タスク管理

長期計画は “立てただけ” では実現できない。確実に達成するための「長期計画」の作り方——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第10回

この連載では、日々発生する仕事を計画する方法を紹介してきましたが、仕事でも勉強でも、長期的に進めていきたい課題もありますよね。これを計画的に進めていくのって、なかなか難しいものです。 実際にも、そういうお悩みをよく聞きます。仕事であれば「目…

メールにひそむ3つのムダを省け! 仕事効率が圧倒的に高まる「メール対応術」——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第9回

突然ですが、質問です。 パソコンに向かい、WordやPowerPointで作業をしているときに、画面の右下あたりに「〇〇宛ての新着メッセージを受信しました」という表示が出ているのに気づきました。メールソフトの受信通知の機能です。あなたはこの受信通知を見た…

「1枚の紙とマジック」だけで4割効率アップ! 脳の仕組みを生かしたタスク管理術。

タイムマネジメントはビジネスパーソンに欠かせません。しかし、そのために複雑な手帳やアプリケーションを使うのは、「むしろ手間がかかる」あるいは「苦手だ」という方もいるでしょう。そこでおすすめしたいのが、1枚の紙とマジックだけでつくる「今日のや…

仕事の進め方の “改善ポイント” がわかる! 「時間の使い方」を簡単にふり返る方法——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第8回

時間の使い方を改善するためには、計画を立てたり、実行したりすることが重要ですが、もうひとつ、とても役に立つのが、実績をふり返ることです。 実績をふり返るというのは、計画したタスクが完了したかどうかだけでなく、「それぞれの仕事にどれくらい時間…

ToDoリストの41%は永遠に終わらない? メリットだらけの「スケジュール内」タスク管理術

時間はないのにやるべきことが多い……。 ToDoリストが長くなる一方で一向に消化できない……。 そんなことに悩んでいませんか? ToDoリストを作ることでやるべきことを効率的にこなせるように思いますが、やろうやろうと思ってもついつい先延ばしにしてしまいが…

1日の仕事が劇的にはかどる! 朝イチの “スタートダッシュ” を成功させよ。——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第7回

仕事の中には、いろいろな「ムダな時間」があります。ただし、ここでいう「ムダな時間」というのは、休憩している時間や、何かをぼんやり考えている時間のことではありません。本人としては一所懸命に仕事をやっているつもりだけど、実は仕事そのものは進ん…

余計な仕事を増やしてない? 『パーキンソンの法則』を知って “計画通り” の生活を。

決められたタスクが期限内に終わらなかったり、なかなか貯金ができなかったりして困っているという悩みを持っている人は少なくないと思います。せっかく計画を立てても、その通りに進められなければ意味がありません。

「時間があるときにやろう」では何も進まない。仕事の先延ばしを防ぐ方法——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第6回

忙しい中でも、がんばっていろいろなタスクをこなしている毎日。でも、そんな中でふと気がつくと、進んでいない仕事がある。しかも、それがけっこう重要な仕事だったりする……。そんなことはありませんか?

「時間がない」のはむしろ勉強に有利! 忙しい社会人のための最強の学習法

スキルアップや資格のために勉強をしたいけれど、忙しくてなかなか手を付けられない……。そのような悩みを抱えている人は少なくないはずです。 実際、勉強をするとなるとそれなりの時間が必要になりますし、仕事に追われている中でまとまった時間を見つけ出す…

計画通りいかないのが仕事。それでも計画は役に立つ——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第5回

「今日はこの仕事を終わらせよう!」そう意気込んで1日をスタートしたのに、次々と予定外の仕事が飛び込んでくる。もともとやろうと思っていた仕事は手つかずのまま、時間だけが過ぎていく……。あなたは、そんな状況になることはありませんか? 実は、私も昔…

“空き時間” を可視化せよ! 「スケジュール管理」を「時間管理」に変えるコツ——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第4回

