仕事を効率化する14のアイデア。毎日の “小さな工夫” で「仕事がデキる人」になる!

「自分ははたして、仕事を効率良くこなせているのだろうか……?」 「残業続きで、仕事がうまく回っていないように感じる……」 ビジネスパーソンであれば、必ず突き当たる課題ですよね。

仕事に慣れて作業スピードを速くすることは解決策のひとつでしょう。でも、ほかにも仕事効率化のコツはたくさんあります。

本記事では、仕事の効率化につながる14のヒントをご紹介します。タスク管理の方法、時間帯別の仕事の取り組み方、仕事を先へ先へと進めるための思考法、休憩の取り方などなど……。今日から実践してみたくなる方法が、きっとあるはずです。

1. 「付箋ノート」でタスク管理を進化させる

皆さんは、タスク管理をどのように行なっていますか? 数値入力や書類作成などのルーティンワーク、中期的なスケジュールの新規プロジェクト、上司から割り振られた緊急タスクなど種類はさまざまですが、日々のタスクを抜け漏れなく確実にこなしていくことが、ビジネスパーソンには求められます。タスク管理は “仕事の基本” と言っても差し支えないでしょう。

そして、タスク管理の方法として広く知られているのが「ToDoリスト」。朝に1日のタスクを紙に書き出して、終わらせたタスクにチェックをつけていったり線を引いて消したり……。ToDoリストはシンプルでよいのですが、付箋ノート」の仕組みを応用すれば、さらに効率的なタスク管理が行えます

付箋ノートとは、要点を書いた付箋をノートやルーズリーフに貼りつけてまとめるノートのこと。もともとは中高生たちの勉強用ノートとして流行し始めたものですが、付箋ノートをタスク管理にも応用するのです。

具体的には、ノートを「ToDo」「Doing」「Done」の3領域に分割し、タスクを書き込んだ付箋をそれぞれのステータスに移動させます。残っているタスクや完了したタスクの量が一目瞭然なので仕事の進捗を視覚的に把握できますし、ToDo欄の付箋を優先度に応じて並び替えることもできます。

付箋で仕事を効率化する

(画像引用元:StudyHacker|『付箋ノート』で仕事も勉強も効率アップ! 実例で学ぶ「最強のノート術」の活用法

詳しくはこちら
『付箋ノート』で仕事も勉強も効率アップ! 実例で学ぶ「最強のノート術」の活用法

2. タスクを「実行日ベース」で管理する

中・長期スパンの大きな仕事を与えられたとき、まずスケジュール帳に締め切りを記入する人は多いはず。にもかかわらず、「まだまだ先だから……」と楽観していた結果、気づけば締め切り目前となり、結局慌てて着手せざるをえなかった……なんて失敗をしたことのある方もいるのではないでしょうか。

人間は、未来の物事にかかる時間や予算などを少なく見積もってしまう傾向があります。未来を楽観視してしまう傾向は「計画錯誤」とも呼ばれており、心理学的な実験で証明されています。“重要ではないがすぐに終わる” タスクばかりを先にこなし、時間をかけて取り組むべき “重要だが緊急性の高くない” タスクを後回しにしているようでは、この楽観バイアスにかかってしまっている可能性があるのです。

楽観バイアスを打ち破るには、時間管理コンサルタントの水口和彦さんが提案する「タスクを “実行日” で管理する」という方法が役に立ちます。タスク管理に中・長期的な視野を持ち込み、予定外の仕事が必ず入ることを考慮に入れたうえで、事前にタスクの実行日を決めてしまうのです。

実行日を決める際のポイントは、無理に早い日付にタスクを集中させるのではなく、できそうな日に書いていくこと。当日の状況によっては、実行日を柔軟に変更しても良いそうです。計画錯誤に陥らない、賢いタスク管理をしましょう。

詳しくはこちら
タスクは「実行日」に書け! “本当に使える” タスク管理の方法とは?——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第3回

3.「ポモドーロ・テクニック」で集中と非集中の緩急をつける

「自分は集中力に自信がある!」という人でも、1日朝から晩まで集中状態を完璧に維持したまま仕事をするのは不可能ではないでしょうか。必ずどこかで、ふっと注意力が散漫になるタイミングがあるはず。人間の集中力が持続する時間については諸説ありますが、あまり長く続くものではないことは確かです。

集中力を保つためにおすすめなのが「ポモドーロ・テクニック」。ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の小休憩を繰り返していく時間管理術のことです。ちなみに「ポモドーロ」とはイタリア語で「トマト」の意味。ポモドーロ・テクニックの考案者であるフランチェスコ・シリロ氏が学生時代に使用していたキッチンタイマーはトマト型だったそうです。

