IT化が進む一方、深刻な人手不足もあり、ビジネスパーソンひとりあたりの仕事量は増加傾向にあります。また、テレワークの浸透により仕事とプライベートの境界が曖昧になり、「頼まれたらなんでも引き受けてしまう」ことで自身を追い詰めている人も少なくありません。そのような人に対して、メンタルコーチの平本あきおさんは、「付箋」を使ってタスクを整理することを提案しています。そのポイントは、「やらない」ことから決める点にあるのだそうです。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
平本あきお（ひらもと・あきお）
1965年12月4日生まれ、兵庫県出身。アドラー心理学修士/メンタルコーチ。カウンセリング・コーチング・瞑想のプロ。米国アドラー大学院修士号取得（Adler University M.A. in Counseling Psychology）。東京大学大学院教育学研究科修士号取得（臨床心理）。オリンピック金メダリスト、メジャーリーガーなどのトップアスリートや有名俳優、上場企業経営者をコーチング。産業、医療福祉、教育、政治、芸能など各業界のリーダーや、起業家もサポート。11万人以上に研修。米国イリノイ州シカゴにて、アドラー大学院修士号（Adler University M.A. in Counseling Psychology）取得。東京大学大学院教育学研究科修士（専門は臨床心理）。大学卒業後、病院での心理カウンセラーや、福祉系専門学校の心理学講師を歴任。1995年阪神淡路大震災で両親を亡くしたことを機に、一念発起して渡米。アメリカでは、小学校や州立刑務所、精神科デイケアなどに、コーチングを初めて導入した。2001年ニューヨークテロ直後、日本に帰国し起業。「人が幸せになる、科学的で体系的な方法を見つけたい!!」10歳から探し求め、世界中の心理学、カウンセリング、コーチング、瞑想を統合し、包括的で再現性のあるオリジナルメソッドを30年以上かけて開発。「みんなにとって、本当はどうなったらいい？」目的論コミュニケーションでチャレンジを応援し合う社会を目指し、「自分と周りの人たちを幸せにする人生のリーダー」を育てる平本式３か月コースを主催。自己変革、組織変革、社会変革のための『人生変革メソッド』を伝え続ける。研修導入企業：ソフトバンク、本田技研工業、三菱UFJ銀行、富士通、旭化成、大和ハウス工業、他数100社。
「頼まれたらなんでも引き受けてしまう人」は2タイプ
あなたは、「頼まれたらなんでも引き受けてしまう人」ではありませんか？ たくさんのビジネスパーソンと接してきたなかで、そういう人にはふたつのタイプがあると私は見ています。
ひとつは、「承認欲求が強くて断れない人」です。認められたいために頼まれたことを次々と引き受けてしまうので、やがて手一杯になり、すべてをこなせなくなります。結果として、求めていた評価を得られず、かえって承認欲求を満たせないという本末転倒な状況に陥ってしまうのです。
もうひとつのタイプは、「得意だから引き受けてしまう人」です。このタイプがまずいのは、まさに「得意だから」という点です。得意な分野なので成果を出しやすく、周囲から「この人に任せておけば安心だ」と次々に同じような依頼をされるようになります。しかし、やがては自分のキャパシティを超えパンクしてしまうことになります。
いずれのタイプであっても、頼まれたことを無制限に引き受けてしまってはいい結果を生みません。ひとりの人間がもつエネルギーやこなせる仕事量には限りがあるのですから、自分が取り組むべきことをきちんと整理する必要があります。
タスクを減らすポイントは、「やらない」ことから決めること
そこで、タスクに優先順位をつける習慣をつけましょう。具体的には、「1. やらない」「2. 任せる」「3. 先送りする」「4. やる」の優先順位で「付箋」を使って考えます。気になった人もいるかもしれませんが、ポイントは、最初に「やらない」こと、最後に「やる」ことを決める点です。
その理由は、情報過多社会にあります。以前なら「日経新聞さえ読んでおけばいい」という時代もありましたが、いまのビジネスパーソンはかつてと比較にならないほど膨大な量の情報に触れています。それこそ勉強熱心な読者のみなさんなら、頼まれごとに限らず、「あれもやってみたい」「これもやらなければ」ということをたくさん抱えているでしょう。
言うまでもなく、そのすべてをこなすことなど到底できません。あれもこれもと手を出した結果、体力も知力もたくさん使った割にはあまり身にならないという事態にもなりかねないでしょう。だからこそ、「やらない」ことから決めてほしいのです。
まずは、「企画書作成」「会議開始時刻の連絡」「会議資料のデータ収集」といったタスクを思いつく限り付箋に書き出します。「ノートパソコンを買う」「英会話教室の見学」など、直接的な仕事のタスクではないこと、あるいはプライベートのことも書き出してかまいません。
そして、1枚の紙を3分割して、「1. やらない」「2. 任せる」「3. 先送りする」の3つの枠をつくりましょう。そこに付箋を貼りながら整理していくわけです。
「やる」ことも、さらに細分化してタスクを減らす
貼る順は、先に述べたように「1. やらない」「2. 任せる」「3. 先送りする」の順です。やるべきことが増えすぎてパンクしてしまうのを避けるには、ここでなるべくタスクを減らしておくことが大切です。
その意識があれば、「ノートパソコンが欲しいと思っていたけれど、とりあえずはスマホで間に合うな。これは『やらない』にしよう」「会議開始時刻の連絡は後輩に任せよう」「英会話を習うのは急ぎではないから、これは先送りだ」というように、タスクをどんどん減らしていけます。
そうして最終的に残ったものが、自分が「やる」べきことです。ただ、ここでももうひと粘りするのが肝心です。なぜなら、やることもさらに細分化できる可能性があるからです。
たとえば、「企画書作成」がやることとして残ったとします。そのタスクも、「上司から作成意図をヒアリングする」「過去のサンプルを集める」「第1稿をつくる」「上司にチェックしてもらう」など、細分化できますよね。すると、「過去のサンプル集めは後輩にお願いできそうだ」といったかたちで、「1. やらない」「2. 任せる」「3. 先送りする」を増やせることもあるのです。
こういうと、「楽をしようとしているだけじゃないか」と思うかもしれません。でも、あなたが「頼まれたらなんでも引き受けてしまう人」だとしたら、最初にお伝えしたように最終的にはパンクしてしまう可能性が高いのですから、そうなる前に楽をしようと考えるのも必要だと思うのです。
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
