「残業ゼロ」の意味とは? 企業&個人の働き方改革をチェック!

残業ゼロの意味1

「残業ゼロ」は、多くの社員にとって悲願のはず。働き方を見直して業務効率を改善し、定時に退社できたら、プライベートの時間を有効に使えて嬉しいですよね。

残業削減は残業代削減に直結するため、定時退社を促す会社も多い様子。残業が推奨されない環境で、個人はどのようにして仕事を効率化すればよいのでしょうか?

集中して業務を片づけ、「残業ゼロ」を実現するため、まずは基本的なことを見直してみましょう。

「残業ゼロ」と労働基準法の関係

「残業ゼロ」とは、時間外労働が全くない状態を指す言葉。2019年4月に労働基準法が改正され、時間外労働の上限が規制されたため、「残業ゼロ」を掲げる企業が増えているようです。

そもそも、労働基準法によって、原則的な労働時間は一日8時間・週に40時間以内と定められています。時間外労働が必要な場合、雇用者と労働者のあいだで「労働基準法第36条に基づく労使協定」(通称「36協定」)が締結されなければなりません。

2019年4月の労働基準法改正前、時間外労働の上限基準は、厚生労働大臣によって告示されていたものの、労働者が上限を超えて働かされても、雇用者への罰則はありませんでした。しかも、「特別な事情」がある場合、特別条項つきの36協定を締結すれば、上限を撤廃することすら可能だったのです。つまり、時間外労働の上限時間は、実質的に存在しなかったといえます。

しかし、労働基準法改正によって、時間外労働の上限が「原則として月45時間・年360時間」と明確に定められました。「特別な事情」があり、労働者と雇用者が合意している場合は、時間外労働の上限を引き上げられるものの、以下の条件を守る必要があります。違反した場合は罰則が適用されるため、青天井だった残業時間に、とうとう制限がかかったのです。

  • 時間外労働が年720時間以内
  • 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  • 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
  • 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度

(引用元:厚生労働省|時間外労働の上限規制 わかりやすい解説

労働基準法改正によって、残業時間の上限が明確に決められたため、多くの企業は残業時間の削減に取り組んでいます。ビジネス系Webメディア「BizHint」が読者を対象に実施した2019年6月の調査では、72%が「自分の会社は働き方改革に取り組んでいる」と回答。働き方改革の方向性としては、「残業時間の削減」(83%)が最も取り組まれていました

残業をゼロに近づける取り組みは、徐々に進んでいるようです。

残業ゼロの意味2

「残業ゼロ」を実現した企業

労働基準法改正以前に「残業ゼロ」を実現した企業があります。一般財団法人・日本次世代企業普及機構が主催する「ホワイト企業アワード」で2019年の最優秀賞を受賞した、金属屋根部品を製作する株式会社サカタ製作所です。

代表取締役社長の坂田匠氏は、以下のように宣言し、徹底して実行したのだそう。

就業規則を何回書き変えてもいい。売り上げが落ちてもいい、赤字になっても構わない、納期が間に合わなくてもいい、お客さんの信用をなくしてもそれでもいい。君たちがやらなきゃいけないのはとにかく残業ゼロにすることだ

(引用元:エヌエヌ生命保険 |ホワイト企業「サカタ製作所」残業ゼロの秘密 太字による強調は編集部が施した)

残業をゼロにしようという動きが社内で始まると、「仕事が終わらない」「仕事を増やして利益を上げたい」といった不満の声が上がるもの。しかし、「残業ゼロ」を本気で達成したいのであれば、「残業ゼロ」という目標に合わせて業務を削減する必要があるようですね。

サカタ製作所では、残業ゼロを達成したところ、むしろ売上高も利益も増えたとのこと。残業代を受け取れなくなった社員たちは、代わりに多額のボーナスを得られたそうです。残業ゼロを目指すことによって、効率的に利益を追求しようという考えが生まれるようですね。

残業ゼロの意味3

「残業ゼロ」を実現する個人の取り組み1:デスクの整理整頓

「残業ゼロ」を実現するには、会社主導の取り組みも重要ですが、個人ができることも少なくありません。「うちの会社は『残業ゼロ』を掲げているけれど、現場では実現できていない」「残業が削減される気配はないけれど、どうにかして残業を減らしたい」と考えている方は、定時に仕事を終えられるよう、基本的なことを見直してみましょう。

