スケジュール管理方法の基本とおすすめアプリ3選 - STUDY HACKER（スタディーハッカー）

スケジュール管理方法の基本とおすすめアプリ1

仕事や学業、プライベートなど、複雑すぎるスケジュール・タスクをうまく管理する方法をお探しですか？　世の中には数多くの予定管理グッズがあふれています。アナログ手帳、スマートフォンのアプリ、Googleカレンダーなど、どのツールが最適なのか迷ってしまいますね。

今回は、スケジュール管理の重要性と、おすすめのスケジュール管理法を具体的に説明します。あなたが思いもよらなかったスケジュール管理のやり方が見つかるかもしれません。

スケジュール管理とは
スケジュール管理ができないと……
スケジュール管理方法
おすすめのスケジュール管理アプリ
おすすめのスケジュール管理ソフト（PC）
- Excel
- Outlook
- Todoist
Googleでのスケジュール管理方法
Evernoteでのスケジュール管理方法
手帳・ノート・付箋でのスケジュール管理方法
- 手帳
- ノート
- 付箋
スケジュール管理方法がわかる本

スケジュール管理とは

スケジュール管理とは具体的に何を意味するか、まず明らかにしましょう。時間管理コンサルタント・水口和彦氏によると、スケジュール管理とは「アポイントメント」を管理すること。そして、アポイントメントとは、会議や打ち合わせのような「時刻が決まっている仕事」とのことです。つまり、スケジュール管理とは、具体的に日時が決まっている予定を、全て正しく把握しておくこと、といえます。

水口氏によると、アポイントメント管理（＝スケジュール管理）の目的は、以下の2つ。

アポイントメントを忘れずに実行するため。
ダブルブッキングを起こさないため。

スケジュールを正しく把握できていると、「昨日、人と会う約束があったのに、すっかり忘れていた」「その時間はセミナーを予約していたのに、人と会う約束をしてしまった」ということがありません。それに、スケジュール管理がうまくできていると、「明日はアポイントメントAとアポイントメントBがあって、そのあいだが2時間空いている。いったん帰社するのも慌ただしいから、近くのカフェで仕事をしようかな」と、効率よく時間を使うことができます。スケジュール管理はメリットばかりなのです。

スケジュール管理に近い言葉としては「タスク管理」がありますね。スケジュール管理とタスク管理は何が違うのでしょうか？

水口氏によると、タスクとは、期限が決まっているけれども実行する時間は自由に決められる仕事。たとえば、以下のようなものがタスクだといえるでしょう。

大学で学期末に提出するレポートの作成
飲み会に使う店の予約
取引先から送られてきた資料の確認

そして、水口氏によると、スケジュール管理（＝アポイントメント管理）とタスク管理には強い関係があります。というのも、人と会う約束や会議などのアポイントメントが入っている時間帯に、抱えているタスクを片づけることはできないから。アポイントメントの入っていない「空き時間」でないと、タスクはこなせませんよね。

つまり、アポイントメントが多い日にはタスクをあまり消化できない一方、アポイントメントが少ない日には多くのタスクを消化できる、ということ。そして、タスクをこなす計画を立てるには、空き時間がいつ・どれくらいあるのかを把握しておく必要があります。

要するに、タスク管理をするには、スケジュール管理が必須。ビジネスや学業における膨大なタスクをこなしていくには、営業職やフリーランスの人以外も、スケジュール管理能力を身につける必要があるのです。この記事では、業務スケジュール管理や勉強スケジュール管理のための具体的なスキルをご紹介するので、ぜひ役立ててください。

スケジュール管理方法の基本とおすすめアプリ2

スケジュール管理ができないと……

一方、スケジュール管理ができないと、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。まず、アポイントメントの存在をすっかり忘れてしまったり、ギリギリになって思い出したりした場合。

会議があるのを忘れており、開始時間の3分後に先輩が呼びに来た。遅れて会議室に入ると、上司や他部署の人々、社長の目が自分に突き刺さる……。
→「時間・約束を守れない人」「大事な予定を守れない人」として認識されてしまう。
2限から授業があったのに、3限からだと勘違いしていた。今から家を出たのでは間に合わない……。
→授業への出席回数が足りず、単位を落としてしまう。

スケジュール管理ができないと、タスク管理もできないのでしたね。では、タスク管理でミスすると、どうなってしまうのでしょうか。

会社の忘年会で使う店の調査・予約を頼まれていたのに、着手が遅すぎて、めぼしい店が予約で埋まってしまった。
→会社から遠い店や、あまり質のよくない店で妥協することに。参加メンバーからは、幹事への不満が噴出……。
大学の期末レポートなどすぐ終わると思っていたのに、ギリギリで着手したら意外と難しく、提出期限までに規定文字数の半分も書けなかった。
→一応提出したものの、教授からは「評価外」の通知を受けてしまう……。

