仕事の結果を上司に報告するような場面で、「いい感じでした」「いまいちですね」といったあいまいな表現をしていませんか？ そのような「雑な話し方」により、仕事のチャンスを逃したり、評価を下げてしまったりしているかもしれません。10年以上にわたって「話し方」に関する企業研修を行なっている経営コンサルタントの横山信弘さんが、上司からの評価につながる、具体的で丁寧な会話術について解説してくれました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
横山信弘（よこやま・のぶひろ）
1969年6月28日生まれ、愛知県出身。株式会社アタックス・セールス・アソシエイツ代表取締役社長。経営コンサルタント。現場に入り込んで目標を「絶対達成」させることを信条としている。経営者、リーダー研修のほか、現場で調整役となり、社員どうしのコミュニケーションを円滑にすることで、停滞していた多くの組織を救い、改革を成功させてきた。NTTドコモ、ソフトバンク、サントリーなどの大企業から中小企業に至るまで、200社以上を支援した実績をもつ。15年間で3,000回以上の講演、セミナーもこなす。メルマガ「草創花伝」は、3万9,000人超の読者を抱え、YouTubeやTwitterなどSNSの総フォロワー数も4万人を超えている。ベストセラー『絶対達成する部下の育て方』（ダイヤモンド社）、『絶対達成バイブル』『空気で人を動かす』（ともにフォレスト出版）をはじめ、ほとんどの著書の翻訳版が、韓国、台湾、中国で発売されている。
「4W2H」で、必要な情報を具体的に伝える
上司から評価されない人にはいくつかのパターンがあるのですが、「雑な話し方」をしているというのもそのひとつです。私が言う雑な話し方とは、「あいまいな話し方」「必要な情報が抜けている話し方」を意味します。
お客様のところへ営業に行って帰社した部下に対して、「どうだった？」と上司が質問したとします。「いい感じでした」「いまいちですね」といった言葉だけが返ってきたら、上司からすれば状況がまるでつかめません。
どのようなことがあって「いい感じ」なのか、「いまいち」と感じたのかという疑問が残り、上司は追加で質問をしなければなりませんから、コミュニケーションにストレスを感じます。よって、雑な話し方をする部下の評価は上がらなくて当然です。逆に言うと、評価される人は「丁寧な話し方」をしているのです。丁寧に話すためには、以下のような「4W2H」を意識してください。
・When：いつ
・Who：誰
・What：なに
・When：どこ
・How：どのように
・How much：どれくらい
たとえば、セールスパーソンが「積極的に新規開拓を頑張ります！」と元気よく言うだけでは、上司は具体性を感じられずモヤモヤするばかりです。そうではなく、4W2Hを意識して、「12月末までにA商品を7つ販売できるよう、年間500万円の受注が見込めるお客様に対して、月間40件の訪問をしていきます。40件のうち半分の20件は先輩のXさんに帯同してもらい、キーパーソンとお会いできるよう働きかけます」といったかたちなら、上司は期待を寄せてくれるでしょう。
ところで、「Why：なぜ」がないことを疑問に思った人もいるかもしれませんね。でも、ビジネスにおいて事実を過不足なく伝えるには、「Why」を入れた5W2Hでなく、4W2Hで十分だというのが私の考えです。特に、ミスをしたなど自分にとって都合の悪いことを報告するような場合には、「Why」はただの言い訳として使われがちですから、むしろ入れないほうがいいのです。
相手が知りたいことをまず伝える「結論ファースト」
加えて、「結論ファースト」で話すことを心がけてほしいと思います。文字通り、結論から話す手法です。これは、述語が最後にくるために話が長くなりがちで、なにを言いたいのか聞き手が理解しづらく、いわば「迷子」になりやすいという日本語のデメリットを避けるための方法です。比較するために、「結論ラスト」で営業の報告をする場合を見てみましょう。
話があっちこっちに飛んで、まさに迷子になっていますよね。対して、結論ファーストならこんな具合です。
余計な情報がなく、すっきりとわかりやすい話し方です。上司に限らず、仕事で関わる相手が聞きたいのは、「結局どうなったの？」という結論です。最も聞きたいことを最初に言ってくれるのが、相手にとっては最もありがたいのです。結論ファーストを意識づけるために、「結論としては」という言葉を口癖にするのもいいと思います。
結論ファーストの効果を強化する「PREP法」
また、結論ファーストの効果をさらに高めるには、いわゆる「PREP法」も効果的です。ビジネスシーンでもよく利用される手法ですから知っている人も多いと思いますが、これは、文章や話し方を「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」の順に構成するコミュニケーションメソッドです。
相手が聞きたいことである結論は、自分が相手に伝えたいことでもありますよね？ それらを最初と最後に伝えることで、重要なポイントが相手の記憶にしっかりと残りやすくなるのです。ある商品をお客様に対して紹介するケースで例を示してみます。
このPREP法は定番とも言えるメソッドなのですが、逆に言うと定番になりえるほど効果的なのです。私自身も、必ず通るべき「レール」のようなものとして認識しており、実際に頻繁に使っています。PREP法をマスターすることにより、「なにを言いたいのかわからない」「雑な話し方をする人だなあ」といった評価をされることは確実になくなるでしょう。
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