軽めの休憩を挟むことで集中力回復効果が期待できるのはもちろん、「25分間で進めるところまで進めよう」というタイムプレッシャーが課されることで、仕事の密度が大幅にアップすることでしょう。生産性に悩んでいる方は、ぜひタイマーを準備してポモドーロ・テクニックを試してみてください。

(※人間は、体の水分量が低下すると、覚醒状態と記憶力が低下します。また、座っている時間が長い人ほど、記憶と関わる脳の領域が薄くなるのだそう。小休憩の際は、ぜひコップ1杯程度の水を飲んだり、席を立って歩き回ったりしてください)

詳しくはこちら
時短にも効果あり! 25分間の超集中法『ポモドーロ・テクニック』を実際にやってみた。

ポモドーロ・テクニックで仕事を効率化

4. メールの受信通知をオフにする

作業中にメールの受信通知を受け取った。作業を中断し、とりあえずメールを開いて読んでみる。急ぎの用事でないようだから、あとで返信することにし、メールを閉じて作業を再開した——一連の流れに、仕事の効率を下げる “無駄な行動” が4つも隠れていることに気づいていますか?

まず、受け取ったメールに返信すべきかどうか悩んだこと。次に、作業を再開するにあたり、メールに中断される前にしていた作業の内容を思い出したこと。さらに、あとでメールに返信する際に当該メールを受信ボックスの中から探すこと。くわえて、返信するためにメールの内容をもう一度読むこと。メール対応の仕方を間違えるだけで、仕事の効率が格段に悪くなってしまうのです。

メール対応によって仕事の効率が悪くなるのを解決する方法は、ずばり「メールの受信通知をオフにする」こと。“この作業が終わったら” “〇時になったら” など、タイミングは個人の好みでかまいません。大切なのは、メールに振り回されすぎないようにすることです。自分にとって区切りの良いところでまとめて目を通すようにするなど、メール対応の仕方をちょっとだけ工夫してみるといいかもしれませんね。

詳しくはこちら
メールにひそむ3つのムダを省け! 仕事効率が圧倒的に高まる「メール対応術」——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第9回

5. 朝は重要なタスクから取りかかる

朝起きてからの3時間は、脳が最も効率よく働くゴールデンタイムである——と脳科学者の茂木健一郎さんは言っています。睡眠を経て前日の記憶がリセットされるため、朝には新しい記憶を収納したり創造性を発揮したりしやすくなるのだとか。フレッシュな朝時間にはぜひ、集中を要する重要なタスクや、クリエイティブな仕事に取り組んでみてください

また、始業まもない時間は、同僚たちも各々の作業に取りかかっているはず。仕事を中断させられる可能性が少ないため、よりいっそう集中して自分の仕事に打ち込めるといえるでしょう。

逆に、「今日やるべきタスクは……?」と、タスクの整理から一日が始まるようでは、せっかくの朝時間を有効活用できていないといえます。前日の仕事終わりに、翌日のタスクをある程度整理しておくと、朝一番のスタートダッシュが上手に切れそうですね。

詳しくはこちら
1日の仕事が劇的にはかどる! 朝イチの “スタートダッシュ” を成功させよ。——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第7回

朝のゴールデンタイムで仕事を効率化

6. 仮説を立てる習慣をつける

タスク管理やタイムマネジメントの観点から仕事効率化のヒントをご紹介してきました。ここからは、実際の仕事中に使えるテクニックをご紹介します。まずは「仮説思考についてです。

仕事の際、よく「仮説を立てよう」と言われます。仮説も立てずに “とりあえず” 情報を集め、集めた情報から何ができるかを考えてみる。このように非効率的な仕事の進め方をする人、よくいますよね。

でも、必要のない情報まで集めてしまったり、膨大な情報の海に溺れて混乱してしまったり……。当然、PDCAのサイクルも、施策を実行するタイミングも遅くなっていきます。あらゆる場面で無駄を生み出しているのです。

だからこそ、早い段階で仮説を立てる習慣をつけましょう。仮説を立てることで、集めるべき情報に見当がつけやすくなり、情報収集の効率が圧倒的に高まります。仮説を立てて情報収集した結果、仮説が間違っていたようであれば、仮説を再構築すればいいだけの話。PDCAのサイクルが高速で回り、仕事もスピーディーに進んでいくようになります。

では、どうすれば上手に仮説を立てられるのでしょうか? 下の記事に詳しく書かれていますので、ぜひ参考にしてください。

詳しくはこちら
仕事は “仮説” で決まる! プロセスをすばやく回すための『とりあえず仮説』という技術

7. 資料作成は「ブランク資料」から始める

先に仮説を立てるという方策は、資料作成に応用することができます。皆さんは、どのようなプロセスで資料作成を行なっていますか? 資料に載せられそうな情報をとりあえず集めてみて、集まった情報からページ構成を考えてみる……という進め方が非効率であることは、上で述べたとおりです。