この連載の第1回「“想定外” を想定せよ! 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」で紹介したように、私たちが普段行っている仕事は「アポイントメント」「タスク」「予定外の仕事」の3つに分類することができます。前回「タスクは「実行日」に書け! “本当に使え…

今は手帳もカスタマイズする時代。世界中で話題の「バレットジャーナル」を作ってみた

今使っている手帳の使い心地はどうですか? 「購入時はバーチカルが良いと思ったけど、実際に使ってみたらイマイチだった」「マンスリーのマスが小さすぎて予定が書ききれず困っている」など、使いづらさを感じていませんか? 今回は、そんな使いづらさを解…

タスクは「実行日」に書け! “本当に使える” タスク管理の方法とは?——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第3回

連載の第1回「“想定外” を想定せよ! 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」で紹介したように、私たちが普段行っている仕事は「アポイントメント」「タスク」「予定外の仕事」の3つに分類することができます。そして、第2回「GGBB(ギリギリにバタバタ)に陥って…

GGBB(ギリギリにバタバタ)に陥ってない? 時間管理に失敗する原因を探る。——水口和彦『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』第2回

第1回「“想定外” を想定せよ! 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」では、時間管理の中にある矛盾、つまり「計画は立てるべきだけれども、計画通りにいかない覚悟も必要」という問題を紹介しました。 「予定外の仕事」の存在を認めること、つまり、すべてが計…

心理学的に最強なタスク管理術はこれだ! 「集中タスク・非集中タスク」分類法

仕事でも日常でもやることが多くて、いろいろなことを先送りにしてしまっている……。 キャリアアップのために勉強したり、ジムへ通ったり、もっとやりたいことがあるのに忙しくてなかなか手がつけられない……。 毎日が忙しく、このような悩みを抱える人は多い…

タスクには “最適な時間帯” がある。「身体時計」に合わせた効率的なスケジューリングを。

時間が足りない。1日48時間くらいほしい。そう思っている人はいませんか? スキマ時間の活用術や時短テクニックはたくさんありますね。でも、時間の効率的な使い方を実現するために、もっと根本的な改善を図ることができるかもしれません。その秘訣は、「ヒ…

実はこんなところに「無駄」が潜んでいた? 効率的に働くために不可欠な4つのこと

最近、働き方改革などの影響で、残業時間の規制などが多くなされるようになってきました。ワークライフバランスが重視されるのは非常に良いことですが、残業規制などで仕事がなかなか回らない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか? そこで大切にな…

個人でできる働き方改革。「ECRS」で仕事効率化を実現せよ。

みなさんの職場には、「残業禁止」や「定時上がり推奨」というルールがありますか? このルールによって、以前と業務量があまり変わっていないにもかかわらず職場で働く時間が制限され、実際には仕事をするのがむしろ大変になってしまった方もいらっしゃるか…

完璧主義は正解ではない! 仕事のムダがどんどんなくなる、効率的な “手抜き” 仕事術

丁寧な仕事を心がけることはとても大切です。とくにサービス業などでは重要なことですよね。しかし、あまりにも丁寧な仕事を常としていると、たまに息苦しさを感じるのではないでしょうか。状況によっては非効率になることもあるはず。 丁寧であること、完璧…

売上げ600%アップを達成した私の秘術を大公開。1日5分の習慣で「本質的な仕事」を見極めろ!

目標があるけれど、なかなか達成できない……。目先の業務に追われ、慌ただしいまま毎日が過ぎていってしまう……。そう悩んでいる人はいませんか。もしかしたら、タスクの優先順位を間違えていて、そのことに気づいていないのかもしれません。 今回は、目標達成…

マルチタスクでIQが下がる!? 私の生産性を1.5倍にした効率的な「シングルタスク」3つの極意

とにかく忙しくて、仕事が全部終わらない‥‥‥。もっと余裕をもって働けたらいいのに‥‥‥。そうお悩みの方はいませんか。 やることが多いと、つい同時に色々なタスクに手をつけがち。電話をかけながらメールの返信を書いたり、企画書を作りながらメールボックス…

究極の時短術! 「スキマ時間」を効率的に使うために今すぐできる3つのこと。

仕事などで常に忙しく、なかなかスキルアップのための勉強や、細かな雑務に時間が割けないという方は多いでしょう。いざスキマ時間を活用しようと思っても、準備が整っておらず手間取ってしまったり、スキマ時間にやり始めたことがキリよく終わらなかったり…

97%の人が持っている!? キャリアアップを阻む3つの “悪習慣” を改善せよ!