想像するだけで恐ろしいですね。心当たりのある人もいるのではないでしょうか。スケジュール管理が苦手・下手だという人には以下の特徴・傾向があるようです。

アポイントメントが決まっても、手帳に書き込まない／アプリに入力しない。
手帳やアプリを見直さない。
自分がどんなタスクを抱えているか把握していない。
タスクの期限を手帳に書き込まない／アプリに入力しない。
タスクの開始から終了までどれくらいの時間を要するか考えていない。

「自分に当てはまるな……」と思っても大丈夫！　苦手な人でもスケジュール管理ができるよう、具体的なやり方をお教えします。

スケジュール管理方法の基本とおすすめアプリ3

スケジュール管理方法

それでは、仕事・学習・就活・転職などで使えるスケジュール管理方法を、順を追って説明します。

1. 手帳を用意する

まずは、スケジュールを記録しておくための媒体が必要です。手帳やアプリケーションを用意しましょう。PCやスマートフォン用のアプリケーションは、それぞれ機能や操作方法が異なり、慣れるまで時間を要するので、初心者にはアナログの手帳がおすすめです。

手帳を選ぶ際のポイントは、バーチカル形式になっていること。バーチカル（垂直）形式とは、以下のように、1日の予定を30分・1時間おきに書き込めるスペースが用意されているもののことです。

スケジュール管理に便利なバーチカル手帳

2. アポイントメントを書き込む

用意した手帳に、アポイントメントを書き込んでいきましょう。アポイントメントとは、時刻が決まっている用事のことです。仕事・授業だけでなく、プライベートの予定も全て書きましょう。今後も、新たなアポイントメントが決まったらすぐに書き込んでいってください。

スケジュール管理の第一歩として手帳にアポイントメントを書き込む

3. タスクをリストアップする

アポイントメントを書き込むと、一日の時間がどれだけアポイントメントに割かれているか、一目瞭然ですね。上に挙げたのは学生の例です。レポート作成などのタスクに使える時間は、24日と25日に多くあることがわかります。

次にタスクを書き込んでいくわけですが、その前に、いま抱えているタスクを全てリストアップしましょう。紙の切れ端やメモ帳アプリでかまいません。この学生の場合、直近のタスクは以下の3つのようです。

ゼミでの発表準備をする。
友人の誕生会をする店を探し、予約する。
友人への誕生プレゼントを買う。

4. タスクを細分化する

挙がったタスクのうち、達成までに時間がかかる、大きいタスクはありませんか？　上の例だと「ゼミでの発表準備」が該当します。このように、完了まで多数のプロセスを踏まなければならない「大タスク」は、手帳に書き込む前に細分化しておきましょう。

水口氏によると、タスクを細分化する際の基準は以下のとおり。

目安としてはひとつのタスク所要時間が2時間以内になるようにするのがおすすめです。あまり厳密に考えなくても構いませんが、2時間を大きく超えるような仕事は分解しておきましょう。

また、特に難しい仕事や苦手な仕事では、さらに細かいタスクに分けるのも有効です。タスクのサイズが小さいほど、取りかかるときの心理的なハードルも下げることができます。

（引用元：StudyHacker｜「時間があるときにやろう」では何も進まない。仕事の先延ばしを防ぐ方法——水口和彦『仕事も学びも効率化目からウロコの時間管理術』第6回　太字による強調は編集部が施した）

では、「ゼミでの発表準備」というタスクを細かく分けてみましょう。以下のような感じでしょうか。

文献を探す。
文献を入手する。
文献を読む。
レジュメを作る。
レジュメを印刷する。
発表の予行練習をする。

5. タスクを書き込む

では、手帳にタスクを書き込んでいきましょう。まず、誕生会の店を探すのは、空き時間にインターネットで行えますね。予約もインターネットでできればいいのですが、「誕生日会なので個室を使いたい」など特別な要望は電話で伝えるほうが安心です。電話はお店の営業時間中しかつながらない場合があるので、営業時間を調べておきましょう。

誕生日プレゼントを買うのもインターネットでできますね。店舗に買いに行く場合は、時間を多めに確保しなければなりません。

悩むのが、発表準備に関するタスクです。特に「文献を読む」「レジュメを作る」は時間がかかりそうな作業なので、多めに時間を確保しましょう。

タスクを書き込むと、以下のようになりました。移動時間や休憩時間も考慮に入れ、実現可能な範囲でスケジュールを組みましょう。

手帳にタスクを書き込むのはスケジュール管理の基本

6. スケジュールを実行・修正する

あとは、組んだとおりにスケジュールを実行していきましょう。そのためには、手帳に書いたスケジュールを正しく把握しておく必要があります。手帳は常に持ち歩き、何度も見返しましょう。

