皆さんの職場には、「この人、頭いいな」「この人は信頼できるな」と思わせられるような人はいるでしょうか?

“これまで築き上げてきた実績” や “普段の立ち居振る舞い” は、その人が知性的で信頼に足る人物かどうかを判断する大切な指標です。なかでも「話し方」は、非常に印象に残りやすい要素のひとつ。確かに、全然まとまっていない話を冗長に続ける人と、必要な内容だけテキパキ話す人を比べたら、後者のほうが良い印象であることは誰もが納得するはず。逆に言えば、ほかが良かったとしても、「話し方」が至らないがために周囲から認められないというケースも多々あるのです。

頭がいい人、信頼される人は、いったいどんな話し方をしているのでしょうか? 調べてみると、3つの特徴があることがわかりました。

1. 相槌に緩急をつけている

相槌を返すのは、相手との会話を続けるために必要なことです。しかし、ただ返せばいいと思っているのだとしたら、その考えは改めたほうがいいかも。上手な相槌は、相手に気持ちよく話してもらえる効果がある一方で、相槌が下手だと、相手は不信感を抱きかねません。コミュニケーション・コンサルタントの今井登茂子氏は、次のように述べています。

あいづちは、単に間を埋めるためのつなぎではなく、「あなたの話をきちんと聞いていますよ」という重要なサインです。誠意を感じさせるあいづちは、あなたの印象を何倍も良くし、相手に心を開かせる鍵となるのです。

(引用元:東洋経済オンライン|新人が周りをドン引きさせる言葉ワースト3

「はい」「なるほど」といった相槌を多く使っている人は特に注意です。適度に使えているのであれば大丈夫ですが、あまりに多いと相手は「この人はちゃんと話を聞いているのだろうか?」と疑ってしまうのだそう。また、特に新入社員の中には、敬語の使い方を誤って「なるほどですね~」なんて相槌を打ってしまう人もいるのだとか。それが繰り返されると、話しているほうは小馬鹿にされているような印象さえ受けてしまうのです。

では、どうすればいいのか。何も難しいことはありません。これまで “なんとなく” 相槌を打っていたのであれば、相槌に「強弱」を持たせることを意識すればいいのです。

話の中で要点だと思った部分、共感した部分には、遠慮なくゆっくり深く頷いたり何度も頷いたりするなど、反応に強弱を持たせましょう。(中略)「あなたの話をしっかり聞き、理解しようとしています」ということが伝わるよう、反応に緩急をつけてみてください。また、場に抑揚が生まれ、相手がより話しやすくなるという効果も期待できます。

(引用元:StudyHacker|「聞き上手」と「聞き下手」 決定的な差を生む7つの習慣。

沈黙を過度に恐れてはいけません。本当に重要だと思った部分や共感した部分に絞って、相槌を打つことを心がけてみてはどうでしょうか。

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2.「PREP法」を用いて単純明快な説明ができる

説明がだらだらと長いのも、その人の評価を下げうる要因です。もちろん、話す内容が増えれば、そのぶん話が長くなってしまうのは仕方がありませんが、工夫次第で印象を変えることは可能です。ビジネスコンサルタントの細谷功氏は次のように述べています。

ビジネスの場面では、「簡潔に説明すること」が求められます。しかし現実には、説明を聞きながら「結局何が言いたいの?」と思ってしまったり、話が長く、途中で会話を遮りたくなったりしたことはないでしょうか。
上記のような、「だらだら話す人」には、次のような特徴が挙げられます。

①結論がなく、自分視点
②話がいつ終わるかわからない
③話が時系列で、制限時間にかかわらず同じペースで話す

(引用元:東洋経済オンライン|地頭の良い人は「簡潔な説明」が上手すぎる

話がいつ終わるのかわからなければ、「この話はいつ終わるんだろう……?」と相手をヤキモキさせてしまいます。例えば、

「商品Aは、~~という御社の意向に沿う商品となっていまして、他社製品Bと比べると△△の性能が高いという利点がございます。また、〇〇という工夫をすることによって、性能に対してコストパフォーマンスも高いです。安心していただけるお値段なのではないでしょうか。この商品は絶対におすすめですよ」

という話し方は、相手に必要な情報はたしかに盛り込まれているものの、順番を考えずにつらつらと話しているだけであるため、少々わかりづらくなっていますよね。

説明を簡潔にするための方法としておすすめしたいのが、PREP(プレップ)法という文章構成のテクニック。PREPとは、Point(結論)→ Reason(理由)→ Example(具体例)→ Point(結論)という簡潔な説明の流れのことを表しています。PREP法を用いて先ほどの情報を簡潔にしてみましょう。

Point: 「商品Aがおすすめです」
Reason: 「なぜなら、コストパフォーマンスが高く、他社製品Bと比べて△△の性能が高いからです。〇〇という工夫も施しております」
Example:「そのため、実際にこの商品を導入した際には~~という利点があります」
Point: 「以上を踏まえまして、私はこの商品をおすすめします」

内容自体は同じですは、受け取る印象はだいぶ異なりますよね。

同じ内容を話していますが、受け取り方はかなり違うように感じられますね。不必要な情報を取捨選択したり、伝える順番を工夫することによって、その伝わり方は全く違うものになるのです。

3. 相手が伝えたいことを理解している

機転の利いた質問ができるかどうかも、知性や信頼感を与えるには大切なことです。逆に言えば、的を射ていない質問は、かえって「この人は自分の話を理解してくれていない……」と思われる原因になります

機転の利いた質問ができるかどうかは「リサーチ」の有無にかかっていると、『超一流 できる人の質問力』の著者である安田正氏は言います。安田氏によれば、相手が何を伝えたいのか、伝えるために何を主張しているのかという相手の頭の中を把握することが重要なのだそう。

具体的な場面を想像してみましょう。例えば、「上京したての大学新入生がマーケティング対象の家電の企画」会議を考えてみましょう。あなたは何か質問をしようと思い、「デザインがシンプルすぎる」ことを指摘し、「もっとゴージャスなデザイン」にすることを提案しようとします。すると、相手はあなたに失望してしまうかもしれません。なぜならば、その会議で肝となる「大学新入生が対象→ゆえに価格は抑えてリーズナブルに」という “真の意図” を理解していないように感じられてしまうからです。

このような場面の際には、「リーズナブルな家電であることを踏まえたうえで、デザインをもっとエッジをきかせて若い人の感性に訴えかけるようなデザインにしてみてはいかがですか?」というように、相手の主張の意図を読み汲んだうえで自分の意見を主張してみましょう。同じ内容の質問をしていますが、全く印象が違くなるはずです。

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「話し方」や「話すときの姿勢」には、あなたという人物像が映し出されます。この記事の内容を参考に、ほんの少しだけ意識することで、これまでうまくいっていなかったコミュニケーションがうまくいくようになるかもしれませんよ。

(参考)
東洋経済オンライン|新人が周りをドン引きさせる言葉ワースト3
StudyHacker|「聞き上手」と「聞き下手」 決定的な差を生む7つの習慣。
東洋経済オンライン|地頭の良い人は「簡潔な説明」が上手すぎる
StudyHacker|評価を「上げる人」「下げる人」の話し方。プレゼン順番の黄金法則 “PREP” ってなに?
東洋経済オンライン|「この人は頭がいい」と思わせる超簡単なコツ
ダイヤモンドオンライン|「あなたの説明は、わからない!」論理的に伝える3つのポイント