資料作成に有効なのが、あのマッキンゼーのコンサルタントたちも採用しているという「ブランク資料。あくまで “完成予定図” として、最初に各ページの見出しやページレイアウトをざっくりと考えます。最初の時点では、具体的な数値や文章など、調べないとわからないことは空白のままでかまいません。そして、ブランク資料が出来上がったタイミングで、本格的な情報収集を開始していくのです。

不必要な情報収集を避けられるのはもちろん、アウトプットの大枠がわかっているため、早い段階で上司に確認したり意見を仰いだりできるというメリットも。ブランク資料を用いて報連相を行なえば、上司のイメージとかけ離れたまま作業が進んでいくリスクが未然に防げます。“資料を完成させたあとに上司に確認を取ったら、やり直しを命じられた” なんて悲劇を起こさないためにも、ぜひ試してみてください。

詳しくはこちら
「とりあえず情報収集」はもう卒業! マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。

8. 手を抜けるところで手を抜く

仕事だからといって、すべてに全身全霊をかけて取り組んでいては心身が疲弊してしまいますし、そもそも時間が許してくれないはず。仕事において、「丁寧」「完璧」は必ずしも正解ではありません。「ざっくり」「雑に」で良しとされるタスクも多々ありますし、本当に重要な業務のために時間と体力を温存しておくのもまた、仕事の効率化のためには大切ですよ。

もし、あなたに完璧主義の傾向があって、完璧主義のせいで仕事から追われているように感じるのであれば、思いきって “効率的な手抜き術” を身につけてみませんか? 「効率的な手抜き」の3箇条をご紹介しましょう。

1. エネルギーを使い分けろ

集中力を最大限発揮するべき仕事と、力を抜いても許される仕事を見極めよう。

2. 苦手なところは任せよう

自分ですべてをこなす必要はない。得意な人に積極的にお願いしてみよう。

3. やらないことを決める

ほうっておくと、仕事の量はどんどん膨らんでしまいます。やらなくてもいいことを整理してみよう。

詳しくはこちら
完璧主義は正解ではない! 仕事のムダがどんどんなくなる、効率的な “手抜き” 仕事術

9. 短時間&シンプルな報告を心がける

直属の上司がいる方は特に、仕事の進捗や結果を「報告」する機会が多いものです。でも、報告の準備に時間がかかりすぎたり、明らかに必要のないことまで報告したりしていては、ほかの仕事に割く時間が少なくなってしまいますよね。報告は、短時間でシンプルに終えましょう。報告をシンプルにするためには、以下のことを実践するのはいかがでしょうか。

1. 報告の「核」を意識する

何を伝えるべきかを考え、無駄な情報は削ぎ落とします。たとえば、結果を伝えるべき報告で経緯をだらだらと述べ立てていては、自分のみならず相手にも時間を浪費させてしまうことになります。

2. 結論から先に話す

まず結論から述べてもらわないと、そもそも何について報告されているのか、相手は理解することができません。報告の際は必ず「結論から先に」話しましょう。

3. 代名詞を使わない

「あの」「この」といった代名詞を連発するのは、相手に “思い出させるエネルギー” を消費させてしまうため不親切です。混乱を避けるため、なるべく具体的な名詞を使いましょう。

詳しくはこちら
報告には “能力” が表れる! 1分で正確な報告をするための『報告の台本』

10.「昼寝」で “働く頭” を取り戻す!

「休憩の仕方」という観点から仕事の効率化を考えてみます。生産性の高い働き方をするため、時に休憩を挟むことが大切であることは、序盤の「ポモドーロ・テクニック」の項でも説明した通りです。

さて、昼食後の14時~15時前後に眠くなるという方、多くありませんか? 人間の生体リズムや、食事による血糖値上昇などの原因が重なり、14時~15時は眠くなりやすいのです。頭がうまく働かない状態で仕事を続けても、非効率であることは目に見えています。だったら、いっそのこと昼寝をしてみませんか?

NASAの宇宙飛行士が昼寝を取り入れた結果、認知能力や注意力が大幅に向上したというデータがあります。GoogleやAppleといった世界的大企業では、昼寝専用の部屋が設けられているくらいです。

昼寝のポイントは、長時間深く眠りすぎないこと。横にならず、座ったまま机にうつぶせになるなどし、20分程度に抑えることを心がけましょう。また、昼寝前にカフェインを摂取しておくと、ちょうど起きるころにカフェインが効きはじめるので、すっきりとした状態で仕事に戻ることができますよ。

詳しくはこちら
昼寝は生産性向上の大本命。「パワーナップ」をマスターせよ!