あなたが理想的なマネージャーやビジネスマン(ウーマン)であることを想像してください。会社の誰にでも好かれ、公平で勤勉だという高い評価を得て、キャリアを築くことに成功している姿です。こうなったらいいですよね。 しかし、人間は間違いをする生き物…

時短にも効果あり! 25分間の超集中法『ポモドーロ・テクニック』を実際にやってみた。

本当はもっと早く終わらせたいのに、いつも集中力が続かない……。勉強や仕事において、このような悩みを持っている方はいませんか。じつは筆者自身ももともと集中力がなく、時間と生産性が見合っていないことに幾度となく自己嫌悪を抱いてきました。 そんな筆…

行動しなければ始まらない! 「2分ルール」を徹底したら、“先延ばし癖”がなおった話。

みなさんは、課題やちょっとしたタスク、メールやLINEの返信などをする際、やる気が出ずについ先延ばしにしてしまった経験はありませんか? 「ちょっとSNSを見てから」などといって気づけば時間を消費してしまう、このようなクセは直したいですよね。そこで…

計画倒れになってない? 「仕事が終わらない」から脱却する3つのタスク管理術。

皆さんは、「この時間までにやる」「今日中に終わらせる」と決めたタスクを、いつも計画通りにきちんと実行できていますか? 予想外に時間を取られた作業があって別の作業を後回しにせざるを得なかったり、たくさんの業務に追われる焦りからミスを連発して手…

タスク処理が快感になる! A4コピー用紙を使った “アナログ式” タスク管理術

重要なタスクを後回しにしていた、期日ギリギリになってから気がついたなど、日々仕事に追われるビジネスパーソンであれば、こんなウッカリもたまにはあります。しかし、それが続くようだと仕事全てに支障が出てしまうことも。そうなる前に、しっかりとタス…

「できた!」が成長を加速させる! “行動分析学” から見た『チェックリスト』の正しい作り方。

皆さんは、普段仕事をする際、チェックリストを作っていますか? 確認漏れを防ぎたい時などによく用いることが多いと思いますが、近年の行動分析学の研究では効率を大きく上げる素晴らしいものとして見直されてきています。実際、仕事ができる人は出張時やプ…

朝は仕事の調子が出ない……。そんな人がやるべき「4つのこと」

「朝の時間は、なかなか調子が出ない」というビジネスパーソンは決して少なくありません。しかし調子が出ないからといって、就業時間を守らないわけにもいきませんよね。でも仕事が捗らなければ、朝早く出勤しても貴重な時間を無駄にするだけ。 そこで今回は…

夕方に集中力が途切れがちなあなたへ。ラストスパートをかけるための3つの脳科学的方法

仕事をするうえで「集中力」はとても大切です。しかし、どうしても夕方になると集中力が途切れてしまいませんか。 ただでさえタイムアップが近づいてくる夕方、ラストスパートをかけたいにもかかわらず、仕事が捗らなくなってしまうのは考えものですよね。で…

なぜ仕事に "追われる" の? 仕事に追われる人の2つの理由と、その解決策

みなさんは、いくら頑張っても仕事が片付かずに鬱々とした気分になることはありますか? やらなければならないことが多すぎて、せっかくの休日にも仕事のことが頭から離れない、というのはなかなか辛いものがありますよね。そのような状況に陥っている人の中…

短い時間で成果を上げる! 仕事の "生産性" が高い人は何が違う?

