「仕事、勉強、家のこと、たくさんのタスクを抱えていて整理しきれない。わかりやすく管理できればいいのに……」
こんなお悩みをおもちなら、デジタルのタスク管理ツールを使ってみませんか？
複数のジャンルのタスクをわかりやすく管理するには、やはりデジタルツールが一番です。特に「Trello」は直感的に操作できるため、初めてデジタルツールを使う人にもおすすめです。
本記事では、実践を交えながら、Trelloの使い方をご紹介します。
タスク管理とデジタルツール活用はなぜ大切？
仕事を進めるうえで、タスク管理はとても重要です。タスク管理をすることで、仕事を効率的に進行することができます。
「仕事に集中し、時間を浪費しないためには、ワーキングメモリの容量内で最大限に前頭前野を使いこなすことが大切」だと語るのは、立命館大学テクノロジー・マネジメント研究科教授の枝川義邦氏。そのためにすべきことについて、以下のように述べています。
錯綜した仕事を整理して、タスクを「細分化」「見える化」し、それらに優先順位をつけて、一つずつ処理していくことです。なぜなら、細かく切り出され、その目的がはっきりと見えるタスクであれば、認知負荷が低くなって作業に集中しやすくなるからです。*1
事前にタスクを整理しておくことは、認知負荷を下げ、仕事を効率的に進行することにつながると、脳科学的にも証明されているのですね。
さて、読者の方のなかには、仕事のタスクだけでなく、勉強や趣味のタスクを管理している方もいるのではないでしょうか。仕事のタスクはエクセルで、勉強や趣味については手帳で……など、バラバラに管理していると、見落としが発生したり、やることが把握しきれず焦燥感にさいなまれたりすることも。
タスク管理は毎日行なうことだからこそ、一元管理するのがおすすめです。一元管理するとなると、やはりデジタルツールが便利。タスク管理専用のデジタルツールが次々に開発されているので、ぜひ試してその利便性を実感してみませんか。
特におすすめなのが、「Trello」というタスク管理ツール。パソコン、スマホどちらでも使用できるうえ、直感的に操作することができます。次項では、Trelloについてくわしくご紹介します。
タスク管理ツールTrelloとは？
Trelloとは、オーストラリアの企業Atlassian（アトラシアン）が開発したタスク管理ツール。2021年時点で、5000万人のユーザーが利用しています。 *2
Trelloの特徴として、直感的な操作が可能であることが挙げられます。たとえば、タスクの管理方法。Trelloでは、タスクを入力したカードをドラッグ&ドロップで操作する手法を採用しています。ふせんをボードに貼り付けるようなイメージで、誰でも直感的に操作できるのです。
また、ラベルを自由に色分けできるため、とても見やすいのもポイント。たとえば、タスクのカテゴリごとに色を変えたり、進捗や緊急度で色分けしたりできます。色分けされていると、画面を見たときに一瞬で把握できるので、非常に便利です。
さらに、一度テンプレートを作成したら、コピーして使えるため、同じような案件なら前回作成したテンプレートをそのまま利用することができるのです。
もちろん、自分のタスク管理だけでなく、チームで共有してタスク管理することも可能。そんなときも、テンプレートを一度用意しておけば、チーム間でスムーズにタスク管理ができます。
Trelloでタスク管理を試してみた
実際に、Trelloを使ってタスク管理を試してみました。
まず、Trelloのアカウントを作成しましょう。公式サイトにアクセスし、「アカウントを無料で作成」から登録を行ないます。ログインすると、「ボード」とよばれる作業スペースが表示されます。
左のサイドバーにある「ボード」の横の+をクリックし、新規のボードを作成します。このとき、ボードの色を選択することができます。
次に、リストを作成し、そのなかにカードを入れていきます。リストはカテゴリ、カードはタスクというイメージです。
たとえばリストには、「勉強」「仕事」「趣味」など、自分が管理したいカテゴリを書きます。そして、「勉強」のリスト内に、「中国語フレーズを覚える」などのタスクを「カード」として並べていきます。
今回は、「今週中にすること」というテーマでボードをつくり、やるべきことをジャンル問わず書き出すスタイルで行ないましたが、ひとつのプロジェクトに特化した書き方も可能です。
たとえば、「Aプロジェクトの準備」というボードを作成し、「未着手」「進行中」「待機中」「完了」などのリストをつくります。「未着手」リストのなかにリサーチ、企画書作成、発注など、やるべきことをカードにし、ステータスに応じてカードを別のリストに移動していくというように活用できますよ。
「勉強」リストのなかに、「中国語」と「基本情報技術者試験」のように、ジャンルの異なるカードが入っている場合、画像のようにラベルの色を変えて管理することができます。Google Chromeの拡張機能を使用すれば、一部だけでなく、カード全体の色を変えることもできます。
たとえば語学では、「中国語のフレーズを10個ずつ覚えたい」というように、カウントが必要なタスクがありますよね。Trelloでは、カードのなかにチェックリストを作成することができます。10個勉強したらチェックする、という使い方ができ、進捗管理にとても便利です。
完了したカードは、「完了」リストにドラッグ&ドロップで移動させます。こうすることで、どのタスクがまだ未完了なのかが一目でわかります。
Trelloを使用した感想
Trelloを使用してよかった点は、期間内にやるべきことがすべて一覧できることです。Trelloはボード内にやるべきことがすべてまとまっているため、「とにかくここに書いてあることを完了すればいい」と、目の前のタスクに集中でき、とても楽でした。
手書きに慣れていると「デジタルだと使いにくいのでは」と思ってしまいがちですが、Trelloに関しては、ホワイトボードや壁に書き出してあるのと同じような感覚でタスク管理ができ、とてもなじみやすいものでした。完了したタスクをドラッグ&ドロップで移動できるのは、デジタルならではの便利さであると感じました。
アナログの手帳だと、完了したタスクに線を引いて消していくのが一般的。しかしその方法では、使っているうちに未完了のタスクと完了したタスクが混ざってしまい、ごちゃごちゃして見づらいのです。そこがスッキリと管理できる点は、やはりデジタルのメリットだと感じました。
また、Trelloは直感的な操作が可能で、使い方を調べなくてもすぐに使うことができる点が素晴らしいと感じました。読者の方は、仕事やプライベートが忙しく、タスク管理ツールの導入はできるだけ簡単に行ないたい、と考えている方が多いのではないでしょうか。
Trelloは、手間なくスタートできるため、忙しい方には特におすすめです。
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タスク管理は、手早くわかりやすくできることが続けるために大切です。「いままで手帳で管理していたけれど、デジタルツールに挑戦してみようかな」という方は、Trelloを候補に入れてみてはいかがでしょうか。
※引用の太字は編集部が施した
*1 プレジデントオンライン｜時間の浪費をゼロにしたい…最新科学が解明した｢脳を100％活用する方法｣とは
*2 Atlassian｜アトラシアン、Trelloをワーク・マネージメントのハブとして新たなステージへと進化 ～情報やツールを視覚的に整理整頓し、新時代のチーム・コラボレーションの改革を支援
柴田香織
大学では心理学を専攻。常に独学で新しいことの学習にチャレンジしており、現在はIllustratorや中国語を勉強中。効率的な勉強法やノート術を日々実践しており、実際に高校3年分の日本史・世界史・地理の学び直しを1年間で完了した。自分で試して検証する実践報告記事が得意。
