仕事で忙しく、スケジュールにいつもゆとりがない。
自分のためだけに使える時間が、なかなか見つからない
毎日のハードスケジュールを、若さだけで乗り切っている。
そんな方におすすめしたいのが、3色ボールペンを活用したスケジュール管理術です。これは、「赤・青・緑の3色」で手帳に予定を書き込む方法なのですが、なかでもキモになるのは「緑」の予定の入れ方。詳しくご紹介しましょう。
そもそも「3色ボールペン情報活用術」とは？
「3色ボールペン情報活用術」を聞いたことがある方も多いでしょう。これは、明治大学教授の齋藤孝氏が提唱する、情報収集や読書の方法です。
この方法では、本や文書を読むときに、3色の線を引きながら読み進めます。色分けの基準は、「客観的に見て最も重要な箇所」が赤、「客観的に見てそれなりに大切な箇所」が青、「主観的に見ておもしろいと感じた箇所」が緑です。
齋藤氏は「情報を整理し、活用する」ためにこの方式を作り上げました。「活用」とは、集めた情報をすぐに使える状態にしておくこと。3色の線を引きながら読むと、本の情報に意味づけができるので、考えを深めたり実践に移したりといったことがしやすくなるのです。
この方法は、勉強術としても応用（「読書にも勉強にも効果あり！ 齋藤孝氏おすすめ「三色ボールペン活用術」を京大生が試してみた。」をお読みください）できるほか、スケジュール管理にも応用することができます。
3色ボールペンを活用したスケジュール管理法とは？
齋藤氏は、手帳に予定を書き込む際にも3色ボールペンを使い、予定の重要度によって下記の色分けをするそうです。
- 最も重要な用事：赤
- まあ忘れてはいけない用事：青
- 趣味的にやる用事：緑
「赤」には、絶対にやらなくてはならない仕事や、全力で取り組まなくてはならない用事が当てはまります。仕事なら、プレゼンや取引先との大事な商談、重要書類の作成など。学業なら、レポートの作成や試験などでしょう。
「青」には、それほど力を入れなくてもできる用事が入ります。報告書の作成やセミナーへの出席などはその一例です。
「緑」の予定には、遊びやリラックスのための用事、ストレスのかからない用事が当てはまります。テレビを見る、映画鑑賞をする、カフェでゆっくりする、などが入りますね。
予定を3色で分けると、それぞれの予定の重要度に差をつけることができます。そのため、手帳を一目見ただけで「この日は忙しくなりそうだから、体調に気をつけよう」といったことがわかりやすくなるのだそう。すべての予定を黒字で書き込む場合では、パッと見ただけではここまでの判断はできませんよね。色分けによって予定に意味を持たせると、スケジュールの整理と活用が同時にできるというわけです。
特に大切なのは「緑」の予定を入れること
これら「赤・青・緑」の予定の中で、齋藤氏が特に意識して組み込むようにしているのが「緑」の予定なのだそう。ここでポイントとなるのが下記の2点です。
1. 手帳は1週間単位でつける
齋藤氏いわく、1週間という期間は体にとって自然なリズムであり、行動を整えるのにはちょうど良い期間。そこで、1週間単位で予定を立て、それを事前に把握するようにしていると言います。
齋藤氏は、1週間のスケジュールをF1レースのコースに例えています。F1レーサーは、事前にコースを頭に叩き込んだうえで、どこでアクセルを踏みどこでハンドルを切るか決めているもの。それと同じように、1週間の予定を事前に把握し、どこで全力を出しどこで力を抜くかを決めておくことで、心身に必要以上の負荷をかけないようにしているのです。
2. 1日に1つは「緑」の予定を入れる
齋藤氏は、1日に1つは「緑」の予定を組み込むことを意識しているそう。一見、それほど大事ではなさそうに思える「緑」の予定ですが、齋藤氏いわく、コンディション管理のためには一番重要な色。重要な用事のためにフル回転し続けていては、心身がもたなくなってしまうからです。
自律神経の観点からも、「緑」の予定の重要性は説明できます。精神科医の奥田弘美氏によると、過緊張になりやすいときほどリラックスの時間が必要だとのこと。というのも、齋藤氏の言う「赤」や「青」の予定が多いと、心身を緊張させる交感神経が強く働き過ぎてしまうからです。
