仕事でも勉強でも、目標を達成するには上手な時間管理が必須です。たしかに、ちょっとぐらいはダラダラ過ごしたとしても、それなりに物事を続けていれば多少の上達は見られるかもしれません。しかし、限りある時間に意識を向けている人と向けていない人とでは、やはり結果に大きな差が出ることでしょう。
今回は、人生において最も有用なスキルのひとつだといっても過言ではない「タイムマネジメント」が上手になるコツを5つご紹介します。
1. 目標を明確にする
まず大切なのは、「何を達成したいのか」を明確にすることです。頭の中ではわかっているという人も多いかもしれませんが、それだけでは充分ではありません。紙に書いて可視化することで、より達成しやすくなりますよ。
そこで、「目標は何なのか」「いつまでに達成したいのか」「なぜそれを達成したいのか」を紙に書き出してみましょう。たとえば、漠然と「お金持ちになりたい」と思っているのであれば、「～～をするために、〇年までに△△円貯めたい」などと具体的に記載することが必要です。
ハーバード大学の研究によると、目標設定をしている人は、そうでない人に比べ、成功する可能性が2倍になるのだそう。また、目標を書き出している人は、さらにその5倍（つまり、目標のない人に比べると10倍も！）成功しやすいのだとか。キャリアだけでなく、健康や人間関係、趣味など、人生に関わることすべてにおいて目標を持つことをおすすめします。
明確な日程や細かい内容まで記載することで、頭の中でぼんやり思い浮かべているよりも、はるかにタイムマネジメントがしやすくなりますよ。
2. 計画を立てる
目標が明確になったら、次は計画を立てましょう。上手なタイムマネジメントには、計画を立てることが必須です。
たとえば、1年後に達成したい目標があったとすれば、そこから逆算して、日々の細かい “TO DO” を計画しましょう。つまり、設定したゴールに対して、1ヶ月ごと・1週間ごと・1日ごとに「どのような行動をするのか」細分化するのです。
ここでは仮に、1年後の目標を「ブログのPV数を月間10万PVにする」とします。この目標を細分化してみましょう。
まず、この目標を達成するためには「1ヶ月後に少なくとも5,000PVを達成」するべきで、そのためには「1週間で8本記事を書く」ことが必要と判断しました。そこで今日やるべきことは、「記事を1本書き上げてアップすると同時に、明日書く記事の構想を練る」となります。
このように、目標を掲げることで、今日は何をするべきかが見えてくるでしょう。また、1ヶ月後や1年後に、今日書いた目標を見返すことで、どの程度達成できているかも可視化されます。
心理学者のデビッド・コーヘン氏いわく、TO DOリストが効果的である理由は、次の通り。
- まず、書き出すことで複雑な人生が整理され、不安が減る。
- そして、リストがあることでやるべきことの枠組みが作られる。
- 1週間後・1ヶ月後に振り返ったときに、自分が達成したことが明確にわかる。
目標達成のための行動を書き出すことで、自分がどこに向かっているのかを見失わずにいられます。また、小さな歩みであったとしても、毎日「着実にゴールに近づいている」という実感が湧いてくるので、モチベーションが高まるというメリットもありますよ。
逆に、いつまでも計画を立てられないと、日々の小さなタスクがどれほど大切かに気づきにくいのです。
3. 優先順位をつける
作家で経営コンサルタントのスティーブン・R・コヴィー氏は、著書『7つの習慣』の中で、タイムマネジメントのコツを、タスクの「重要度」と「緊急度」に基づいて説明しています。
タスクは、以下の通り4つのセグメントに分けることができます。
セグメント1：【重要】かつ【緊急】なこと（＝非常事態）
セグメント2：【重要】だけれども【緊急】ではないこと（＝長期的ゴール）
セグメント3：【重要】ではないけれども【緊急】なこと（＝気が散ること）
セグメント4：【重要】ではなく【緊急】でもないこと（＝時間の無駄）
そして、できる限りセグメント2に多くの時間を費やし、セグメント4の時間を少なくするのが目標とのこと。
たとえば、1年後のTOEICで900点をとるために1時間勉強した（セグメント2）、職場で発生したクレームの対応に30分かかった（セグメント1）、気づいたらテレビを3時間観ていた（セグメント4）などです。
これを1週間分書き出してみると、自分がどれくらい重要なタスクに時間を使っていて、どれくらい無駄な時間を過ごしているかが見えてきますよ。
4. 後回しをやめる
面倒なことや苦手なことは、ついつい後回しにしてしまう……。誰にでも経験はあるでしょう。嫌なことを延期させるのは、タイムマネジメントの大敵です。
たとえ、目標を設定し、計画を立てて優先順位をつけても、やらなければならないタスクをいつまでも延期していては、ゴールを達成できません。それだけでなく、性格にもネガティブな影響が出るようです。
1980年代から「後回し」について研究をしている、デポール大学教授 ジョゼフ・フェラーリ氏によると、延期グセのある人は、そうでない人に比べて自信がなく、エネルギーがなく、憂鬱な気分になりやすいと説明しています。
では、どのようにして、この誰もが陥りやすい「後回し」を避けることができるでしょう？ おすすめは「15分ルール」です。
この「15分ルール」とは、気の進まないタスクを15分だけやってみるというもの。スマートフォンのタイマーで15分セットし、取りかかってみましょう。いったんやり始めてみると、予定よりも長く続けられるものですよ。
5. 頻繁に小休憩をとる
174カ国で14万人以上のユーザーを持つ時間管理アプリ『DeskTime』の調べによると、最も生産性のあるトップ10%の人たちは、52分働くごとに17分間の休憩を入れているようです。
休憩中はメールを開いたりはせずに、おやつを食べたり、散歩をしたり、本を読んだり、猫の動画を観たりと、仕事から離れてリラックスすることが大切なのだそう。
完全にまねするのは難しいかもしれませんが、要は、頻繁に休憩を取るほうが、根詰めすぎるよりも効率が上がり、スムーズにタスクを達成できるのです。
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「時間が足りない」と嘆いている人や、「何から始めたらいいかわからない」と思っている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
なお、「あなたが目標達成できない理由9個と目標達成方法7選」では、目標を達成する具体的な方法を詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
（参考）
sidsavara.com｜Why 3% of Harvard MBAs Make Ten Times as Much as the Other 97% Combined
Guardian｜The psychology of the to-do list – why your brain loves ordered tasks
スティーブン・R・コヴィー（2011）,『7つの習慣』,キングベアー出版
Vox｜Procrastination is bad for your health
DeskTime｜The secret of the 10% most productive people? Breaking!
【ライタープロフィール】
Yuko
ライター・翻訳家として活動中。科学的に効果のある仕事術・勉強法・メンタルヘルス管理術に関する執筆が得意。脳科学や心理学に関する論文を月に30本以上読み、脳を整え集中力を高める習慣、モチベーションを保つ習慣、時間管理術などを自身の生活に取り入れている。