11. 気が緩みがちな夕方には “単純作業” を持ってくる

あともう少しで仕事が終わる、という気の緩みからでしょうか。夕方になると、集中力が途切れやすくなりますよね。日中の緊張状態を支えていた交感神経が、体をリラックスさせる副交感神経に切り替わっていくのが、夕方の時間帯なのです。気が緩むのは自然なこと。とはいえ、「それじゃあ仕方がない」と諦めてしまってはいけません。

集中力が途切れやすい夕方に最適なタスクがあります。あまり頭を使わなくて済む「単純作業です。特に、交感神経が副交感神経へと切り替わる一歩手前は、深部体温がぐんと高まるため、体が仕事をスピードアップできる状態になるのだとか。

朝は創造性を発揮しやすいため、重要なタスクやクリエイティブな仕事に向いていることは、先に述べたとおりです。であれば、ぜひ単純作業は夕方に残しておきましょう。1日全体を見たときに、仕事が効率よく進んでいきそうですね。

詳しくはこちら
夕方に集中力が途切れがちなあなたへ。ラストスパートをかけるための3つの脳科学的方法

12. 夜に予定を入れる

夕方の仕事をはかどらせるもうひとつの方法として、終業後すぐの夜時間に予定を入れることをおすすめします。

仮にあなたにとって残業が常態化しているのならば、残業の原因はどこにあるでしょうか? 当然、仕事量が多すぎ、時間内に処理しきれないという問題はあるかもしれません。でももしかしたら、「仕事が終わらなかったら残業すればいい」と油断しているため、日中の生産性が下がってしまっているという可能性はないでしょうか?

夜に予定を入れておくことで、「終業までに仕事を終わらせなければ」という、よい意味での焦りが生まれ、焦りから「効率良く仕事をしなければ!」という気持ちになります。どんな予定を入れるかは問題ではありません。飲み会でもデートでも趣味の集まりでもよいでしょう。重要なのは、夜に予定を入れることには “日中の働き方を変える効果がある” ということですよ。

詳しくはこちら
平日の夜、使ってる? デキる人の “普段の夜” の過ごし方

13. 温度と湿度に気を配る

ここからは仕事の効率化を「作業環境」という観点で考えていきます。

室温を20度から25度に上げることで、タイプミスをする確率が減り、タイピングできる文字量が大きく増加した、という調査結果があります。また、極端に低い湿度は、まばたきの回数を増やし、作業効率を悪化させるのだそう。つまり、作業環境の温度と湿度は仕事の効率を大きく左右するのです。たしかに、暑すぎたり寒すぎたり、じめじめしすぎていたり乾燥しすぎていたりすると、不快で作業に集中できませんよね。

さまざまな調査結果を総合して考えると、作業に適した気温は22度から24度程度。ただし、クリエイティブな作業をする場合は、若干高めの温度にしたほうがいいそうです。そして湿度は、夏は40~55%、冬は45%~60%程度に保つのが理想です。

もちろん、最適な温度と湿度は人それぞれ。オフィスの温度や湿度の設定が決まっている場合もあるでしょう。服装や卓上加湿器で調整し、ご自身が作業しやすい環境をつくってください。

詳しくはこちら
生産性を上げたければ「温度」と「湿度」に気を配れ!? 最適な作業環境を徹底的に考察してみた。

14. 整理整頓をして、探し物にかかる時間を大幅に削減する

ある調査によれば、ビジネスパーソンが勤務中に探し物をする時間は、なんと年間150時間! 1日8時間労働とすると、およそ19日分に相当します。逆にいえば、探し物をする必要がないくらいに普段から整理整頓しいれば、年に150時間を実際の仕事のために確保できるのです。まさに、究極の仕事効率化ですね。

デスクの「引き出し」について考えてみましょう。ヒントとなるのは、トヨタやコクヨの整理整頓術。どちらの企業も、生産性向上の取り組みを会社レベルで取り入れていることで有名です。

トヨタでは、「定位置(どこに)」「定品(何を)」「定量(どのくらい)」の「3定」を徹底し、予備の道具は持たないようにしているそうです。1年以上付き合いのない人の名刺は捨てるのだそう! そしてコクヨでは、頻繁に使うものを常に卓上に出しておきつつ、「引き出しの1段目は “ときどき使うもの”」「2段目は “私物”」「3段目は “ファイル”」など、各引き出しの役割を明確に定めているそうです。

詳しくは下の記事をご確認ください。今日から実践したくなる、整理整頓ハック術です。

詳しくはこちら
引き出しを整理すれば時間が生まれる。トヨタとコクヨに学ぶ “仕事が最強に捗る” 整理術

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仕事の効率化は、ちょっとした工夫で実現できるものです。ぜひ試してみてくださいね。

(参考)
プレジデント・オンライン|富裕層になれない人の9割は、「楽観バイアス」人生
現代ビジネス|ちょっとした水分不足でも気力と集中力が失われる!
HEALTH PRESS|座り続けると脳の記憶機能に悪影響! 認知症の原因は運動不足よりも座ること?

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