自律神経は、交感神経と、心身をリラックスさせる副交感神経がバランスをとることで正常に機能するもの。交感神経が働きすぎると自律神経のバランスが崩れ、メンタル不調や体調不良の原因になります。
この問題を解消するのが、副交感神経を優位にさせる「緑」の時間。リラックスする時間を意図的につくることで、自律神経が整い、コンディションが安定するのだそう。毎日「緑」の予定を入れることに抵抗がある方もいるかもしれませんが、そうしないことは逆に損なのです。
実際にスケジュールを3色で色分けしてみた
筆者もこのスケジュール管理法を1週間試してみました。齋藤氏は能率手帳シリーズを使うことをすすめているのですが、筆者は持っていないため、同じようなフォーマットを再現して実践しました。行なった手順はこちらです。
- 4月12日(日)、そのときにわかっていた「4月13日(月)～19日(土)の1週間分」のスケジュールを3色で書き出しました。
- 1日が終わるごとに、下記の印を書き足しました。
「予定に沿って行動できたもの→マル」
「予定通り行動できなかったもの→バツ」
「予定外で行なったもの→波線」
手順2は、実際の行動を記録に残すために自分なりにアレンジした部分です。なお、この週はテストの期間とかぶっていたため、テストが終わるまでリラックスの「緑」はあえて入れませんでした。
スケジュールを3色で管理してみた感想
1週間単位での管理は、やっぱり効果的
テスト期間だったということもあり、ある程度スケジュールがきつくなることは想定できていました。予定を立てた段階で、テストが終わるまでは体力を温存しながら行動していく心積もりができていたと思います。つまり、齋藤氏の言う「1週間単位でのシミュレーション」の効果はきちんと得られたということです。
「緑」の予定の重要性を実感
13〜16日の間に「緑」の予定を入れなかったことは、あえてそうしたとはいえ、精神的につらいものがありました。たとえ忙しい期間であっても、少しでいいからリラックスの時間を取り入れたほうがよかったのではないかと感じました。
これに関連して、齋藤氏は「赤と青」の予定で占められていないスケジュールの余白を「緑」の予定として囲うことがあるそうです。目的は、リラックスや好きなことのために使える時間をはっきりとビジュアル化するため。齋藤氏のように超多忙な人であっても、重要度の高い予定の間には必ず余白が存在します。齋藤氏は、そんな時間を大事に使うことで、生活にメリハリをもたらしつつ疲労調整をするそうです。
そこで筆者も、「この1週間、緑で囲える余白は本当になかったのか」を振り返りました。すると、次の画像のように、1日に最低1回は緑で囲える箇所があったのです。
忙しい期間であっても、ほんのすき間の時間にちょっと雑誌を読んだり好きな音楽を聴いたりしてリラックスする時間を取ることはできたのだなと、あとになってわかりました。
ほかの人との予定調整にも役立つ
18日の夜には、最近流行りのZoom飲み会を設定しました。これは12日の段階で、1週間分のリラックス目的で企画したものです。週末の当日になって友人と会おうとしても急には難しいものですが、あらかじめ1週間分の予定を決めておいたので、友人との予定調整がしやすくなるメリットもあるなと感じました。
＊＊＊
齋藤氏いわく、「仕事は自分から呼び込むものだ」という哲学を持っているそう。それに必要なのは、いつならば余裕があり、いつ作業に集中するべきかを知ることだと言います。私たちも、事前のシミュレーションを重ねて、仕事を呼び込める人材になりたいものですね。
（参考）
齋藤孝（2003）,『三色ボールペン情報活用術』,角川書店.
齋藤孝（2008）,『心スッキリ、アイデアひらめく 齋藤孝の30分散歩術』,実業之日本社.
齋藤孝（2010）,『筋（すじ）を通せば道は開ける フランクリンに学ぶ人生の習慣』,PHP研究所.
齋藤孝（2015）,『「疲れない身体」をつくる本 あらゆるストレスをため込まない毎日の習慣』,PHP研究所.
齋藤孝（2016）,『アイディアの神が降りてくる「3」の思考法』,朝日新聞出版.
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【ライタープロフィール】
渡部泰弘
大阪桐蔭高校出身。テンプル大学で経済学を専攻。外出時は常にPodcastとradikoを愛用するヘビーリスナー。
