです。
（引用元：同上）※太字は筆者にて施した
一見手が届きそうにないような目標も、小さな計画に分解して考えれば、ぐっと実現に近づくことができるのです。例えば「夏のマラソン大会で完走する」という目標を小さな計画に分解してみると、次のようになります。
- 大会で完走するには、本番と同じ距離を○回は練習で走っておきたい
- そのためには何月何日までに○km走れるようになる必要がある
- そのためには1週間あたり△kmずつ走れる距離を伸ばせば良いな
- 1週間で△km多く走れるようになるには、週に5回ほど走れればよいだろう
- 1週間のうちで安定して時間が確保できるのはこの時間やこの時間だな
- これらの時間帯は予め手帳で押さえておいて、他の予定は入れないようにしよう
このように大きな目標に向かってステップを細かく崩すと、やるべきことがはっきり見えモチベーションが湧いてきます。さらに、他の予定が入る前に目標達成のために割く時間を確保できるので、「時間がない」という状況を防ぐこともできるのです。
【2】日々の振り返り
手帳の活用によって起業やビジネス拡大を支援する手帳ライフコーチの高田晃氏は、手帳に「昨日の良かったこと・気づいたこと」「昨日をもう一度やり直せるとしたら」の2つの観点から振り返りを書くことを提案しています。
ポイントは各項目1～2行で簡潔に済ませること。例えば次のような感じです。
もう一度やり直せるなら：朝のうちに、帰宅後の入浴の準備をしておきたい。
書くことは、仕事面の気づきでもプライベートでの気づきでも、ちょっとしたことでも構いません。どんなにささいなことでも毎日書いていれば、振り返ったとき「日々新しいことに気づいて前進している！」という自信を持つことができるはずです。ちなみに、振り返りを書くタイミングは特に決まっていないそうですが、高田氏は1日のモチベーションを上げるため、朝に前日の振り返りをすることを推奨しています。
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身近なアイテムであるからこそ、手帳が毎日に与える影響は大きいもの。ぜひ今回ご紹介した手帳術を取り入れてみてくださいね。
（参考）
RBB TODAY｜高収入ビジネスパーソンにはレフト式手帳が人気……高橋書店調べ
ダイヤモンド・オンライン｜トップ営業マンがスマホでスケジュール管理しない理由
ダイヤモンド・オンライン｜一流のリーダー2人が手帳を語る「手書きの効果は絶大」
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【ライタープロフィール】
梅野凌矢
東京大学工学部所属。鹿児島県立鶴丸高等学校出身。大学では人間の認知システムを中心に勉強中。大学の吹奏楽団体に所属していて、担当はホルン。趣味は音楽ゲーム、読書など。Perfumeがとても好き。