まず、デスクは整理整頓されているでしょうか? デスクの内外が散らかっていると、探し物をする時間が長くなります。探し物に時間を費やしてしまいがちな人は、まず、デスク周りを整えることから始めましょう。

トヨタ自動車のノウハウを広めることを目的とする株式会社OJTソリューションズによると、「トヨタ流」の整理・整頓術は以下のように行ないます。

1. モノを「いま使う」「いつか使う」「いつまでも使わない」の3つに分ける

まずは、「時間」を判断基準にし、今あるモノを分類しましょう。以下の3グループに分けます。

  1. いま使う。
  2. いつか使う。
  3. いつまでも使わない。

そして、「いま使う」モノは残し、「いつまでも使わない」モノは捨てます。「いつか使う」モノは、「1カ月以内に使用したら捨てない」など期限を設定し、使用しないまま期限を過ぎたら捨てます。

ボールペンの替え芯などの「予備品」については、「いま使う」モノではないので、用意しません。「ボールペンのインクが半分を切ったら」などのタイミングを設定しておき、そのタイミングが訪れたら用意しましょう。

2. 書類は「先入れ先出し」で処理する

トヨタには「先入れ先出し」という考え方があります。「先に入ったものを先に出す」ということです。たとえば、古い牛乳が冷蔵庫に残っているのに、新しい牛乳を買ってきて、その新しい牛乳から先に使っているようでは、古い牛乳は腐ってしまいますよね。新しい牛乳を買ってきても、古いほうから使うべきなのです。

書類の整理にも、「先入れ先出し」を適用します。重要度や緊急度、処理のしやすさは考慮せず、受け取った順番に書類を片づけるのです。そうでないと、処理の面倒な書類がどんどん溜まっていくばかりですからね。

受け取った書類には、以下の3パターンで順に対応していきましょう。

  1. 不要な書類は捨てる。
  2. 保存が必要な書類はファイルに入れる。
  3. すぐに処理できない書類は、「あとで処理する書類専用の箱」に入れる。

3. モノの置き場を決める

デスクが片づいた状態を維持したいなら、モノの定位置を決めておくべきです。その際、定位置は「使用頻度」を基準に設定しましょう。よく使うものほど近くに置いておけば、効率的に作業できます。

  • 頻繁に使うペン→デスク上の右側
  • あまり使わないハサミ→引き出しの中
  • 念のため保管しておく書類→デスクから離れた棚

定位置を決めたら、「定位置に戻す」ことを徹底できるよう、「区画」を明確にします。たとえば、以下のようなやり方が考えられます。

  • 引き出しにトレーを入れ、何の文房具をしまうか書き込む。
  • デスク上に書類を置くなら、そのスペースの境界線にテープを貼る。

残業ゼロを目指し、整理整頓を徹底するあなたの姿は、周りの人にも影響を与えることでしょう。

残業ゼロの意味4

「残業ゼロ」を実現する個人の取り組み2:タイマーで時間管理

「残業ゼロ」のためには、タイマーで時間管理をするのも有効。制限時間を設ければ、「タイムプレッシャー」効果が生じてひとつの作業に集中できるため、効率的に仕事を片づけられるからです。脳科学者の茂木健一郎氏も推奨しています。

タイムプレッシャーを利用した集中方法としては、「ポモドーロ・テクニック」が有名です。ポモドーロ・テクニックとは、「25分間の集中作業+5分間の休憩」を1セットとするやり方。電話や来客など「外的要因」によって仕事が中断されたり、メールチェックをしたくなったなど「内的要因」によって思考が中断されたりすると、作業への集中が途切れたとみなし、最初から時間を計り直します。

30分程度の短い時間で集中するには、大きな仕事を短いタスクに分割しておかなければなりません。その際は「分割統治法」を意識してみましょう。簡単にいうと、大きな問題を、簡単に解決できる規模にまで小さく分割していくやり方です。

「企画書を作成する」という大きな仕事に対し、分割統治法を利用してみましょう。以下のように細分化できます。

  • 企画のテーマを考える。
  • 資料を集める。
  • 資料を読む。
  • 企画で具体的に何をするか考える。
  • 企画書のデータを作成する。

大きな課題を達成するのに必要な、小さいプロセスを列挙することで、各プロセスにかかる労力や時間などを考えやすくなります。30分程度で片づくよう、さらに細かく分割していきましょう。

