「自分ははたして、仕事を効率良くこなせているのだろうか……?」
「残業続きで、仕事がうまく回っていないように感じる……」
ビジネスパーソンであれば、必ず突き当たる課題ですよね。

仕事に慣れて作業スピードを速くする。もちろんそれも解決策のひとつでしょう。でも、ほかにも、仕事効率化のコツはたくさんあります。ここでは、仕事効率化につながる14のヒントをご紹介します。タスク管理の方法、時間帯別の仕事の取り組み方、仕事を先へ先へと進めるための思考法、休憩の取り方などなど……。今日から実践してみたくなる方法が、きっとあるはずです。

1. 「付箋ノート」でタスク管理を進化させる

皆さんは、タスク管理をどのように行なっていますか? 数値入力や書類作成など毎日決まって行なうルーティンワーク、中期的なスケジュールで進めていかなければならない新規プロジェクト、上司から急に割り振られた緊急タスクなど種類はさまざまあれ、日々のタスクを抜け漏れなく確実にこなしていくことが、ビジネスパーソンには求められます。タスク管理は “仕事の基本” と言っても差し支えないでしょう。

そして、タスク管理の方法として広く知られているのが「ToDoリスト」。朝に1日のタスクを紙に書き出し、終わらせたものから順に、チェックをつけていったり線を引いて消したり……。煩雑さがなく非常にシンプルですが、付箋ノート」の仕組みを応用すれば、さらに使い勝手良く進化させることができます

付箋ノートとは、要点を書いた付箋をノート(あるいはルーズリーフ)に貼りつけていって作るノートのこと。もともとは中高生たちの勉強用ノートとして流行し始めたものですが、これをタスク管理にも応用するのです。

具体的には、ノートを「ToDo」「Doing」「Done」の3領域に分割し、タスクを書き込んだ付箋をそれぞれのステータスに移動させます。残タスクや完了タスクの量が一目瞭然であるため仕事の進捗を視覚的に把握できますし、ToDo欄の付箋を優先度に応じて並び替えるなんて使い方もできそうですね。


(画像引用元:StudyHacker|『付箋ノート』で仕事も勉強も効率アップ! 実例で学ぶ「最強のノート術」の活用法

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『付箋ノート』で仕事も勉強も効率アップ! 実例で学ぶ「最強のノート術」の活用法

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2. タスクを「実行日ベース」で管理する

中長期にわたる大きな仕事を与えられたとき、まっさきにスケジュール帳に締め切りを記入する人も多いはず。もちろん、締め切りを把握しておくのは重要です。しかし、「まだまだ先だから……」と楽観視し続けた結果、気づけば締め切り目前となり、結局バタバタと慌てて着手せざるをえなかった……なんて失敗をしたことのある方もいるのではないでしょうか。

人間は、未来に実施する物事について、そこにかかる時間や予算などを少なく見積もってしまう傾向があります。これは「計画錯誤」とも呼ばれており、心理学的な実験でも証明されています。“重要ではないがすぐに終わる” タスクばかりを先にこなし、時間をかけて本腰を入れて取り組むべき “重要だが緊急性が高くない” タスクを後回しにしているようでは、この楽観バイアスにかかってしまっている可能性があるのです。

そこで、時間管理コンサルタントの水口和彦さんが提案する「タスクを “実行日” で管理する」という方法が役に立つでしょう。タスク管理に中長期的な視野を持ち込み、予定外の仕事が必ず入ってくることも考慮に入れたうえで、事前に実行日を決めてしまうのです。その際のポイントは、無理に早い日付にタスクを集中させるのではなく、できそうな日に書いていくこと。当日の状況によっては、実行日を柔軟に変更しても良いそうです。計画錯誤に陥らない、賢いタスク管理をしましょう。

■詳しくはこちら
タスクは「実行日」に書け! “本当に使える” タスク管理の方法とは?——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第3回