そして、必要があれば、スケジュールを修正していく必要があります。急な用事が入って予定どおりにタスクをこなせなかったり、タスクに予想以上の時間がかかったりする場合があるからです。

以上が、スケジュール管理の基本的な方法です。次からは、タイムスケジュール管理に慣れた人向けに、スケジュール管理に使える個人向けツールを紹介していきます。

Googleでのスケジュール管理方法

Googleは、検索エンジンやWebブラウザだけでなく、カレンダーやメールなど便利な機能を無料で幅広く提供しています。Googleをうまく使えば、スケジュール管理も楽々です。

「Google カレンダー」は、スケジュール管理アプリの定番。カレンダーに必要な機能が全てそろっています。なかでも特徴的な「ゴール作成」機能（※スマートフォンのみ）をご紹介しましょう。

ゴールとは、運動や勉強など、人生を豊かにしてくれる習慣を身につけるための目標です。具体的には、「運動」「スキルアップ」「家族や友だち」「自分のための時間」「身の回りの整理」という5つのジャンルが用意されており、ジャンルを選んでから具体的なアクティビティを決めます。

ためしに「スキルアップ」をタップすると「外国語の学習」「楽器の練習」「新しい料理に挑戦」などが表示されます。「外国語の学習」を選び、さらに「フランス語の勉強」にします。

アクティビティを決めたら、次は「頻度」です。週3回、毎日などの頻度を決めたら、1回あたりの取り組み時間を設定。そして「都合の良い時間」を午前・午後・夕方から選ぶと、AIがスケジュールを精査し、カレンダーの空いている部分に自動でアクティビティを組み込みます。

リマインド機能があるので忘れにくいですし、アクティビティに取り組めなかったときは「後で」をタップすれば、自動で別の時間にアクティビティをずらせます。読書や掃除など、身につけたい習慣があるときは、ぜひ利用してみてください。

ところで、「Google カレンダー」は、ビジネスチャットツール「Slack」と連携させて使うこともできます。連携すれば、「Googleカレンダー」に自分で新たな予定を入力したり、上司や同僚によって新たな予定が入力されたりしたとき、自動でSlackに通知されます。予定通知専用のチャンネルを用意しておけば、「Slack」内でスケジュールをチェックできるのです。アイディア次第では、「Slack」もスケジュール管理ツールになるわけですね。

Googleカレンダーでのスケジュール管理方法

Evernoteでのスケジュール管理方法

情報記録アプリの定番「Evernote」でもスケジュール管理をすることができます。「Evernote」は、白紙のページに文章を書いたり画像やリンク、添付ファイルを貼りつけたりと、自由度が高いのが特徴。便利に設計されたテンプレートも用意されています。たとえば「プロジェクト管理」というカテゴリから「2019 月間カレンダー」を開いてみましょう。

Evernoteでのスケジュール管理方法

ノートがカレンダーになりました。マス内に予定を書き込んでいきましょう。

「Evernote」でカレンダーを作成する大きなメリットは、リンクやファイルを好きなだけ貼れることです。たとえば、会議に必要な資料を別のノートで作成し、カレンダー内に書き込んだ「会議」というテキストに資料ノートへのリンクを貼れば、予定と資料を簡単にひもづけることができます。

また、外出の予定があれば、行き先の公式サイトへのリンクを貼るのも便利です。たとえば、カレンダーに「ライブ」と書き込んで、ライブハウスのWebサイトのURLをテキストに貼ります。こうすれば、ワンクリックで行き方や施設情報を確認できますね。「Evernote」にはスマートフォン版アプリもあるので、出先でも便利です。

「Evernote」は仕事や勉強に大活躍するアプリケーションですが、スケジュール管理にも使えるのです。

Evernoteでスケジュール管理する例

手帳・ノート・付箋でのスケジュール管理方法

スケジュール管理にはもちろん、手帳・ノート・付箋というアナログツールも大いにおすすめ。デジタル機器にはない、紙ならではのメリットがあります。

手帳

まず、手帳と一口にいっても種類はさまざまですが、1カ月の予定を一覧できるページがあること、好きに使えるフリースペースがあることは、おおむねどの手帳にも共通しているはず。そんな手帳のメリットは以下のとおり。

