みなさんは普段、一生懸命努力しているわりに任された仕事がなかなか終わらず、結局残業をする羽目になってしまったということがあるでしょうか。同僚は淡々と仕事をこなして定時になるとサッと帰ってしまう……。そのような姿を見てうらやましく思ったこともあるかもしれませんね。

しかし、いつもの作業の取り組み方にほんのちょっと工夫をすれば、時間のやりくりが簡単にできるようになるはずです。そこで今回は、作業の効率をアップさせるいくつかの小さなコツについてお伝えします。

効率の悪い働き方

そもそも、どういった取り組み方をすると効率が悪くなってしまうのか考えてみましょう。

例えば、目の前にある仕事を手当たり次第に片づけようとすると効率は上がりませんよね。期限や作業量などを考慮せずに進めると、あとになって間に合わないことに気づき、慌てて周囲に手伝ってもらわなければならなくなります。

また、必要以上に丁寧に取り組むこともある意味問題です。もちろん雑にやればいいというわけではありません。しかし「まだ出来上がりに納得していないから」「失敗したくないから」といつまでも期限を先延ばしにしているようでは、効率をアップさせることはおそらく叶わないでしょう。

効率が悪いどころか、「仕事のできない人」というレッテルまで貼られてしまいます。

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「毎日の習慣」で仕事の効率がアップする

効率の悪い取り組み方をしていては、いつまでたっても大変なままです。

そこで、効率良く動ける人になるためのヒントとして航空機メーカーであるロッキード社の技師、ケリー・ジョンソン氏が唱えたとされる「KISSの法則」を挙げましょう。KISSは、“Keep It Simple, Stupid”もしくは“Keep It Short and Simple”の略です。つまり、発言や仕事の進め方などすべては「簡潔にわかりやすく」行われるべきだということを指しています。

仕事の効率を高めるにしても複雑な方法を用いていては、時間がかかるうえにミスも増えてしまうでしょう。そうなればむしろ効率が悪くなってしまう可能性があります。簡単な取り組みを毎日習慣づけるようにしていけば、無理なく効率を高めていくことが可能となるのです。

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仕事の効率を高める毎日の習慣

では、私たちはどのようにして仕事の効率を高めていけばいいのでしょうか。

1. ポストイットに「3つのメモ」
生産性に関する専門家として書籍執筆や講演活動を行うニーン・ジェームズ氏は、今日中にどうしてもやらなければならないこと3つをポストイットに書き、それを1日中持ち歩いている、と言います。

たしかに、取り組む優先順位の高いタスクをポストイットに書いておけば、それ以外が気になった際にも優先度や時間をチェックしてふるいにかけることができますよね。また、持ち歩くタスクの数が「3つ」というのも肝心です。やること全てをメモする方もたくさんいらっしゃるとは思いますが、タスクの重要度を意識できなくなってしまうため、あまりオススメできません。

2. 「DON’T DO」リスト
「最速で結果を出す人の『戦略的』時間術」の著者でコンサルタントの理央周氏によれば、優先順位の高いことをメモしておくのとは逆に、やる必要のないことをリストアップしておくといいのだそう。

「忙しい時に仕事を頼まれても安請け合いしない」「資料作成は凝りすぎず1時間以上の時間をかけない」などといったことをあらかじめ決めておけば、余計なことに煩わされる回数が少なくなります。そうすれば、その分自身の仕事に集中することができるはずです。

3. メールの「返信時間」
日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗氏は、メールの技術が高く処理が速い人ほど仕事も速いと伝えています。

日本ビジネスメール協会の調査によれば、一般的なビジネスマンは1日に平均39通ほどのメールを受信しているのだそう。開けて読む時間を1分としても、返信する必要があるかどうかを判断したり返信メールを打ったりしていると、結構な時間をメールに取られることになります。また、届いたメールをいちいち開封していると、その都度作業が中断されることになるため、進捗を把握するところから毎回作業を再開することになりますよね。

急ぎのものであればともかく、通常のメールは出社直後や退社直前などというように一度にチェックする習慣をつけておきましょう。そうすれば他の作業に使える時間が増え、自分の気持ちにも余裕ができるに違いありません。

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残業までして無理に間に合わせる人よりも、決まった時間でアウトプットを出せる人の方が「仕事ができる人」として周囲から頼りにされることでしょう。ぜひ一度お伝えしたコツを試してみてください。

(参考)
Forbes JAPAN|仕事の効率を劇的に高める、シンプルで間抜けな方法
PRESIDENT Online|仕事の効率を上げる「横着技」7
DIAMOND online|仕事が速い人は「メールのスキル」に秘訣があった!
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