3.「ポモドーロ・テクニック」で集中と非集中の緩急をつける

「自分は集中力に自信がある!」という人でも、1日朝から晩まで集中状態を完璧に維持したまま仕事をするのは不可能なのではないでしょうか。必ずどこかで、ふっと注意力が散漫になるタイミングがあるはず。人間の集中力が続く時間については諸説あるようですが、いずれにせよ、そう長く続くものではないことは確かです。

そこでおすすめなのが「ポモドーロ・テクニック」。これは、25分間の作業と5分間の小休憩を繰り返していく時間管理術のことです(ちなみに「ポモドーロ」とは、このテクニックの考案者 フランチェスコ・シリロ氏が学生時代に使用していたトマト型のキッチンタイマーに由来します)。

軽めの休憩を挟むことで集中力回復効果が期待できるのはもちろん、「25分間で進めるところまで進めよう」というタイムプレッシャーが課されることで、仕事の密度も大幅にアップすることでしょう。生産性に悩んでいる方は、ぜひタイマーを準備して試してみてください。

(※人間は、体の水分量が低下すると、覚醒状態と記憶力が低下します。また、座っている時間が長い人ほど、記憶と関わる脳の領域が薄くなるのだそう。小休憩の際は、ぜひコップ1杯程度の水を飲んだり、席を立って歩き回ったりしてください)

■詳しくはこちら
時短にも効果あり! 25分間の超集中法『ポモドーロ・テクニック』を実際にやってみた。

4. メールの受信通知をオフにする

作業中にメールの受信通知を受け取った。作業を中断し、とりあえずメールを開いて読んでみる。急ぎの用事でないようだから、あとで返信することにし、メールを閉じて作業を再開した——じつはここに、仕事の効率を下げる “無駄な行動” が4つも隠れていることに気づいていますか?

まずは、今このメールに返信すべきかどうか悩んでいます。また、作業を再開するにあたり、メールに中断される前にしていた作業の内容を思い出しています。さらに、あとでメールに返信するわけですから、その際には当該メールを受信ボックスの中から探さなければなりません。さらにさらに、返信するためにメールの内容をもう一度読むのも、無駄ですよね。メール対応の仕方を間違えるだけで、仕事の効率が格段に悪くなってしまうのです。

これを解決する方法は、ずばり「メールの受信通知をオフにする」こと。“この作業が終わったら” “〇時になったら” など、タイミングは個人の好みでかまいません。大切なのは、メールに振り回されすぎないようにすることです。自分にとって区切りの良いところでまとめて目を通すようにするなど、メール対応の仕方をちょっとだけ工夫してみるといいかもしれませんね。

■詳しくはこちら
メールにひそむ3つのムダを省け! 仕事効率が圧倒的に高まる「メール対応術」——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第9回

5. 朝は重要なタスクから取りかかる

朝起きてからの3時間は、脳が最も効率よく働くゴールデンタイムである——脳科学者の茂木健一郎さんはこう言っています。なんでも、朝は睡眠を経て前日の記憶がリセットされるため、新しい記憶を収納したり創造性を発揮したりしやすくなるのだとか。こんなフレッシュな朝時間にはぜひ、集中を要する重要なタスクや、クリエイティブな仕事に取り組んでみてください

また、始業まもない時間は、ほかの人たちもまずは各々の作業に取りかかっているはず。ほかの人に仕事を中断させられる可能性も少ないため、よりいっそう集中して自分の仕事に打ち込めると言えるでしょう。

逆に、「今日やるべきタスクは……?」と、タスクの整理から1日が始まるようでは、せっかくの朝時間を有効活用できていないと言えます。前日の仕事終わりに、翌日のタスクをある程度整理しておくと、朝イチのスタートダッシュも上手に切れそうですね。

■詳しくはこちら
1日の仕事が劇的にはかどる! 朝イチの “スタートダッシュ” を成功させよ。——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第7回

