「優先順位を決めろ」「To Doリストを作れ」

よく言われますが、できない人が多いのでは?

社会人にも、学生にも必須のこの能力。学校ではもちろん、社会に出ても、誰も教えてくれません。

今日は、優先順位の作り方をお教えしましょう。

なぜ優先順位をつけなければならないか

理由は簡単です。やるべきこと、やりたいことができなくなるからです。

例えば、仕事の昼休みに友達とランチする場合を考えてみましょう。大学時代からの友人と、ランチしに行こうと考えています。オフィスから離れた所に評判の高いレストランがあり、以前から興味がありました。ぜひ、その友人と一緒に楽しみたい。遠いので、昼休みを少し過ぎますが、無理してレストランに出かける……。

普通に考えたら、ありえないことです。社会人なのに、いい加減にしろ。そんな声が聞こえてきます。

今紹介したのは極端な具体例ですが、優先順位をつけられない人は、このように二つのタスク間で重要度の判断ができないのです。

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スケジュールではなくタスクをみよう

放送作家、コンサルタントとして有名な野呂エイシロウさんは「スケジュールではなく、タスク重視で計画を立てろ」と言います。

やりとげたい仕事からタスク(やるべきこと)をはじきだし、必要な日程を算出する方法。(中略)多くの場合、優先順位さえしっかり頭に入れておけば、スケジュールは後でどうにでもなります。積み上げたタスクをどんどんこなし、時間が足りなそうなら、関係先と連絡をとりながら柔軟にスケジュールを動かしていきます。

(引用元:野呂エイシロウ著(2016),『入社1年目から差がついていた!行動が早い人の仕事と生活の習慣』,すばる舎.)

◯時から仕事が始まる。
▲日までにレポートを提出。
企画書は⬛︎時締め切り……。

こんな風に考えるから、無駄な時間が生まれ、先延ばしにするのかも。

報告書を仕上げる。
レポートを終わらせる。
企画書を提出する。

こんな風に、締め切りやスケジュールはとりあえず忘れる。すべきことをリストアップし、必要な日程を計算する。そのあとで締め切りに間に合うかを考える。

たしかにこの方が、仕事や勉強にスピード感が出そうな気がします。

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優先順位は朝つけよう

実力あるビジネスマンになるためには、「優先順位は朝つける」のがおすすめ。その日にすべきことは、朝のうち、つまり、勤務時間が始まる前にリストアップするようにしてみてください。そのためには、朝ぎりぎりまで寝て慌てて出社するような生活ではなく、少しでも朝早く起きて、朝の時間的な余裕を取るようにしてみてはいかがでしょうか。優先順位づけをする作業だけでなく、ニュースを見て情報収集する時間としても活用できますね。朝に余裕があると、日中の気持ちや行動にまでゆとりが生まれ、成果も出やすくなるでしょう。

とはいえ、朝ゆっくりする時間はなかなか取れない人は、通勤時間を有効に使いましょう。大企業数社において社長をはじめとする経営職を歴任し、現在はリーダー人材育成に取り組む国際ビジネスブレイン代表の新将命氏は、優先順位のつけ方についてこう語ります。

例えば私は毎朝、通勤時間を利用してそれをしていた。
その日やるべきことを書き出し、処理すべき順に番号をふっていくのである。

通勤時間に終える、というのが大切なポイントだ。 会社に到着すれば、すぐさま一日の仕事が始まる。
忙しいときなど、もたもたしていると、優先度さえ考える間もなく、 ハッと気づけば一日が終わっていた、ということにもなりかねない。

あらかじめ優先順位を決めておけば、会社に到着した瞬間から、 落ち着いて仕事にとり掛かることができる。

(引用元:日本経営合理化協会BOOK&CD・DVD|第137回『毎朝、優先順位を決める習慣を』

下手をすると、優先順位を決めるのにも時間がかかります。それ自体がタスクになっては元も子もありません。

朝の短い時間で、ささっと決めるのがポイントです。

参考
野呂エイシロウ著(2016),『入社1年目から差がついていた!行動が早い人の仕事と生活の習慣』,すばる舎.
日本経営合理化協会BOOK&CD・DVD|第137回『毎朝、優先順位を決める習慣を』
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