30分間集中してこなすタスクを用意できたら、タイマーを設定し、集中して取り組みましょう。「残業ゼロ」達成に、かなり近づいているはずです。

残業ゼロの意味5

「残業ゼロ」を実現する個人の取り組み3:「未来日記」でタスク管理

「残業ゼロ」達成のためには、「未来日記」でタスク管理をするのも有効です。未来日記とは、その日のタスクを日記形式で書き出すというもの。これから片づけるタスクを「~した」と過去形で書くのが特徴です。

未来の予定を過去形で書くというのは、米国の心理学者、レオン・フェスティンガー(1919~1989)が提唱した「認知的不協和理論」を利用する手法。認知的不協和理論とは、思考・行動が矛盾していると感じたときに生じる不快感を打ち消すため、矛盾した思考・行動の一方を変更したくなるというものです。

未来日記では、「まだ予定は完了していない」という認識と「予定は完了した」と書いた事実が矛盾します。矛盾を解消しようと、「完了した」と未来日記に書いたタスクを本当に達成したくなるのです。

未来日記は以下のように記述します。

  1. タスクをリストアップする。
    (例)資料を作る、メールを送る
  2. タスクを実行する時間を決める。
    (例)資料作りは10~13時
  3. タスクを完了した旨を書く。
    (例)13時に資料を作り終えた

未来日記の効果を利用して、タスクを次々と片づけられれば、「残業ゼロ」にかなり近づいたといえるでしょう。

残業ゼロの意味6

「残業ゼロ」の仕事術を学べる本

最後に、個人が「残業ゼロ」を達成しやすくなるための仕事術を学べる本を紹介します。

「残業ゼロ」の仕事力

下着製作のトリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社において代表取締役社長を務めた実業家・吉越浩一郎氏が、自身の実体験に基づき、仕事を次々片づける方法を惜しげもなく披露しているのが『「残業ゼロ」の仕事力』です。具体的なノウハウにとどまらず、ワーク・ライフ・バランスという枠組みのなかで「残業」を論じている点で、よくあるハウツー本とは一線を画しているといえます。

「残業ゼロ」の仕事力

「残業ゼロ」の仕事力

 

プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術

『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』は、株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長としてコンサルティングや講演を行なっている小室淑恵の著書。現場での実務も兼ねる管理職「プレイングマネジャー」が、自分個人のタスクを片づけつつチームをまとめ上げる方法を、5つのステップで具体的に解説しています。自分の目標を達成し、部下の目標を達成に導き、しかも残業をゼロにしなければならない――課題の多すぎる現代のビジネスパーソンにとって、救いとなる一冊です。

プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術

プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術

 

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「残業ゼロ」と労働基準法の関係や、「残業ゼロ」への具体的な取り組みを紹介しました。皆さんも、「残業ゼロ」を意識し、仕事を効率化するノウハウをぜひ実践してみてください。

(参考)
林春男・白井泰子・高田利武(1981), 「認知的不協和理論の変遷(I)―『不充分な正当化の心理的効果』に関する実験的知見の総覧に基づく検討―」, 実験社会心理学研究Vol. 20, No. 2, pp. 155-170.
STUDY HACKER|「わたし、定時で帰ります。」と言える人になるための仕事効率化4つのヒント。
STUDY HACKER|“いつも余裕に見える人” がこっそりやっている「時間の使い方」4つの工夫。
STUDY HACKER|やるべきことがさくさく進む! 未来のことを “過去形” で書く「未来日記」のすごい効果
首相官邸ホームページ|働き方改革の実現
厚生労働省|時間外労働の上限規制 わかりやすい解説
厚生労働省|36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針
エヌエヌ生命保険 |ホワイト企業「サカタ製作所」残業ゼロの秘密
BizHint|BizHint大調査。各社の「働き方改革」への取り組みやその効果は?(2019年6月実施)
THE21オンライン|効率が格段にアップする! 「トヨタ流」整理・整頓術
ニューズウィーク日本版 オフィシャルサイト|ポモドーロ・テクニック:世界が実践する時間管理術はこうして生まれた
IT用語辞典|分割統治法とは

【ライタープロフィール】
村瀬裕一
早稲田大学大学院先進理工学研究科所属。松本深志高校出身。日々、細胞の微小管について研究をしている。趣味はゲーム・カメラ・旅行など。

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