「仕事が速い」「仕事がデキる」というとどんな人を想像するでしょうか。いち早く最新のツールを取り入れて、効率アップを図っているような人物像をイメージするかもしれません。
しかし、大手外資系コンサルティング企業であるマッキンゼー・アンド・カンパニーでは、意外にも「『手書き』を重視する人が多い」と語るのは、マッキンゼーを経てエグゼクティブコーチとして活躍する大嶋祥誉さん。手でどんなことを書くのがいいのか解説してもらいました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
大嶋祥誉（おおしま・さちよ）
エグゼクティブコーチ、人材開発コンサルタント、TM瞑想教師、センジュヒューマンデザインワークス代表取締役。米国デューク大学MBA取得。シカゴ大学大学院修了。マッキンゼー・アンド・カンパニー、ワトソンワイアットなどの外資系コンサルティング会社を経て独立。現在、経営者やビジネスリーダーを対象にエグゼクティブコーチング、ビジネススキル研修のほか、人材開発コンサルティングを行なう。また、TM瞑想や生産性を上げる効果的な休息法なども指導。自分らしい働き方を探究するオンラインコミュニティ『ギフト』主催。『AIを超えたひらめきを生む 問題解決1枚思考』（三笠書房）、『マッキンゼーで学んだ最高に効率のいい働き方』（青春出版社）、『マッキンゼーで叩き込まれた「問い」のちから』（三笠書房）、『マッキンゼーで学んだ「段取り」の技法』（三笠書房）、『マッキンゼーで学んだ速い仕事術』（学研プラス）、『マッキンゼーで叩き込まれた超速フレームワーク』（三笠書房）、『マッキンゼーで学んだ感情コントロールの技術』（青春出版社）など著書多数。
【ライタープロフィール】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
仕事に優先順位をつけるフレームワーク
仕事を効率よくスピーディーに進めようと思えば、抱えている複数の仕事に優先順位をつけることは大前提となります。忙しいタイミングで目についた仕事から手をつけていては、肝心の仕事が後回しになるなどして、「仕事が遅い人」と見られてしまうからです。
そこで、仕事に優先順位をつけるため、「緊急度と重要度のマトリックス」というフレームワークを取り入れてほしいと思います。このフレームワークはとても有名なものですから、知っている人も多いでしょう。有名だということはそれだけ効果的なのです。
以下のような具合に、「1. 重要で緊急」「2. 重要ではないが緊急」「3. 緊急ではないが重要」「4. 重要でも緊急でもない」という4象限をノートや手帳につくり、それぞれの仕事を書き込んだ付箋を貼っていきます。
もちろん、手をつけるべき順は、先の番号のとおりです。なによりも「1. 重要で緊急」の仕事に最初に着手し、その後は「2. 重要ではないが緊急」「3. 緊急ではないが重要」「4. 重要でも緊急でもない」の順に進めていきます。やるべきことが明確になるため仕事に集中でき、スピードをもって高い精度で仕事を進められるようになります。
「緊急ではないが重要」な仕事こそ、優先順位を上げる
このマトリックスに関してもうひとつアドバイスをするなら、「3. 緊急ではないが重要」に振り分けた仕事の優先順位をなるべく上げていくことを意識してほしいと思います。
「緊急ではない」のですから、いますぐにやらなくてもいいことです。しかし、それをこなすと、仕事のスピードアップやその後の自分の成長につながります。
いまでは考えられないかもしれませんが、たとえば仕事でパソコンを使うことが当たり前ではなかった時代をイメージしてみてください。そのときに、「いずれ仕事でパソコンを使う時代がくる」と考えてそのスキルを磨いていた人なら、パソコンが仕事の場に普及し始めた途端にすぐに使えたはずですし、もちろん大きな効率化を実現できたでしょう。
語学もこのカテゴリーに振り分けられるものの典型です。「そのうち〇〇語を学ぼう」と思いながら、多くの人はなかなか着手しません。たとえば、いまから20年、30年前であれば中国経済がいまのように発展するとはなかなか考えにくかったこともあり、「中国語を学ぶ」ことはまさに「緊急ではない」ものでした。
しかし、そのときに将来の中国市場の拡大を見越して、自分のなかでの「中国語を学ぶ」ことの優先順位を上げた人が、そのスキルを活かしていま活躍しているのです。
「余白を残した大まかなメモ」が、思考を深める
また、マッキンゼーの優秀なコンサルタントたちは、メモにもひとつの特徴があります。彼ら彼女らがどういったメモをとるかというと、「大まかにメモをとる」のです。より具体的に言うと、適度に余白を残してメモをとります。なぜなら、その余白によって思考を深めることができるからです。
もちろん、細かくメモをとらなければならない場面もあります。ファクトをファクトとして明確に残しておかなければならないような場面では、それこそ細部まできちんと細かくメモすべきでしょう。
余白を残して大まかにメモをとることが力を発揮するのは、主にアイデアメモです。なんらかの企画を考えるといったときに、その企画にまつわるキーワードをメモするとします。そのとき、いくつかのキーワードどうしのあいだに余白を残しておくのです。
メモをしたその場では、すぐにいいアイデアを思いつくことはできないかもしれません。でも、ある程度の時間が経ってまたそのメモを眺めたようなときに、なんらかのひらめきが生まれる場合もあります。
そのときに余白があれば、ひらめきによってもたらされた新たなキーワードを書き込んだり、あるいはキーワードどうしを丸で囲んだり矢印で結んだりすることもできます。そうして余白を残しておくと、さらに書き込むことができて思考を深められ、結果的に速く仕事を進められるという仕組みです。
逆に、いっさいの余白がなく文字が書き込まれていたらどうですか？ 先の例のように新たなキーワードを書き込むことができず、思考を深められません。びっしりと文字が並んだメモを前に「うんうん」とうなるだけで思考は停止してしまい、そこから先に仕事が進むこともないでしょう。
【大嶋祥誉さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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