6. 仮説を立てる習慣をつける

ここまでは、タスク管理やタイムマネジメントの観点から仕事効率化のヒントをご紹介してきましたが、ここからは、もう少し実務寄りで話を進めていきましょう。まずは「仮説思考についてです。

仕事の際、よく「仮説を立てよう」と言われます。仮説も立てずに “とりあえず” 情報を集め、そこから何ができるかを考えてみる。こういう仕事の進め方をする人、よくいますよね。でも、必要のない情報まで集めてしまったり、膨大な情報の海に溺れて逆に判断できなくなってしまったり……。当然、PDCAのサイクルも遅くなり、施策を実行するタイミングも遅くなっていきます。あらゆる場面で無駄を生み出しているのです。

だからこそ、早い段階で仮説を立てる習慣をつけましょう。仮説を立てることで、集めるべき情報にあたりがつけやすくなり、情報収集の効率が圧倒的に高まります。その情報収集の結果、仮に明らかに仮説が間違っていたようであれば、仮説を再構築すればいいだけの話。PDCAのサイクルも高速で回り、仕事もスピーディーに進んでいくようになります。

では、どうすれば上手に仮説を立てられるの? 下の記事に詳しく書かれていますので、ぜひ参考にしてみてください。

■詳しくはこちら
仕事は “仮説” で決まる! プロセスをすばやく回すための『とりあえず仮説』という技術

7. 資料作成は「ブランク資料」から始める

先に仮説を立てる——この方策は、資料作成にも応用することができます。皆さんは、どのようなプロセスで資料作成を行なっていますか? 資料に載せられそうな情報をとりあえず集めてみて、そこからページ構成を考えてみる……。この進め方が非効率であることは、上で述べた話から、もう明らかですよね。

そこで使えるのが、あのマッキンゼーのコンサルタントたちも採用しているという「ブランク資料。あくまで “完成予定図” として、最初に各ページの見出しやページレイアウトをざっくりと考えます。この時点では当然、具体的な数値や文章など、調べないとわからないことは空白のままでかまいません。そして、ブランク資料が出来上がったタイミングで、本格的な情報収集を開始していくのです。

不必要な情報収集を避けられるのはもちろん、アウトプットの大枠がある程度わかっているため、早い段階で上司の確認や意見を仰げるというメリットも。ブランク資料を用いて報連相を行なえば、上司のイメージと乖離したまま作業が進んでいくリスクも未然に防げます。“資料をすべて完成させたあとに上司に確認を取ったら、やり直しを命じられた” なんて事故に泣かないためにも、ぜひ試してみてください。

■詳しくはこちら
「とりあえず情報収集」はもう卒業! マッキンゼー流『ブランク資料』の作り方。

8. 手を抜けるとこで手を抜く

仕事だからといって、すべてに全身全霊をかけて取り組んでいては心身が疲弊してしまいますし、そもそも時間が許してくれないはず。仕事において、「丁寧」「完璧」は必ずしも正解ではありません。「ざっくり」「雑に」で良しとされるタスクも多々ありますし、本当に重要な業務のために時間と体力を温存しておくのもまた、仕事効率化のためには大切ですよ。

もし、あなたに完璧主義の傾向にあって、そのせいで現在の仕事が圧迫されているように感じるのであれば、思いきって “効率的な手抜き術” を身につけてみませんか? その3箇条をご紹介しましょう。

1. エネルギーを使い分けろ
集中力を最大限発揮するべき仕事と、力を抜いても許される仕事を見極めよう

2. 苦手なところは任せよう
自分ですべてをこなす必要はない。得意な人に積極的にお願いしてみよう

3. やらないことを決める
仕事量は得てして膨らんでしまいがち。やらなくてもいいことを整理してみよう

■詳しくはこちら
完璧主義は正解ではない! 仕事のムダがどんどんなくなる、効率的な “手抜き” 仕事術

9. 短時間&シンプルな報告を心がける

直属の上司がいる方は特に、仕事の進捗や結果などを「報告」する機会も多いものです。でも、報告の準備に無駄に時間がかかったり、明らかに必要のないことまで報告していては、その他の仕事を圧迫する原因にもなってしまいますよね。報告は、短時間でシンプルに。そのためには、以下を実践してみるのはいかがでしょうか。

