みなさんは、同僚や友人に「話が長い」、「何が言いたいのか分からない」と言われてしまったことはありませんか？
そのように言われたことはなくとも、聞いているはずの相手が上の空だったり、途中でスマホを見始めたりするという状況に覚えがある方は、もしかすると話が長いのかもしれません。
ビジネスを始めとするさまざまな場面において、話を分かりやすく相手に伝えられるというのはとても強力なスキルです。そこで今回は、話を短くまとめられるようになるコツについてお伝えします。
仕事における「伝える力」の重要性
相手の理解度に合わせて説明の仕方を変えたり、説得力のある言葉で物事を伝えたりすることができる能力は、仕事を行う際にとても重宝されます。
株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役社長である桐生稔氏によれば、話の分かりやすいビジネスパーソンは得てして重要な部分を特定する要約力が身に付いているのだそう。
できるビジネスパーソンとして「伝える力」を養うには、話を短く分かりやすくまとめるスキルが必要不可欠なのです。
「話が長い」ことの原因とデメリット
ついつい話が長くなってしまうのは一体どうしてなのでしょうか？
例えば、あれこれと全てを説明しようとして話が長くなってしまうということがあるかもしれませんね。もしくは、言いたいことが自分の頭の中でまとめられていないために長くなってしまうということも考えられるでしょう。
そういった理由で話が長くなってしまうと、自分の伝えたいことがきちんと伝わらないだけでなく、せっかく得た相手の時間を無駄にしてしまいます。その相手がもし自社の取引先であったとしたらどうでしょう。もしかすると、契約を渋られてしまうことになるかもしれませんよね。
つまり、話が長いことはデメリットでしかないのです。
話を短くまとめられるようになるメリット
では、話を短くまとめることにより得られるメリットを挙げてみましょう。
まず、同じ時間でも相手により多くの情報を伝えられるという点が考えられます。だらだらと話している割に中身のない話だったと思われずに済むのです。
また、話が適度にまとめられていると、相手は飽きることなく話の内容に集中できるため、話し手の印象が上がるというメリットもあります。話を短くまとめるには、話す内容について自身がきちんと理解していなければなりません。それができているということは、必要な論理的思考力や表現力が話し手に備わっていることの証明になるのです。
ドクターユキオフィス代表取締役社長である臼井由妃氏は、「話の長さと年収は反比例する」と伝えています。つまり、成功者と呼ばれるような人ほど話が明瞭で簡潔であると言えるでしょう。
話を短くまとめられるようになるコツ
私たちはどうすれば話を短くまとめられるようになるのでしょうか。具体的な方法をご紹介します。
1.余計な一言を入れない 話すのが苦手だからといって、「実は話し下手でして、多少分かりにくいところがあるかもしれませんが……」などと前置きをしてしまうのは良くありません。「あの……」や「えっと……」というフレーズもできるだけ避けたいものです。
本筋とは関係のない前置きをすると、話が長くなるだけでなく、話し手の伝えたいことが曖昧になってしまいます。また、聞いている相手はそういった自信なさげなフレーズを使う話し手を見ているうちに、聞くのが面倒だと感じるに違いありません。余計な一言を入れないことで、簡潔な説明を行うことができるのです。
2.例え話を入れすぎない 聞き手が話を理解しやすいよう、途中で例え話を用いたりすることもしばしばあるでしょう。しかし、多すぎる例え話は考えものです。話を分かりやすくするつもりが、むしろややこしくしてしまいかねません。
例え話が多ければ多いほど内容はどんどん脱線していき、結局話が長くなってしまいます。1つの話題につき、例え話は多くても2つまでに収めておくと良いでしょう。
3.内容を箇条書きにする 実際に話をする前に、紙に話す予定の内容を箇条書きで書き出してみましょう。そうすることで、全体の構成を簡単に見直し、頭の中をすっきりと整理することができます。
また、話す時に箇条書きのメモを持っておけば、必要な情報以外のことをぺらぺらと話して長くなってしまうこともありません。淡々と話す姿はきっと相手に好印象を与えるでしょう。
＊＊＊ できることなら、話している場面を誰かに撮影してもらい、客観的に自分の姿を確認してみてください。そうすれば、話をよりうまくまとめられるようになりますよ。
（参考） 東洋経済ONLINE｜話が「長いだけの人」と「短くまとまる人」の差 マイナビウーマン｜話の内容をうまくまとめる方法とは？「要点を箇条書き風にして、数字は簡潔に」 NIKKEI STYLE｜話の長さと年収は「反比例」、成功者はどう話す？ ハフィントンポスト｜話が長い！を解決する5つのステップ INSIGHT NOW!｜【その場で話をまとめる技術】
