「プレゼン資料をつくるために、どこまで調べればいいのかわからない」
「資格試験の勉強を始めたいけれど、どのように情報を集めればいいのかわからない」
あるいはプライベートでも、
「デートコースを決めるうえで、いくつデートスポットを調べればいいのかわからない」
など、“何を” “どれくらい” 調べるのかという悩みは、情報収集においてどうしてもついてくるものですよね。

皆さんの中にも、とりあえず手当たり次第に情報を集めようとしたばかりに膨大な時間がかかってしまったり、なんとなくでしか調べなかったために核心に迫る情報が得られなかったり、といった経験がある方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、効率のよい情報収集を行なえるようになるための3つのポイントについてお伝えします。

「なぜ?」を重ねて深い目的を明らかにしよう

情報収集を始めるにあたって、目的を明らかにするのは基本中の基本ともいえます。なぜならば、目的によって必要な情報が全く異なってくるからです。

たとえば、資格試験の勉強を始めようと思い立ったとき。最終的な目的はもちろん、資格試験に合格することでしょう。したがって情報収集を行なう際も、「〇〇試験」という試験名にかけ合わせる形で「〇〇試験 対策」「〇〇試験 勉強法」と続けるのがオーソドックスではないかと思います。

もちろんこの方法で適切な情報を集めることも可能でしょう。しかし併せてやってほしいのが、「なぜ?」を繰り返すこと。この「なぜ?」に回答し続けることで、より深い動機が掘り起こされ、別の視点での情報収集が可能になるからです。

上の例の場合ですと以下のようになります。

「なぜ」資格試験に受かりたいのか?
→ 現状を打破するためにスキルアップを図りたいから。
→「なぜ」スキルアップを図りたいのか?
→ より専門的な仕事ができるようになりたいから。
→「なぜ」専門的な仕事ができるようになりたいのか?
→ もっとレベルの高い環境で働いてみたいから。

このように「なぜ?」を繰り返すことで、より本質的な目的である「よりよい環境で働きたい」が明らかになり、そこから「同じような志を持った意識の高い仲間」を求めている自分を発見するのではないでしょうか。

すると「資格試験対策のサークルに入る」といった側面からの情報収集のアプローチの仕方に気づき、「〇〇試験 サークル」といった検索ワードで調べられるようになります。「なぜ?」を繰り返していなかったら、もしかしたら思いついていなかったかもしれませんね。

「なぜ?」を重ねて深い目的を明らかにすることで、これまでとは違った新しい視点からの情報収集が可能になりますよ。

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4W1Hの「骨格」を意識しよう

情報収集でつい陥りがちなのが、最終到着地点をイメージしないままやみくもに情報を集めてしまうこと。これでは莫大な時間がかかってしまうおそれがありますし、必要のない無駄な情報ばかりが集まってしまい何も成果が得られなかったなんてことにもなりかねません。

そこでおすすめしたいのが、事前に骨格を決めるということ。具体的には、4W1H(Which以外)という骨格に沿って情報収集を行なうことで、本筋に沿った情報に焦点を絞って情報収集ができるようになりますよ。

プレゼン作成のための情報を集める場合ですと、4W1Hの骨格は以下のようになります。

who:誰が、誰にプレゼンするのか(相手は何を知っていて、何を望んでいるのか)
where:どこでプレゼンするのか
what:何をプレゼンするのか
why:なぜプレゼンするのか。最終ゴールは?
how:どうやってプレゼンするのか

たとえば取引先に対して新商品をプレゼンしたい場合、プレゼンを届ける相手は具体的にどんな人でしょうか。その業界にあまり詳しくない人でしたら、業界を取り巻く背景や最近のトレンドまで詳しく話してあげる必要があるため深い調査が必要になるでしょうが、業界に精通している人が相手でしたら、そこまでする必要ありませんよね。

このように、4W1Hの骨格を意識することで、必要な情報と必要でない情報を見極めやすくなり、情報収集の方向性を最初の段階で固めることができますよ。

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「パターン別」に情報収集を行なおう

「失敗しないようにするのは大事」とはよくいわれることですが、人間たるもの全ての失敗を避けるのはなかなか難しいものです。とはいえ、情報収集のやり方次第では、そういった失敗を事前にある程度防ぐことができるのです。

スマートさが求められるデートなどは特に、絶対に失敗はしたくないもの、そこで「こういうときはこうする」というパターン別にデートコースを探してみるのがよいでしょう。

昼間は公園を散歩する予定。でも雨が降ったら……。
→屋内に入りたい。そのために美術館や博物館について調べておこう。

ディナーは、いつも混んでいるあの人気店に行きたい。でも満席で入れなかったら……。
→ほかの店にしなければ。そのために近くのお店も念のため調べてみよう。

このように、いくつかのパターンを想定した情報収集を行なうことで、失敗を防ぐことができますよ。

これはもちろんビジネスの世界でも応用できます。たとえば漠然と「新しい企画の考案に向けて類似サービスを調査してほしい」と上司から頼まれたものの、上司が想像する企画の規模感がどれくらいのものなのか把握しかねるとき。上司に尋ねればわかるかもしれませんが、上司自身がまだ決めかねている場合もありますよね。そのようなときは、「短期間で実現にこぎつけそうなもの」「中期的な準備を要するもの」「かなり長期間の準備が必要になりそうなもの」など、ある視点から見た複数の切り口を自分で定めることで、もれのない情報収集を行なうことが可能になります。

「そんなことも調べていないのか」と上司から指摘される心配もないでしょうし、パターン別に情報を提示できますから、根拠を持った提案もしやすくなります。チーム内での評価にもつながるはずです。

***
・深い目的を明らかにするために「なぜ?」を繰り返す
・4W1Hの骨格を意識する
・パターン別に情報収集を行なう」
この3つに気をつければ、効率的で抜けのない情報収集が可能になりますよ。明日からぜひ試してみてください!

(参考)
加藤昌治著(2003),『考具 ―考えるための道具、持っていますか?』, CCCメディアハウス.
喜多あおい著(2011),『プロフェッショナルの情報術 なぜ、ネットだけではダメなのか』, 祥伝社.
Study Hacker|トヨタ式『なぜなぜ分析』で本質を見定める。5回の “なぜ” が導くゴールへの最短ルート。