1. 報告の核を中心に据える
何を伝えるべきかを考え、無駄な情報は削ぎ落とします。たとえば、結果を伝えるべき報告で経緯をだらだらと述べ立てていては、自分のみならず相手にも時間を浪費させてしまうことになります。

2. 結論から先に
はじめに結論がわからないと、そもそもこの報告が何についてのものなのか、相手は理解することができません。報告の際は必ず「結論から先に」を意識しましょう。

3. 代名詞は使わない
「あの」「この」といった代名詞を連発するのは、相手に “思い出させるエネルギー” を消費させてしまうため不親切です。混乱を避けるためにも、なるべく固有名詞を使うようにしましょう。

■詳しくはこちら
報告には “能力” が表れる! 1分で正確な報告をするための『報告の台本』

10.「昼寝」で “働く頭” を取り戻す!

次に、「休憩の仕方」の観点から仕事効率化を考えてみます。生産性の高い働き方をするために、時には休憩を挟むことが大切であることは、序盤の「ポモドーロ・テクニック」の項でも説明した通りです。

さて、昼食後の14時~15時前後に眠くなるという方、多くありませんか? じつは、人間の生体リズムや、食事による血糖値上昇などの原因が重なり、この時間帯は眠くなりやすいのです。頭がうまく働かない状態で仕事をし続けても、非効率であることは目に見えています。だったら、いっそのこと昼寝をとってみませんか?

じつは、NASAの宇宙飛行士が昼寝を取り入れた結果、認知能力や注意力が大幅に向上したというデータも。GoogleやAppleといった世界的大企業では、昼寝専用の部屋が設けられているくらいです。

昼寝の際のポイントは、長時間深く眠りすぎないこと。横にならず、座ったまま机にうつぶせになるなどし、20分程度に抑えることを心がけましょう。また、昼寝前にカフェインを摂取しておくと、ちょうど起きるころにカフェインが効き始め、すっきりとした状態で仕事に戻ることができますよ。

■詳しくはこちら
昼寝は生産性向上の大本命。「パワーナップ」をマスターせよ!

11. 気が緩みがちな夕方には “単純作業” を持ってくる

あともう少しで仕事が終わる、そんな気の緩みからでしょうか。夕方になると、どこか集中力も途切れやすくなるものですよね。じつは、日中の緊張状態を支えていた交感神経が、体をリラックスさせる副交感神経に切り替わっていくのが、この夕方の時間帯なのです。とはいえ、「それじゃあ仕方がない」と諦めてしまっては、元も子もありません。

じつは、そんな夕方に合ったタスクがあります。それは、あまり頭を使わなくても済むような「単純作業です。特に、副交感神経へと切り替わる一歩手前は、深部体温がぐんと高まるため、仕事をスピードアップできる体の状態なのだとか。

朝は創造性が発揮しやすいため、重要なタスクやクリエイティブな仕事に向いていることは、先に述べたとおりです。であれば、ぜひ単純作業は夕方に残しておきましょう。1日全体を見たときに、仕事が効率よく進んでいきそうですね。

■詳しくはこちら
夕方に集中力が途切れがちなあなたへ。ラストスパートをかけるための3つの脳科学的方法

12. 夜に予定を入れる

夕方の仕事を捗らせるもうひとつの方法として、終業後すぐの夜時間に予定を入れることをおすすめします。

仮にあなたが、残業が常態化しているのならば、その原因はどこにあるでしょうか? 当然、仕事量がキャパオーバーのため、時間内に処理しきれないという問題もひそんでいるかもしれません。でももしかしたら、夜の時間を「仕事が終わらなかった場合の予備時間」と油断してとらえていることで、日中の生産性が下がってしまっているという可能性はないでしょうか?

