年度始めは、引き継ぎや新しい仕事に慣れるためになにかと忙しい時期。そんな繁忙期こそ、残業を圧縮する習慣に取り組んでみてはいかがでしょうか。
連載第14回目は、長時間残業を生み出す「10の悪い習慣」について説明していきながら、それらにまつわる38のチェックポイントをご紹介します。まずは、自分の残業のボトルネックになっていると思われる「悪い習慣」を3つ程度に絞り、チェックポイントと照らし合わせながら働き方習慣の改善に取り組んでください。
悪い働き方の習慣は、その原因さえわかれば8割は解決します。残業や低い生産性を生み出すパターンの根本をここで突き止めてください。
構成／岩川悟（slipstream）
悪い習慣1 目先の仕事に常に追われている
緊急な仕事をこなすばかりで、成果をあげるための仕事ができていない。消防署の仕事で例えるならば、消火活動ばかりに追われて、防火活動ができていない状態です。成果を最大化するための「緊急じゃないけど価値ある仕事」はなにかを決めて、その仕事を優先する必要があります。
◆チェックポイント
- いわれたことだけが仕事だと考えている
- 目先の時短や効率化に必死になる
- 評価されない努力に明け暮れる
- 出たとこ勝負になり本番で混乱する
- 他人のフォローに時間が取られている
悪い習慣2 だらだらと残業を繰り返す
退社時間を決めておらず、いつもどおり21時に退社するリズムを繰り返してしまう……。こういった「いつもどおり」の残業、低集中パターンは簡単に抜け出せません。「鶏が先か、卵が先か」の議論で、仕事が多いから帰れない。早く帰らないから睡眠がとれず集中力が低下していく――。だらだら残業を繰り返すという悪循環になります。
◆チェックポイント
- 「17時からが勝負！」になっている
- 自分との約束をすぐに破る
- 終わらない仕事を深夜に回す
悪い習慣3 夜に集中する悪いリズムになってしまう
いちばん重要な仕事を後回しにして、夜、必然的に退社できない。また、日中に深く集中できないから夜にやっと集中するリズムが身についている。このようなパターンを繰り返すと残業のサイクルから抜け出せません。朝の頭脳生産性は夜の3倍といわれます。朝に集中するリズムをつくり出すことが重要な解決策となります。
◆チェックポイント
- ギリギリに出社し、仕事に追われている
- 緊急の仕事に振り回される
- 朝いちばんはメールチェックからはじめる
悪い習慣4 余計な仕事を抱え込む
メールチェック、資料作成、長時間会議……これらは時間浪費となる「3悪業務」です。また、休憩時間が長かったり、探し物に時間がかかったり、いい人になって断れず抱え込む仕事により生産性は低下していきます。「本当にこの仕事は必要だろうか？」と改めて自らに問いかけ、仕事にも思い切った断捨離が必要です。
◆チェックポイント
- ロスタイムが長い
- メールの時間が長い
- 過剰な情報を資料に盛り込む
- 1日が会議で潰される
- 仕事を抱え込んで疲弊する
悪い習慣5 いつもの非効率なやり方に固執する
わたしたちは、慣れた仕事だとほぼ無意識的に「いつもどおり」のやり方とペースを繰り返します。疑いもせず、ごくあたりまえに――。そして、新しい効率的なやり方に目を向ける機会を失います。より生産的に働く人の仕事のやり方を観察したりヒアリングしたりしてみましょう。そこに、思わぬ発見があります。
◆チェックポイント
- いつものやり方に安住する
- ルーティン業務でエネルギーを消耗する
- 仕組み化の発想がない
悪い習慣6 ゴールを決めずに着手する
上司から依頼された資料作成があったとします。つい、情報をあれこれ詰め込んでいくと膨大な量になって、完成までに3日かかってしまった。残業を繰り返して作成した資料を上司に見せると、「ここまで必要なかったのに」といわれる始末。なんとなく仕事をスタートすると無駄な努力に時間を費やします。ゴールイメージを明確に定義してください。
◆チェックポイント
- プレゼンが独りよがりで相手に響かない
