「上司と意見の対立が多く、仕事がやりにくい」
「多くの経験を積みたいのに、仕事を任せてもらえない」
こういった悩みの原因は、上司との信頼関係にあるようです。 そうは言っても、上司と自分では世代も経験値も異なり、どのようにコミュニケーションをとればいいのかわからず困ることもあるでしょう。
この記事では、仕事をしていくうえで上司との信頼関係を築くために必要となる、ふたつの行動を紹介します。
1. 上司の期待を把握する
自分だってやればできるのに、上司が仕事を任せるのはいつもあの人だ――こんなふうに感じたら、上司のひいきを疑ってしまうかもしれません。しかし、その人が上司の期待通りの成果を挙げていたからこそ、信頼されるようになった可能性も大いにあるのです。
マッキンゼー・アンド・カンパニーを経て人材戦略コンサルタント、エグゼクティブコーチとして活躍する大嶋祥誉氏は、次のように述べています。*1
上司から指示を受けて仕事に着手する際は、自分の一方的な思い込みで進めるのではなく、上司がその仕事を自分に任せた意図や背景、期待するクオリティといったアウトプットのイメージを必ず確認しておく必要があります。
つまり、上司に信頼されるには、その上司が何を期待しているのか、的確に把握することが大切です。
たとえば、上司は完璧でなくていいから早めに仕上げて欲しかったのに、あなたが能力アピールのため、何日もかけて完璧に仕上げようとしたらどうでしょう。
成果物がどんなに素晴らしいものでも、上司の期待に添えなかったわけですから、評価にはつながりにくいはずです。
また、大嶋氏によれば、「指令を出す上司の方も、明確なアウトプットのイメージを意識していないこと」が珍しくないそうです。*2
さっきは◯◯と指示したけれど、やっぱり△△でお願い――などと、指示を出しながらアウトプットイメージを固めるタイプの上司ならば、こちらが事前に対策を講じておくといいかもしれません。
着手する前に、以下の認識をすりあわせておくといいのではないでしょうか(以下、大嶋氏の言葉を参考に筆者がまとめた)。*2
- 今回重視するのはスピードか、内容か?
- どのくらいのレベルを求めているのか?
- いつまでに必要なのか?
- この仕事にどんな背景・目的があるのか?
こうした認識を上司とすり合わせできていれば、どんなかたちで進めるのがベストか、どうすれば期限内にできるようになるのかといった、建設的な話し合いもできますよね。
その話し合いは、上司とのコミュニケーション促進にもつながるはずです。大嶋氏も、上司の期待を把握するうえで、普段からコミュニケーションをとっておくのが最善だと伝えています。*1
しかし、マネジメントをしながら自身の仕事もこなす上司は多忙なため、コミュニケーションをどのタイミングでとるのがいいか悩む人もいるでしょう。 次の項では、そのタイミングについてお伝えします。
2. 上司にとってベストなタイミングを狙う
上司に仕事の相談をしたいとき、状況も何も探らず、ただ「いまだ!」と感じただけで声をかけるのは避けるべきです。
たとえば上司が席を立つタイミングを狙って、すかさず声をかけたとしましょう。そのとき、もしも上司に次の予定が差し迫っていたり、忙しくて余裕がなかったりした場合、配慮がないと思われてしまうからです。
なにより大切なのは、相手の立場に立って声をかけること。こうした配慮は、上司に限ったことではありません。
トヨタ自動車、アクセンチュアなどを経て、現在は戦略コンサルタントとして活躍する山本大平氏は、「上司に限らず、自分のために時間を作ってもらうためには、相手に負担をかけないように、できる限りの配慮に努める」ようすすめています。
そして、適切な配慮を行なうためにも「普段から相手の状況を観察しておき、タイミングを見計らうこと」が必要なのだそうです。*3
たとえば、以下のように配慮してみるのはどうでしょうか。
- 上司のスケジュールを確認しておく
- 上司がひと息つくタイミングを探る
ちなみに山本氏は、「上司のリフレッシュをジャマすることなく、気持ちよくこちらの説明に耳を傾けてもらう」ため、「上司がコーヒーを2~3口くらい飲んで、ホッとひと息ついたタイミング」で声かけをしていたそうです。*3
しかし、ベストなタイミングで上司に声をかけたとしても、うまく伝わらなければ意味がありません。前出の大嶋氏によれば、以下のとおりタイプや状況で接し方を変えるといいそうです。*1
- 論理的思考タイプの上司は前置き・雑談を嫌うため、まず結論から伝える。
- 忙しそうな上司には「○○の件で、1分だけよろしいでしょうか?」と短い時間を伝え、すぐ終わることを示す。
- 感情豊かな上司には、「雑談をしながら共感重視のコミュニケーション」をとる
もしも、こうした切り替えが難しいと感じたら、該当の上司とよくコミュニケーションをとっている先輩などに、アドバイスをもらってもいいかもしれません。
あるいは先の山本氏が述べていたように、まずは相手をよく観察することから始めてみてはいかがでしょう。
そうすれば、「あの人にはこうしたほうがいい、この人にはああしたほうがいい」とアイデアが浮かぶようになり、接し方を工夫する知恵が生まれてくるはずです。
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今回は、上司との信頼関係を築くために必要な、ふたつの行動を紹介しました。上司との信頼関係ができれば、その職場はあなたにとってよりよい環境となるでしょう。よろしければ、何かひとつ小さなことからでも始めてみてください。
*1: ダイヤモンド・オンライン|仕事のできる人が、上司に仕事を命じられたときに必ずしていること
*2: リクナビNEXTジャーナル|仕事を効率化するには?忙しい人こそ実践したい「仕事が早い人」の習慣
*3: プレジデントオンライン|敏腕コンサルタントが繰り返し実証済み…仕事の提案が通りやすくなる「曜日・時間帯」の最有力候補
澤田みのり
大学では数学を専攻。卒業後はSEとしてIT企業に勤務した。仕事のパフォーマンスアップに不可欠な身体の整え方に関心が高く、働きながらピラティスの国際資格と国際中医師の資格を取得。日々勉強を継続しており、勉強効率を上げるため、脳科学や記憶術についても積極的に学習中。