夜に予定を入れておくことで、「それまでに仕事を終わらせなければ」という(良い意味での)焦りが生まれ、そこから「効率良く仕事をしなければ!」という気持ちが醸成されます。どんな予定を入れるかは、この際問題ではありません。飲み会でもデートでも趣味の集まりでもいいでしょう。重要なのは、そこに “日中の働き方を変える効果がある” ということですよ。

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平日の夜、使ってる? デキる人の “普段の夜” の過ごし方

13. 温度と湿度に気を配る

さて、ここからは仕事効率化を「作業環境」から考えていきます。

室温を20度から25度に上げることで、タイミングミスをする率が減少し、タイピングする文字量も大きく増加した。こんな興味深い調査結果があることをご存知でしたか? また、湿度が極端に低すぎると、まばたきの回数が増えることで、作業効率が悪くなるのだそう。このように、作業環境の温度や湿度も、私たちの仕事の効率を大きく左右するのです(たしかに、暑すぎたり寒すぎたり、じめじめしすぎていたり乾燥しすぎていたりすると、不快で作業に集中できませんよね)。

さまざまな調査結果を俯瞰して見てみると、作業に適した気温は22度から24度程度。ただし、クリエイティブな作業をする場合は、若干高めの温度にしたほうがいいそうです。そして湿度に関しては、夏は40~55%、冬は45%~60%程度に保つのが理想です。

もちろん、性別や個人差によって、最適な温度や湿度は人それぞれ。また、オフィスの温度や湿度の設定が決まっているというケースもあるでしょう。上着を羽織ったり薄着にしたり、卓上加湿器で調整したりするなどし、ご自身が作業しやすい環境をつくれるといいですね。

■詳しくはこちら
生産性を上げたければ「温度」と「湿度」に気を配れ!? 最適な作業環境を徹底的に考察してみた。

14. 整理整頓をして、探し物にかかる時間を大幅に削減する

ある調査によれば、ビジネスパーソンが勤務時間内で探し物をする時間は、なんと年間150時間! 1日8時間労働とすると、およそ19日分に相当します。逆に言えば、探し物をする必要がないくらいに普段から整理整頓できていれば、それだけの時間を実際の仕事のために確保できるのです。まさに、究極の仕事効率化ですね。

ここでは特に、多くの方のデスクに備わっている「引き出し」について考えてみましょう。ヒントとなるのは、トヨタやコクヨの整理整頓術(どちらの企業も、生産性向上の取り組みを会社レベルで取り入れていることで有名です)。

トヨタは、「定位置(どこに)」「定品(何を)」「定量(どのくらい)」の「3定」を徹底し、予備は持たないようにしているそうです(さらに、1年以上付き合いのない人の名刺も捨てるのだそう!)。そしてコクヨは、頻繁に使うものは机の上に常に出しておいたうえで、「引き出しの1段目は “ときどき使うもの”」「2段目は “私物”」「3段目は “ファイル”」など、各引き出しの役割を明確化しているのだそう。

詳しくは下の記事をご確認ください。今日から実践したくなる、整理整頓ハック術です。

■詳しくはこちら
引き出しを整理すれば時間が生まれる。トヨタとコクヨに学ぶ “仕事が最強に捗る” 整理術

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仕事は、ちょっとした工夫次第で意外と効率良く進んでいくものです。ぜひ試してみてくださいね。

(参考)
プレジデント・オンライン|富裕層になれない人の9割は、「楽観バイアス」人生
現代ビジネス|ちょっとした水分不足でも気力と集中力が失われる!
HEALTH PRESS|座り続けると脳の記憶機能に悪影響! 認知症の原因は運動不足よりも座ること?