- 議論がダラダラ終わらない
- 行き当たりばったりで資料を作成する
悪い習慣7 雑務から手をつける
オフィスについたら、郵送物の開封や社内の申請書作成など優先度の低い仕事から手をつけてしまいがち。朝たっぷりあると思っていた時間は、夕方になると有限だったと気づくものです。朝いちばんから最重要の仕事に着手する。これが時間活用の肝です。
◆チェックポイント
- 仕事の不安を残業でまぎらわせる
- 仕事に優先順位がない
- 手放すべき仕事が決められない
悪い習慣8 あれもこれも同時に手をつけて中途半端になる
マルチタスクとは、同時にあれこれ仕事に手をつけること。カリフォルニア大学アーバイン校の研究では、「一度注意がそれると、集中力を取り戻すには23分かかる」といわれています。また、マルチタスクで仕事をすると最大40％程度、作業効率が落ちてしまうとされます。脳がもっとも高い集中力を発揮するのは、シングルタスク、シングルモードのとき。一度にひとつの仕事に取りかかることで、高い集中力を発揮でき、生産性が高まります。
◆チェックポイント
- 複数の仕事に意識が分散している
- ダラダラと緊張感なく仕事をする
- 頭が雑念にまみれている
- 集中できない環境でひたすら仕事を続ける
悪い習慣9 突発の仕事に振り回される
メール、電話、上司からの急な依頼、トラブル対応……。この突発業務が問題なのは、自分で100%コントロールできないことにあります。それらは予測不能なプランではなく、緊急対応が求められます。突発で依頼された仕事を無下に断るのは得策ではありませんが、いわれるままに対応し、御用聞きのような存在と認識されて仕事のリズムを崩すことは避けたいところです。
◆チェックポイント
- 返答を保留して仕事が遅れる
- 「即対応したい」衝動に負けてしまう
- 突発に邪魔されて元の仕事に戻れない
- 突発業務の穴埋めのために会社に残る
- 突発業務を増やす悪循環にはまる
悪い習慣10 仕事の先延ばしをしていつもギリギリな状態
重要な資料作成や報告業務を先延ばしにして、ギリギリに対応する結果、不十分な内容になったり、ミスが発生したりします。これが新しい問題を生み、「火消し」に追われて、重要業務がますます後ろ倒しになっていくという悪循環を招きます。前倒しで仕事を済ませるために、初動を早くする、すぐやる習慣が重要です。
◆チェックポイント
- 気が重たい仕事を先延ばしする
- 複雑な工程の作業に時間が取られる
- モチベーションが高まるまで手をつけない
- 時間がなかったと言い訳する
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以上、「10の悪い習慣」と38のチェックポイントをご紹介しました。わたしが推奨したい改善策は、1週間に3つ程度の悪い習慣に絞っていくことです。あれもこれも同時にやろうとするとなにもできないという結果に陥りがちですから、少しずつ改善していくよう心掛けてください。
【今回の習慣化ルール】
- 働き方の習慣は悪い原因をつかめば8割は解決！
- 「10の悪い習慣」を自分の仕事にあてはめてみる
- 改善策を3つに絞って毎週解決する
【プロフィール】
古川武士（ふるかわ・たけし）
1977年3月20日生まれ、大阪府出身。習慣化コンサルティング株式会社代表取締役。関西大学経済学部卒業後、日立製作所などを経て2006年に独立。ビジネスコーチングの経験から「習慣化」がビジネスパーソンにとって最も重要だと考え、日本で唯一の習慣化をテーマにしたコンサルティング会社を設立。独自の習慣化理論・技術を基に、個人コンサルティング、習慣化講座、企業への行動定着支援をおこなっている。『図解 マイナス思考からすぐに抜け出す9つの習慣』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）、『成果を増やす 働く時間は減らす 高密度仕事術』（かんき出版）、『こころが片づく書く習慣』（日本実業出版社）など、著書多数。
