マナーって難しいですよね。身なりだけではなく、言葉づかい、立ち居振る舞い・所作にまで気を配らなくてはいけないのですから。ビジネスの場においても同じことです。メールや名刺交換のマナーは知っていても、細かな席次や行動まで覚えるのは決して簡単ではありません。

とはいえ、マナーは人と人がお互い気持ちよく過ごすためにあります。ビジネスの場でマナーを守ることができれば、会議などもまとまりやすくなるはず。では具体的に、どのような点に気をつけるべきなのでしょう?

自社にお客さまを招いて会議を行う1日を例にとって、気をつけたいビジネスマナーをご紹介します。

エレベーターに乗るときのマナー

お迎えしたお客さまとエレベーターに乗るときは、「お先に失礼します」とひとこと断り自分が最初に乗って「開」ボタンを押し、お客さまにはあとから乗っていただきます。ただし、すでに人が乗っていたらエレベーターホール側の「開」ボタンを押し、お客さまから先に乗ってもらいましょう。この場合は自分が一番最後に乗ることになります。

エレベーターではボタンが並んだ操作盤が1つの場合、操作盤の前が最下座で、操作盤の奥が最上座となります。操作盤が2つある場合は、エレベーター内から見たとき左側にある操作盤の前が最下座です。

エレベーターから降りるときは、お客さまが先、案内役の自分は一番最後に降ります。

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社内を誘導するときのマナー

お客さまを会議室や応接室に案内する際は、相手の1~3歩左斜め前を歩いて先導します。時折うしろを振り返り、お客さまの歩くスピードを確認するとよいでしょう。お手洗いの近くを通ったら、場所を説明するとより丁寧です。

部屋に入るときは、空室だとわかっていても必ずノックを忘れないように。扉が外開きの場合は部屋の外で扉を押さえ、全員中に入ったことを確認してから自分も中に入ります。逆に、内開きの場合はひとこと断って部屋に入り、全員が部屋の中に入るまで扉を押さえていましょう。

会議室に入った後のマナー

会議室にご案内したあとは、身内の方から紹介をはじめます。その際、目下の人間が先で、そのあと目上の人間を紹介する段取りになります。一番立てたい人物(上司)は最後に紹介しましょう。

ただし人物の紹介と名刺交換では、対応が逆になるので注意が必要です。名刺交換の場合、先に双方の上司から交換をはじめ、部下同士はそのあとになります。部下と相手の上司の名刺交換は、さらにそのあと行います。

紹介や名刺交換がひと通り終わったら席へ案内します。基本的には出入口からもっとも遠い席が最上座で、もっとも出入口に近い席が最下座です。出入口へと近づくにつれ席次が下がります。応接室のようにソファがある場合は、より大きいソファの奥の席が最上座になります。ゲストから希望があった場合は、その希望に従いましょう。

なお、ゲスト(来客者)とホスト(会社側)が対面して会議や商談を行う場合は、ゲスト側は出入口から遠い上座の列、ホスト側は出入口に近い下座の列に座り、向かい合う人物の立場(役職など)が同じになるようにしましょう。

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会食場所での待ち合わせマナー

会議のあとの会食で現地集合をした際、先方より先に着いても、店の中で相手を待つのはマナーとしてよくありません。相手が到着するまで店の外で待ちましょう。ただし、かなり早い時間に到着して店の前で待つのは、お店に対して迷惑になります。いったん近くの喫茶店などで時間をつぶし、5分前くらいまでに戻りましょう。お店の中に入る際は、全員が店内に入るまで扉を押さえ、自分はあとから入ります。

乾杯するときのマナー

会食をはじめる際に行う乾杯にもマナーがあります。カジュアルな場では、グラスやジョッキなどの酒器をぶつけ合って音を鳴らす乾杯がよく行われます。それで宴が勢いづいて盛り上がりますが、フォーマルな場には適しません。理由は、フォーマルな場で用意されるグラスには高価なものが多いから。そのグラスが傷つかないよう、配慮しているのです。和文化研究家の三浦康子さんが紹介する、正式な乾杯の仕方は以下の通り。

乾杯の唱和とともに、グラスを目の高さに上げて
→ 周囲の人と目礼を交わす
→ 一口飲む
→ 唱和した人に目礼する
→ 周囲の人に目礼する
→ 静かにグラスを置いて拍手する

(引用元:All About|乾杯マナー、こんなときどうする?

では酒器をぶつけ合わせる乾杯をしてはいけないかというと、そんなことはありません。三浦さんによれば、ビアジョッキのように頑丈な酒器の場合は、適度に合わせてOKなのだそう。なお、乾杯の際は、目上の人よりも器が高くならないよう配慮すると、相手に敬意を伝えられますよ。

写真撮影の立ち位置

会食のあと写真撮影をすることになったら、気をつけたいのが立ち位置。それには世界共通のマナーが存在します。そのマナーとは、右側が上位・左側が下位になる「右上位」というもの。そのルールに従い写真撮影の立ち位置を決めていくと、中央→右→左→右→左……というかたちになります。つまり、最重要人物が中央、その次が中央右(カメラマンから向かって左)、その次が中央左(カメラマンから向かって右)、あとは右側(向かって左)、左側(向かって右)と中央から外側に向かっていきます。国際会議における記念撮影もこのルールです。

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このように、ビジネスの場には数々のマナーが存在します。しかし、もっとも大切なのはお互いが気持ちよく過ごせることです。『かもめ』『桜の園』等の作品を残した作家チェーホフは、マナーについて次のように語りました。

マナーというものは、ソースをテーブルクロスにこぼさないことではなく、誰か別の人がこぼしたとしても気にもとめない、というところにある。

(引用元:名言+Quotes|チェーホフの名言

また、イギリスのヴィクトリア女王は他国の王子が誤ってフィンガーボウルの水を飲んでしまったとき、恥をかかせないために自分もフィンガーボウルの水を飲んだといいます。こんな風にマナーを知りつつ、相手を思いやる行動を最優先できたら素敵ですね。

(参考)
名言+Quotes|チェーホフの名言
キャリアパーク|エレベーターの乗り降りの順番と上座下座のビジネスマナー
キャリアパーク|【部下から?上司から?】複数人で自己紹介する際の順番とマナー
All About|今さら聞けない、「名刺交換」のマナー
All About|乾杯マナー、こんなときどうする?
マイナビニュース|実践は約3割「乾杯時、グラスを下にする」マナー – 「みんな気にしてない」
LIG INC.|間違えるとアウトな席次12選【上座?下座?】
富士通|おさらいビジネスマナー
nanapi|ここで周りと差をつけろ!若手社員が飲み会で気をつけるべきマナー
NIKKEI STYLE|右と左どっちが上位? 国内外で違うマナーの常識
「トップ1%が実践している「一流」のマナー」, 日経ビジネスアソシエ, 2015年4月号, pp.60-65.