仕事におけるコミュニケーション力の重要性は多くのビジネスパーソンが認識しているはずですが、一方でコミュニケーションに苦手意識をもっている人も多いのが実情です。
同僚に頼み事をしたり後輩にミスを指摘したりする場面では、どのように伝えるのがベストでしょうか。アメリカでコミュニケーションスキルを学び、企業経営者向けメディアトレーニング、プレゼンコーチングを行なっている岡本純子さんにアドバイスをお願いしました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
岡本純子（おかもと・じゅんこ）
横浜市出身。「伝説の家庭教師」と呼ばれるエグゼクティブ・スピーチコーチ&コミュニケーション戦略研究家。株式会社グローコム代表取締役社長。早稲田大学政治経済学部政治学科卒業。英ケンブリッジ大学院国際関係学修士。米MIT比較メディア学元客員研究員。1991年、読売新聞社に入社後、経済部記者として日本のトップリーダーを取材。アメリカでメディア研究に従事した後、電通パブリックリレーションズ（現電通PRコンサルティング）にて、企業経営者向けメディアトレーニング、プレゼンコーチングに携わる。2014年、再び渡米し、ニューヨークで「グローバルリーダー」のコミュニケーション術を学ぶ。新聞記者時代に鍛えた言語化力、表現力、PRコンサルタントとして得たブランディングのノウハウ、アメリカで蓄積したパフォーマンス力、科学的知見を融合し、独自のコミュニケーション学を確立。現在は、日本を代表する大企業のリーダー、政治家など、トップエリートを対象としたプレゼン・スピーチ等のプライベートコーチングに携わる。2021年、「今年の100人」として「Forbes JAPAN 100」に選出。2022年5月には、次世代グローバルリーダーのコミュ力育成のための「世界最高の話し方の学校」を開校した。著書に、シリーズ累計20万部を突破した『世界最高の話し方』『世界最高の雑談力』（ともに東洋経済新報社）などがある。
【ライタープロフィール】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
「生きること」＝「コミュニケーション」
いまでこそ人に話し方を教えている立場にありますが、かつての私は、コミュニケーション力不足を感じていました。プレゼンなどで人前に立てば膝はガクガクと震えましたし、知らない人と話すことも苦手だったのです。
そこで、アメリカでコミュニケーションを学んだのですが、そうしてわかったのは、コミュニケーションは科学であるということでした。ひとつの学問としてコミュニケーション学というものが成立しているわけではありませんが、アメリカでは、心理学、脳科学、人類学などさまざまな学問の視点から、「どうすればうまくコミュニケーションができるのか」が研究され、方程式や正解と言えるものが導き出されているのです。
アメリカでは、幼稚園でも「あなたの好きなものについてみんなに話してみて」というふうに、小さな頃からコミュニケーションを学び始めます。そんな学びの場は小学生以降にも設けられていて、社会に出てからも多くの人が自らコミュニケーション力を鍛えます。
ボディーランゲージの学校といった、コミュニケーション力を鍛える場がコンビニの数と同じくらいあって、「昨日はジムで体を鍛えたから、今日はスピーチを学ぼう」という感じで、日常的にコミュニケーション力を高めているのです。そういう習慣をもっているのも、アメリカ人は日本人よりはるかにコミュニケーション力を重視しているからなのだと思います。
そもそも人間にとってコミュニケーション力が重要であることは言うまでもないでしょう。集団生活を行なう生き物である人間は、起きている時間の大半がコミュニケーションに占められています。ひとりで過ごすことが多い人だって、起きているときには常になにかを考えていますよね。考えることは、自分自身とのコミュニケーションにほかなりません。そう考えると、「生きること」＝「コミュニケーション」と言っても言いすぎではないはずです。
ところが残念ながら、いまの日本にはアメリカのようなコミュニケーションを学ぶ場が圧倒的に不足していますし、日本ではコミュニケーション力は生まれつきの能力だととらえられがちです。でも、コミュニケーションは科学であり、ある種の方程式や正解が存在するのですから、それらを学んで身につけ、実践していけばいいだけの話なのです。
あらゆる場面に応用可能な「SPECIAL」の方程式
