自分の意見を素早く整理! 生産的な会議のための『伝える力』の鍛え方

みなさんは、自分の意見をすぐにまとめることができますか?

例えば、職場の会議のとき。 意見を述べるよう求められたものの、結局何も答えることができずに話が進行してしまった、という経験はないでしょうか?

発言しそびれてしまい、会議にうまく参加できないこともあるでしょう。そういうときにサッと意見を述べられたらいいですよね。

そこで今回は、自分の意見を素早く簡単にまとめることができる方法についてお伝えしたいと思います。

なぜ自分の意見をすぐに答えることができないか

自分の意見がまとまらないと感じた時に考えられる原因は、「頭が真っ白になってしまう」、「自分の考えが言語化できていない」、「アイデアがありすぎて、どれを意見の核とすれば良いか分からない」などが挙げられるでしょう。

ここでは「頭が真っ白になってしまう」場合に焦点を当てて考えてみたいと思います。

マッキンゼーで14年間活躍し、最近は大企業の経営改革やオープンイノベーションなどにも積極的に取り組んでいる赤羽雄二氏によると、ただ準備不足であるか、言いたいことがあっても各部署の人間関係などが複雑に絡んでどのように説明すれば問題なく伝えられるか悩んでいる、ということが考えられるのだそう。

確かに、理解してもらうのに時間がかかりそうな意見であった場合は、上司の反応を気にして言わないでおくこともあるでしょう。しかし、素早く意見をまとめられるようになれば、そういった心配をしなくても済むのではないでしょうか?

何よりも大切なことは、その場で自分の意見をきちんと伝えることなのです。

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「ねぎま式メモ」を活用する

会議中であれば、メモを取ることがあると思います。

メモを取っているとき、他の人が言ったことをただ書き写す作業になってしまってはいませんか? それでは自分の意見を考える暇がありません。だからといって、自分の意見ばかり考えていては他の人のアイデアを聞き逃してしまいかねませんよね。

そこでオススメしたい方法が、メモを取りつつ自分の意見もきっちりまとめることができる「ねぎま式メモ」です。 これは、新聞記者、ライターとして活動を行なっている奥野宣之氏が提唱している方法であり、自分の考えをアウトプットする際に効果的に使うことができます。

ねぎま式メモのルールは以下のたった3つです。 1.「○」を書いて「聞いた話」を箇条書きでまとめる 2.「☆」を書いて「思ったこと」を箇条書きでまとめる 3.1と2を繰り返す

この方法を用いた意見のまとめ方を実践してみましょう。 例えば、新商品のラベルデザインを決定するための会議を行われているとき、ねぎま式メモであれば以下のようなメモ構成となります。

議題:新商品のラベルデザインについて ○周りに他の商品があっても目立つようにしたい。赤を基調とすべき。 ☆反対。商品のイメージと合わない。

○商品のイメージと合うように緑を基調とすべき。 ☆ほぼ賛成。ただし色は緑だけでなく青も入れたい。

このようにメモを取れば他の人のアイデアと同時に自分の考えを整理しておくことも可能です。

奥野氏によれば、ねぎま式メモを用いて常に発言者との架空問答を続けることで、自分の意見を作る力を鍛えることができるのだそう。もし突然、意見を尋ねられたとしてもメモに書いてあるため、焦る必要はなくなるでしょう。

*** この架空問答の繰り返しに慣れてきたら、相手に理解してもらいやすい説明や通りそうな提案も短時間で考えられるようになるはずです。みなさんもぜひ試してみてください。

(参考) 赤羽雄二著(2015),『頭が真っ白になりそうな時、さらりと切り返す話し方』,ベストセラーズ 石倉洋子著(2011),『グローバルキャリア: ユニークな自分の見つけ方』,東洋経済新報社 nikkei BPnet|情報整理術:第3回 自分の意見がその場でまとめられる「ねぎま式メモ」

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