効率的に物事を進める方法としてよく挙げられるのが「To-Doリスト」の利用。確かに、うまく使えれば、仕事も勉強もはかどるだろうな……とは思いますよね。しかし、「うまく使う」ということが困難。実際にTo-Doリストを使ってみても効果が出ない、という人も案外いるのではないでしょうか?

To-Doリストは、単にやるべきことの羅列で終わってしまってはその力を発揮しません。今回は、To-Doリストの使いこなし方を一から説明します。また、意外と知られていない「Not-To-Doリスト」についてもご紹介。これらをうまく使うためのコツをしっかりおさえましょう。

To-Doリストの書き方

To-Doリストに書かれている項目があまりに多いと、逆にやる気を失ってしまいますよね。うまくTo-Doリストを作るコツは、リストを一つにまとめるのではなく、数個に分けること。自分に合った基準で分けると良いでしょう。例えば、締め切り順で「一週間以内」「一ヶ月以内」「長期的に達成していくもの」に分けるもよし、「勉強」「仕事」「趣味」といった具合に分けるのもよし。自分が把握しやすいように分けましょう。

キーポイントは、かかると思われる時間を明示しておくこと。これが予定を立てる際に役立ちます。さらに、その項目で何を達成したいかを明記してみましょう。例えば、次のよう。

Aさんとのミーティング(30分)- 来月の企画で何人の客を集められるか目処を立てる
報告書の作成(30分)- 顧客Bからのクレームについて上司への報告書を作成

するべきことだけでなく、かかる時間と事柄の中身までがはっきりし、より実践しやすくなります。

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To-Doリストを書くときの注意事項

一日毎にTo-Doリストを作成する、という人もいますが、なかなか続けにくいという人もいるでしょう。そんな場合は、一週間ごとのTo-Doリストを作るのがオススメです。

少し視点を長期にのばすことで、今週の進み具合を確認しながら一週間を過ごすことができますし、さらにその先のことまで考えることも可能になります。その際、毎週毎週後回しになってしまっている項目がないか確認してください。もしあれば、何か原因があるはず。その原因を突き止めることが必要です。

もし、毎日To-Doリストを作りたいのならば、夜に書くのがオススメ。翌朝起きた時から、今日は何をするべきかわかっているので、計画を立てるための時間を取る必要が無く、一日の時間を有効に使うことができます。

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合わせて活用したい、Not-To-Doリスト

「Not-To-Doリスト」というのはズバリ、するべきでないことを書き上げること。するべきことをきちんと整理しているはずなのに、なかなか前に進まない、ということもあると思います。もしかするとそれは、「するべきでないこと」が明確になっていないからかもしれません。

例えば、以下のようなNot-To-Doリストを作ることができます。

・Twitterを1日3回以上見ない、呟かない。
・21時以降は仕事をしない。
・二度寝はしない。

Not-To-Doリストに書く項目は、このようなほんの些細な項目でも良いのです。To-Doリストの進み具合を阻害する可能性のあるものは遠慮なく書きましょう。これは自分の目標にとって重要か? これをしても効率的に仕事できるのか? などを考えながら書くのがコツです。

また、Not-To-Doリストは他人に見せるのがオススメ。周囲の人に、自分のNot-To-Doリストを宣言してみてください。やはり他人の目がある方が自分に厳しくなれると思います。

***
To-doリスト、Not-To-Doリストの作り方についてご紹介しました。これまでなかなかうまくいかなかった人も、これらのポイントを踏まえて、To-Doリスト、Not-To-Doリストをうまく活用してみてください。

(参考)
FAST COMPANY|5 Ways to Make Your To-Do Lists More Effective
Lifehack|Why “To-Do” Lists Don’t Work, and How to Change That
Alt Creative|Why You Should Have a Do Not Do List
Bidsketch|Time is Money: 7 Proven Ways Freelancers Can Get More Done