「やるか・やらないか」から始める効率のよい勉強法。タスク管理はシンプルなのが一番いい

行動記録を兼ねたタスク管理表

日本カウンセリング学会会員の心理カウンセラーで、「記憶の達人」としても知られる椋木修三氏によると、試験に受かるか・受からないかは勉強計画で決まるそう。試験に合格した人の「勉強計画」が必ず明確であるのに対し、不合格だった人のほとんどが曖昧な計画を立てていたからです。

そして、人気マンガ『ドラゴン桜2』で紹介されている三日坊主アプリ「みんチャレ」のブログサイトでは、勉強計画は、ビジネスパーソンにお馴染みの「タスク管理」と同じとらえ方でいいと説明されています。

そこで今回は、いますぐ始められるシンプルで簡単なタスク管理法を、勉強に置き換えて紹介します。

1. 紙とペンだけのタスク管理

文房具の魅力を発信するウェブマガジン「毎日、文房具。」代表 兼 編集長のたかたく(髙橋拓也)氏には、10年以上も続けているToDoリストがあるそうです(2017年1月30日公開のマイナビニュースより)。

用意するのはA4の紙とペンだけ。まず紙を半分に折って、さらに半分に折り、1枚の紙を折り目で4分割します。

髙橋拓也氏のA4ペライチTODOリスト

その折り目でできた線を座標軸にして、4マスを以下のとおり区分けします。

髙橋拓也氏のA4ペライチTODOリスト、4マスの区分け

  • 左上(今日やる・重要):資料作成など時間がかかり頭を使うこと
  • 左下(今日やる・重要じゃない):メールチェックなど
  • 右上(今日やらない・重要):期日が今日ではない案件
  • 右下(今日やらない・重要じゃない):メモ欄として使用

タスクは細かいほどこなしやすいので、のちのち細分化できるよう、余白をつくりながら書いておくといいとのこと。

このタスク管理法の利点は、紙1枚でだいたいのタスクを俯瞰でき、取りかかる前に優先順位をつけられることです。タスクをリストではなく空間で管理できるのも、頭の整理に役立つのではないでしょうか。これらをふまえて【勉強版】にアレンジすると、こんなかたちになります。

A4の紙に手書きした勉強計画

上記の勉強計画は1か月間を想定し、タテ軸を「試験で出題が多い・少ない」、ヨコ軸を「すぐやる・あとでやる」にしています。

A4の1枚の紙に書いた勉強用タスク管理

(※勉強計画のなかの内容は「資格スクエア MEDIA|民法を制すものは行政書士試験を制す!得点力アップのコツを、2020年民法改正の内容とともに紹介」参考)

各マスは月の1週め、2週め、3週めに割り当て、4週めは予備の週と考えます。

当てはまるものがない「優先するが出題は少ない(左下)」のマスは、勉強のポイントなどを書くメモ欄にしました。全体を把握しながら、優先順位をつけることができ、ノートや参考書に挟んで気がついたこともメモできるので、とても使い勝手がよさそうです。

これをさらに別紙で1週間や1日のくくりでまとめ、そこで細分化してもいいかもしれません。

2. 行動記録を兼ねたタスク管理表

Excelあるいは、Excelのようなソフトを使える環境なら、「タスク名」「開始日」「終了日」「重要度」「ステータス」といった項目で、すぐにタスク管理を始められます。

エクセルでつくったタスク管理表

タスク管理表の例【仕事版】
「Jooto|エクセルでプロジェクト管理を行うには?タスク・プロジェクト管理表」の作り方について」を参考に筆者が作成

このシンプルなタスク管理表でも十分に役立ちますが、行動記録を兼ねたタスク管理表なら、なおさら効果的です。

ビジネス書作家・心理系ライターの佐々木正悟氏いわく、時間をよりうまく使うには、行動記録で時間のムダを発見することが必要とのこと。 記録することにより、気がつきにくいムダを浮き上がらせるそうです(佐々木正悟氏著『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?「時間ない病」の特効薬! タスクシュート時間術』より)。