では、ビジネスパーソンが遭遇しがちなシチュエーションを想定して、具体的な伝え方について私からアドバイスをしてみましょう。まず取り上げるのは、「同僚に仕事を頼みたい」という場面。「この人の頼みならよろこんで引き受けよう」と思ってもらえる伝え方を考えてみます。
まず前提として、頼み事を相手が受け入れられる状態にあるかどうかを見極めることが重要です。相手が多忙で、頼み事を引き受けられる状態にないのにお願いをしたところで、「よろこんで引き受けよう」と思ってもらえるはずもありません。
また、本来であれば相手と強い信頼関係を築いておくことも大切。コミュニケーションには、「伝える」→「伝わる」→「心がつながる」という3段階があります。きちんと心がつながり強い信頼関係を築けていれば、相手は少々無理をしても頼み事を引き受けてくれる可能性が高まります。
ですが、「そんな時間はない」ということもありますよね。そこまでの深い関係性を築けていない相手に対して、いますぐに頼み事をしたい場面もあるのが現実です。そういうときは、以下のような「SPECIAL」の方程式を意識してみましょう。これは、頼み事をするときも含め、人を動かしたいあらゆる場面で活用できるものです。
【「SPECIAL」の方程式】
S：Small / Specific＝小さく／具体的な
P：Proposal＝提案
E：Elect＝（未来の）選択をする
C：Cause＝理由
I：I＝私
A：Affirm＝肯定する
L：Like ＝ 好き
頼み事の内容が曖昧であれば、相手は引き受けられるかどうか判断がつきにくくなりますから、「いつまでにどんなことをやってほしいか」を具体的に伝えます。もちろん、頼み事をするのに命令・指示口調ではおかしいですから、提案、お願いというかたちで伝えましょう。
次の「（未来の）選択をする」については頼み事の場面ではあまり使いませんが、たとえば部下にミスの改善を促すといった場面では効果的です。過去の行動を責めても相手を傷つけるだけですから、話の時制を未来に移し、これからの行動を選び取ってもらうような言葉にするのです。
そして、その頼み事がなぜ必要なのかという理由とともに、「引き受けてくれると、『私』が本当に助かる」と伝えます。このとき、「引き受けてくれないと困る」といったネガティブな言い回しではなく、「引き受けてくれたら、会社や社会にこんないいインパクトを与えられるから（私は）嬉しい」という肯定的な言い回しにしましょう。もちろん、相手を敵視するのではなく、「味方、仲間、支援者として支える」というような、「Like」の気持ちも伝えます。
この「SPECIAL」を押さえた言葉でお願いすれば、相手が頼み事を引き受けてくれる承諾率は大きく高まっていくはずです。
「ここぞ」という重要な場面を狙って指摘する
もうひとつ取り上げるのは、「ミスの多い後輩に仕事の仕方を改めてほしい」という場面。「なるほど、先輩の言うことなら素直に取り入れよう」と思ってもらえる伝え方をアドバイスしましょう。
このケースでもまず前提として考えてほしいことがあります。それは、「人はなかなか変わらない」ということ。遅刻が多い人に、いくら「遅刻をなくしてほしい」と伝えても、長い時間をかけてできあがったその人の癖や思考は、そう簡単に変わるものではありません。
ですから、そういう人には、ピンポイントで「この場面だけでは絶対に遅刻してはいけない」と伝えることです。そのときには、「今度の商談相手は会社にとってとても重要な取引先だから、絶対に遅刻してはいけない」「遅刻してしまうと会社に大きな損害を与えることになる」のように、「もしそうしたらどうなるのか」という映像が相手の頭のなかに浮かぶように具体的に伝えます。
なぜなら、人間は「感情の生き物」とも言われるように、感情が動かなければ行動がともなわないからです。こういったケースでは、脅しではないですが、先ほどの「遅刻したらどうなるのか」といった恐怖という感情を利用してもいいでしょう。
人を根本から変えるのは難しいですが、人に影響を与えることはできます。人の癖や思考を変えることについては割りきって諦め、「ここぞ」という重要な場面できちんと行動できるように注力させることが得策です。
【岡本純子さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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