近接・反復・整列・コントラスト――「4つのルール」で文書のデザインは抜群に整理される。

自分ではよくできたと思った文書やスライドが、思ったより評価されなかった、という経験はありませんか? 「内容はいいと思ったよ。でも資料がちょっと分かりづらくてね」などと言われたことがある人もいるかもしれません。

人間だれしも、自分の評価は、内容や実力で評価してもらいたいものですよね。しかし、どうしても評価は見た目に左右されてしまうことがあります。企画書やレポート、プレゼン用のスライドなどは、いくら内容が良くても、見てくれが悪くては正しい評価を得ることができないのです。

そこで、文書の外見を整えることのできるデザイン術を述べていきます。今回はプレゼン用のスライドを例にしながら話を進めていきますが、ここで紹介するルールはその他の形式の文書にも当てはめることができるものです。ぜひ参考にしてみてください。

高評価につながる“よいデザイン”とは?

まず、文書における“よいデザイン”とはどのようなものでしょうか。

その答えは、“課題解決や目的達成のための手段がわかりやすく示された、シンプルなデザイン”です。

文書をよいデザインにするためには、まずはその文書の目的を明らかにして、何を伝えたいのか整理しておくことが重要です。そうでないと、何を基準にして読者に伝えればいいのかわからなくなってしまいますからね。

重点的に伝えたいポイントを整理したら、そのポイントがうまく伝わるよう、以下の4つのテクニックを用いてデザインしてみましょう。わかりやすい文書を作成するためには、シンプルさを追求することが大切です。以下のテクニックは文書をシンプルにするのに役立ちますよ。

それでは一つ一つ見ていきましょう。

1. 近接

レポートや企画書を書くのに慣れていない人は、紙上に隙間ができないように、語句や絵でうめてしまいがちです。しかし、デザインの要素があらゆる場所にちりばめられると、その資料は乱雑になり、伝えたい情報が相手に伝わらなくなる可能性があります。

そこで大切になるのが、“近接”という考え方です。

“近接”の原則とは、関連する項目をまとめてグループ化するということ。関連する項目を空間的に近づければ、それらは関係のない断片の群ではなく、一つのまとまったグループに見えるようになります。

(画像は筆者にて作成)

目をかすかに細めてページを眺め、視線が止まった回数を数えましょう。これにより、視覚的要素の数がわかります。1~2個であれば問題ありません。その数が3個以上になるのであれば、別のスライドに内容を分けたり、集約できる内容を接近させたりしてみましょう。

2. 反復

“反復”の原則とは、デザイン上の何かの特徴を文書全体を通して繰り返すということ。反復させる要素としては、太字体、太い罫線、色、デザイン要素、特殊なフォーマット、配置などが考えられます。

また反復には、文書に一貫性を持たせるという意味もあります。企画書やスライドが数枚に及ぶ場合、それぞれのページに一貫する共通点が存在すれば、視覚的に全体を結束するカギとなるのです。

(画像は筆者にて作成)

このように、複数のページにまたがる一貫性を作りましょう。

反復をさらに強化させたいのなら、もっと目立つ書体や色に変えるなど、さらなる反復の特異性を作り出してみてください。文書としてのわかりやすさを強化できます。

3. 整列

“整列”の原則とは、ページ上のすべての項目をそろえることによって、情報どうしを視覚的に関連付けるということです。

皆さんは、文書を作るときに、何も考えず中央ぞろえにしてはいませんか。確かに、中央ぞろえも文章の中心で文章がそろっていますね。しかし、中央ぞろえの場合、読者が中央でそろっているということに、気づきにくい場合があるのです。

そこで、行頭ぞろえ(左または右ぞろえ)をする癖をつけましょう。文頭を整列させることで、相手に視覚的一体感を与えることができます。そうすれば相手は、整理された情報をより理解しやすくなります。

(画像は筆者にて作成)

このように、意識的に要素を配列させてください。空間的にそろえることができる要素がないか、探して見つけましょう。

4. コントラスト

“コントラスト”の原則は、2つの項目が正確に同じでないのであれば、はっきりと異ならせるということ

文書を見る人をはっとさせて、ページに引き込ませるような視覚的な面白さを加えたり、異なる要素の間に組織的な構造を作り出したりするのに効果的な手段になります。

(画像は筆者にて作成)

フォント、線の太さ、色、形、サイズ、空きなどでコントラストをつけましょう。その際、けっして臆病になってはなりません。大胆になることが大切です。

*** デザイナーではない方でも、以上の4つのことを気に掛けるだけで簡単に、レポートやスライドのデザインを良くすることができます。高評価を得ることにつながるでしょう。 もし職場や学校で文書を作る際は参考にしてみてくださいね。

(参考) 有馬トモユキ(2015),『いいデザイナーは、見ためのよさから考えない』,講談社. Robin Williams著,吉川典秀訳(2008),『ノンデザイナーズ・デザインブック』,毎日コミュニケーションズ. the power of powerpoint|基礎編総集 – 見やすく美しいパワーポイントを作るための基礎、そのすべてを一つにまとめました

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