たとえば基本的な項目に、「何かの作業にかかる時間の見積もり」と「実績」、それらの「差異」、「差異の理由」などを組み込めば、行動記録を兼ねたタスク管理表になるのではないでしょうか。

これを【勉強版】に置き換えるとすれば、過去問に特化したタスク管理表がいいかもしれません。

行動記録を兼ねたタスク管理表

(※タスク管理表の内容は、「TerraSkyBase|タスク管理とは?コツやエクセルでの管理方法、おすすめツールも解説」と「めざせ!管理栄養士!(株式会社メディックメディア)|管理栄養士国家試験のいろは 第1回:試験の時期や出題内容、合格率」を参考に、筆者が【勉強版】にアレンジしたもの)

過去問を解きたい理想の時間を「予定」に、実際にかかった時間を「実績」にしています。ちなみにこの例の重要度は、「めざせ!管理栄養士!(株式会社メディックメディア)」サイト内資料の出題数に基づいており、「予定」は同資料の出題数をもとに、1問を1.5分で解くことを理想としています。

このようして常に、理想と現実に生じた差異の理由を挙げるようにすれば、勉強の問題点や、何を改善したらいいのか、何に重点を置いて勉強したらいいのかを把握できるのではないでしょうか。

3. タスク管理の始めはまず取捨選択から

日本マイクロソフト元業務執行役員の澤円氏は、タスクを効率的にこなすための3原則を、次のとおり挙げています。

  1. できるタスク・できないタスクを理解
  2. やると決めたタスクに1点集中
  3. タスクにかかる時間を把握

1について澤氏は、「自分がやると時間がかかり、なおかつ優先順位の低いタスクは、それが得意な人にアウトソーシングするか、ツールで自動化するか、やらない選択をする」と説明しています。つまり、最初の時点で取捨選択するということ。これは、勉強においても大事なことです。

自らも独学で大量の資格を取得している、資格アドバイザーの鈴木秀明氏によると、試験勉強を行なう際に「やらないこと」を戦略的に決めると、勉強にかける時間と労力を大幅に削減できるそうです。

そして、「やらないこと」を決めるポイントは次のとおりなのだとか(※鈴木氏は「やらないこと」を “あえて捨てること” と表現している)。

  • 難しく習得に多大な時間がかかりそうな箇所
  • 50問中1~2問しか出題されないなど配点が低い科目や分野
  • 直近10回の試験でまったく出題されていない分野
  • ほかの人も解けないと思われる分野(マニアックな分野など)

これらを「やらない」あるいは「優先順位を落とす」などしたうえで、勉強のタスク管理を始めましょう!

***
シンプルなタスク管理で勉強効率を高める方法を紹介しました。よろしければ参考にしてみてくださいね。

(参考)
佐々木正悟著, 大橋悦夫監修(2014),『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?「時間ない病」の特効薬! タスクシュート時間術』, 技術評論社.
めざせ!管理栄養士!(株式会社メディックメディア)|管理栄養士国家試験のいろは 第1回:試験の時期や出題内容、合格率
資格スクエア MEDIA|民法を制すものは行政書士試験を制す!得点力アップのコツを、2020年民法改正の内容とともに紹介
みんチャレブログ|科学的に証明された「勝てる勉強計画」の立て方!受験生〜社会人まで使える
Jooto|エクセルでプロジェクト管理を行うには?タスク・プロジェクト管理表」の作り方について
マイナビニュース|A4一枚とペンだけ! - 仕事がどんどん片付くTODOリストの作り方 (1)
TerraSkyBase|タスク管理とは?コツやエクセルでの管理方法、おすすめツールも解説
ナースプラス|忙しい看護師が知っておきたい一流が実践する「時間」との向き合い方
ダイヤモンド・オンライン|合否の9割は「勉強計画」で決まると断言できる理由
ダイヤモンド・オンライン|勉強で最も大事なのは「やらないこと」を決めること
みんチャレ | ドラゴン桜2 × みんチャレ

【ライタープロフィール】
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