人手不足が大きな問題となっているいま、仕事の効率化やスピード向上はビジネスパーソンの重要課題です。そこでアドバイスをお願いしたのは、「行動分析学」を活用し、ビジネスパーソンの行動上の問題の解決を試みている明星大学心理学部教授の竹内康二先生。仕事のスピードアップのためのTipsを紹介してくれました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／玉井美世子
【プロフィール】
竹内康二（たけうち・こうじ）
1977年11月19日生まれ、北海道出身。明星大学心理学部心理学科教授。博士（心身障害学）。公認心理師、臨床心理士。専門は応用行動分析学。筑波大学博士課程修了後、明星大学専任講師、准教授を経て現職。学校や企業において、一般的な対応では改善が難しい行動上の問題に対して、応用行動分析学に基づいた方法で解決を試みている。「すべての行動には意味がある」という観点から、一般的に「なぜ、そんなことをするのかわからない」と言われる行動を分析することを目指している。著書に、『発達支援のヒント36の目標と171の手立て』（共生社会研究センター）などがある。
【ライタープロフィール】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
行動の最初にある「始発」をスケジュールに書き込む
仕事の遅さに悩むビジネスパーソンにもいろいろなパターンがあると思いますが、スケジュールの使い方がまずいというのはそのひとつです。
みなさんは、スケジュールを書き込むときに、その行動だけを意識していませんか？ 意外と見落としがちなのが、その前に必要な行動です。たとえば、ある特定の場所でなければできない行動ならば、当然ですが「その場所に行く」という行動を先にする必要があります。
このように、行動の「始発」ともいうべき最初のとっかかりを意識し、それをいかにスムーズにするかが大切なポイントです。なぜなら、行動とは、「始める」のが最も難しいものだからです。おっくうに感じていた作業も、重い腰を上げて始めてしまえば、興に乗って調子が出てきてどんどん進んだという経験はほとんどの人にあるのではないでしょうか。
ですから、仕事が遅い、やるべきことになかなかとりかかれないと悩んでいる人の場合、たとえばパソコンを使う仕事をするのであれば、極端な話、「パソコンを起動する」という行動をスケジュール帳に書き込んだっていいくらいです。行動を細分化し、行動の最初の最初にあるとっかかりを始めることを強く意識するのです。
スケジュールの使い方からは話が少し離れますが、この例であればパソコンを起動したらなんらかのご褒美を自分にあげてもいいでしょう。多くの人は、仕事など「なにかを終えたら自分にご褒美をあげる」と考えます。
でも、行動は連鎖しています。ある行動があって次の行動が起こるというふうに何十何百とつながってひとつの活動が成立するのです。そして、そのなかにはボトルネックになる行動も含まれます。ボトルネックとは、「そこさえ乗りきれたら全体がスムーズに速く進むのに、なかなか乗りきれない」という部分です。
そして、そのボトルネックになる部分が、とにかく行動全体の始発に多いのです。だからこそ、その始発をきちんとこなせたら、その時点でご褒美を自分にあげることが有効になるわけです。
ToDoリストの付箋は、勢いよくゴミ箱に投げ捨てる
また、ビジネスパーソンなら多くの人が使っているToDoリストの使い方にもコツがあります。
会社経営者から「ある社員の仕事がなかなかはかどらない」という相談を、私が受けたケースを紹介しましょう。その社員は、パソコンのディスプレイにToDoリストとしてたくさんの付箋を貼っていました。私が「これ、全部終わっていないのですか？」と聞くと、「終わったものもある」と答えます。
もしかしたら、同じような仕事が繰り返されるパターンがあって、「また同じ作業を依頼されるだろう」と考え、そのまま残していたのかもしれません。でも、手間かもしれませんが、きちんと付箋をはがしてから、また同じ作業を頼まれたときに新たに付箋を貼るようにしなければなりません。
なぜなら、そうすることで「強化子」が得られるからです。強化子とは、私が専門とする「応用行動分析学」において、「ある行動に後続して生じることで、再びその行動が起きやすくなるような刺激や出来事」のこと。ある食べ物を食べた結果、「おいしかった」と感じたら、また食べたくなります。この「おいしかった」という刺激が強化子です。
ですから、付箋をはがすときにも、ただ単にはがすのではなく、たとえばゴミ箱に勢いよく投げ捨てるといった、自分なりに気持ちよさを感じられるやり方が有効です。「その気持ちよさをまた味わいたい！」という気持ちが、次のやるべきことに自分を向かわせてくれるからです。
あるいは、付箋をはがして捨てるタイミングで、心のなかでいいので「忙しいのによくやった！」「いつもより速くできたぞ！」といった言葉を自分にかけてもいいでしょう。それもまた、強化子となりえます。
いずれにせよ、ToDoリストを消すときに、自分なりに気持ちよさを感じられる行動をするよう心がけましょう。
集中力維持のため、15分ごとにご褒美を用意する
最後に紹介するのは、集中力を維持する方法です。集中できるかどうかで仕事をこなすスピードが変わるのは言うまでもありませんよね。
でも、私たちは意外なほど短い時間しかひとつのことに集中できません。その時間は、15分ほどだと言われています。ですから、集中が切れるタイミングで、やはり強化子を配置することがポイントです。
特に、「この仕事はなかなか進まないんだよな……」というような手ごわい仕事に臨むときには、強化子を配置するスパンを15分より短くしてもいいでしょう。私の場合、そういう仕事をするときにはポテトチップスを用意して、5分おきや10分おきなど時間を決めて1枚ずつ食べるようにしています（笑）。
ただ、ここまでに紹介した方法をみなさんが試してみても、なかなかうまくいかないことだってありえます。でも、そこで再チャレンジして、うまくいく工夫を自分なりに見つけていくことが大切です。つまり、いわゆる「レジリエンス」を身につけるべきなのです。レジリエンスとは、失敗して落ち込んだときに、再び立ち上がる力です。
まじめな人ほど、「きちんと集中しないといけない」「集中力が切れたら駄目だ」と考えます。でも、先にお伝えしたとおり、集中力は意外なほど短時間しか維持できません。そうして集中力が切れたときに、「自分は駄目だ……」と落ち込んでしまうのは仕方ないでしょう。
でも、たとえ落ち込んでも、「今度はこんな工夫をしてみよう！」というふうに何度でも立ち上がればいいのです。何度落ち込んでも再び立ち上がってチャレンジを続けられたなら、いずれは目標を達成することができます。
そして、レジリエンスを高めるためには、「セルフ・コンパッション」を意識的に行なってみてください。私たちは、家族やパートナーなど、自分にとって大切な人が落ち込んでいるときには、励ましたり慰めたりしようと、「大丈夫だよ」「けっこうできてたよ」「そんなに気にしなくていいよ」といった声をかけます。でも、そういう言葉は自分に対してはなかなかかけていません。
自分自身も、自分にとって大切な人のひとりです。だからこそ、そういった励ましや慰めの言葉を自分にもかけてあげましょう。これが、セルフ・コンパッションであり、集中力の維持などあらゆる場面で自分を支えてくれる、レジリエンスを高める方法のひとつです。
【竹内康二先生 ほかのインタビュー記事はこちら】
疲れていて30％の集中力しかないときでも「やるべきことに確実に着手できる」科学的方法
専門家が解説「先延ばしせず勉強できる人」になるための強力な方法。大切なのは「○○の振り返り」