デザインが多彩。
使い方が簡単。
見やすい。

書店や雑貨店の手帳売り場に行くと、多種多様な手帳が売っていて、迷ってしまいますよね。最小限のページしかない薄いものから、毎日たくさん書き込めるスペースが多いもの、スマートで格好いいデザインのもの、かわいらしいキャラクターのものまで。アナログ手帳の種類は、スマートフォンやPCの手帳アプリケーションより豊富だといってよいでしょう。「これだ！」という一冊が見つかれば、最後まで使い切りたくなるはずです。

使い方がわかりやすいのも、アナログ手帳の大きなメリット。デジタルだと、アプリケーションごとに操作や機能が異なるため、使いこなせるようになるまで時間がかかります。また、「こんなふうに書きたい」というイメージがあっても、機能の制約上、できないこともあるはず。その点、アナログ手帳なら、何でも思い通りにできます。日付をまたいで矢印を描いたりシールを貼ったり、やりたいほうだいです。

さらに、手帳はB6程度のサイズであることが多く、スマートフォンの画面より大きいですよね。拡大・縮小の操作をしなくても2ページ分を同時に見られますし、ページめくりも簡単。一度に表示できる情報量が限られているスマートフォンの手帳アプリと比べて、メリットが大きいといえるでしょう。

一方、手帳にはデメリットもあります。手帳アプリならスマートフォンのなかに入りますが、アナログ手帳はスマートフォンと別に持ち歩かなければいけません。そのぶん大きいバッグを必要としたり、家に置き忘れてしまったりという点にはご注意ください。

ノート

スケジュール管理にノートを使うという手もあります。ノートでスケジュール管理をするメリットは以下のとおり。

紙面を自由にデザインできる。
オリジナルのコンテンツを用意できる。
年・月にかかわらず使える。

アナログ手帳はあくまで既製品。何を書けるか・書こうと思うかは、商品のデザインに左右されてしまいます。たとえば、ある手帳に「今月の目標」を書く欄があれば、その欄を埋めようと思いますよね。けれど、翌年の手帳に「目標欄」がなければ、マンスリーページの空いているスペースに目標を書こうとは思わないかもしれません。

その一方、白紙のノートはあなたオリジナルの手帳。どんな項目も自由に用意することができます。格子状に線を引いて数字を書けばカレンダーになるし、けい線の端に数字を書けば縦長のマンスリープランです。毎月の目標を書くスペースを作ったり、日記を書くスペースをとったりするのも自由自在。既製品にあなたの感性を左右される必要はないのです。

また、既製品は使いはじめられる年と月が決まっているので、「新しい手帳を使いたいのに、あと2カ月待たないといけない」「欲しい手帳を買ったけれど、最初の4カ月分が無駄になってしまった」ということもあります。その点、ノートならいつからでも使いはじめられますし、使わなかったページが無駄になることもありません。

ノートを使ったスケジュール管理には独特のメリットがありますが、難しいのが、自分で紙面をデザインしないといけないこと。それが楽しいという人もいますが、自由度が高すぎて、どうすればいいのか困ってしまう人も多いでしょう。そんなときは、「バレットジャーナル」で検索してみると、アイディアがわいてくるかもしれません。

付箋

貼ったり剥がしたりできる付箋。以下のメリットがあるため、タスク管理には大変便利なのです。

目に入りやすい。
順番を変更できる。
タスクの完了／未完了がわかりやすい。

付箋をタスク管理に使う場合、付箋1枚につき1つのタスクを書き込みます。そして、デスクの上やPCの端など、目につきやすい場所に貼るのです。スケジュールアプリやアナログ手帳など、何が書いてあるかは開かないかぎり見えませんが、付箋は嫌でも目に飛び込んできます。これなら大事なタスクを忘れませんね。

貼り直しができるため、並び替えによって優先順位の変更が容易なのも、付箋でタスク管理をするメリットです。メモ帳でタスク管理をし、優先順に上からタスクを書いていると、新たに優先度の高いタスクが入ってきた場合、書き直しが必要。しかし、付箋ならば、タスクの割り込みも簡単です。

付箋でタスク管理をしている場合、付箋の数＝タスクの量ということ。デスクにたくさん付箋が貼ってあると、「タスクを溜めすぎてしまったな。腰を入れて片づけよう」という気になれますね。そして、終わったタスクの付箋は捨てると爽快感がありますし、タスクが減ったことが目に見えてわかりやすくなります。

メリットの多い付箋ですが、付箋はあくまで使い捨て。そのため、タスクの記録を取っておきたいときには不向きです。また、貼って剥がせるという特性上、付箋ののりは弱いので、うっかり剥がれてしまったのに気づかない……ということにならないよう、ご注意ください。

スケジュール管理に便利なツールを多数紹介してきました。気になるものは見つかりましたか？

アナログ手帳でのスケジュール管理方法