連日残業が続いている……。休日にも仕事をしている……。そんな風に生活のほとんどを仕事に費やしていませんか? それでは疲労が蓄積し、集中力の欠如やモチベーションの低下を招いてしまいます。大切なのは、限られた時間でより高い成果を出すこと。今回は、仕…

見えないところにムダがある。仕事に潜む『見えないロス』のつぶし方。

皆さんは仕事において、より効率的な作業をするために何か取り組んでいることはありますか。時間の管理方法を見直したり、タスクの進め方に気を配ったり、便利なツールを新たに導入したりと、考えられることはたくさんありますよね。しかし中には「いつまで…

秘訣は "分類" と "無駄の排除" 。『トヨタ式生産性アップ術』は個人でも使える。

みなさんは、段取り良く仕事をこなせていますか? 無駄なく動いて効率よく物事をこなすのはなかなか難しいもの。指示を待っている間に手持無沙汰になってしまったり、場当たり的に仕事をしてしまったりしている方も少なくないはずです。そのせいで計画通りに…

成果が出ないのは「頑張りすぎ」だから。日本の労働生産性を下げる『一生懸命の罠』

いつも全力で100%の力を出し切る。理想はそうあっても、人間の集中力には限界があります。そんなポリシーで仕事をすれば、ひとつひとつに時間がかかりすぎて時間切れになってしまったり、後半の仕事の質が落ちたりしてしまうことも。そうなれば結局のところ…

Google発の超 "拙速主義" 『SPRINT』を体感せよ

長く続く会議、終わらない上司のチェック、無意味な修正……。仕事がなかなか終わらない、効率よく進まない、と嘆くビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。 しかし、ただスピードを上げれば問題が解決するというものでもありません。クオリティの低いず…

紙の手帳も悪くない? まだまだ残る、アナログ手帳のアドバンテージ

皆さんは、どのように自分のスケジュールやタスクを管理していますか? PCやスマホと連動できるGoogleカレンダーなどのツールを愛用する方もいるでしょうし、まだまだ紙の手帳を愛用するという方もいらっしゃると思います。 スマホ派ツールの人でも、「紙も…

タスク管理、できてますか? 人気のタスク管理術 "GTD" を使いこなす!

みなさんは、自分がやらなければならないことをきちんと全て把握できているでしょうか。うっかり忘れてしまっていることはありませんか。新入社員であれば特に、慣れない仕事だらけであたふたしてしまうかもしれませんね。

TO DOは納期ではなく「着手日」で管理すべし! 後回しにしない人の TO DOリスト の作り方。

締め切りまで時間がある業務を、ついつい後回しにしてしまうことは結構ありますよね。しかし、まだまだ余裕があると思っていたのに気がついたら納期ギリギリになっていて、結局は直前に慌てて業務を行うはめになってしまった……、なんてことも多いのではない…

週の仕事は4日に詰め込め! 1日の完全フリー日が生産性を上げる「一人週休3日制」

週のうち、お休みが2日で勤務日が5日。それが一般的な働き方です。でも、お休みが2日ではいまいちやりたいことができない、もっと自由な時間が欲しいと感じたことはありませんか? ほんとうに、おやすみが3日になったらどうなるでしょう。 もちろん、全体の…

仕事の種類は "時間帯" で決める! 成果を生む仕事のための『時間割』のつくりかた

日々仕事をしていると、集中力が途切れたり、つらい仕事ばかりが残ったり、時間内に仕事が終わらなかったり……、なんてことありますよね。このような経験があるならば、仕事内容と時間の関係を見直すべきかもしれません。 その理由は、人間がもつ体のリズムが…

ある時はウサギ、ある時はカメ。デキる人は短期集中と長期継続をどう使い分けるのか。

物事をコツコツと長期的に続けることができますか? それとも、短期集中型でサッと終わらせる方が得意ですか? もしかしたら、長期的な取り組みと短期的な取り組みへの姿勢が同じになっているかもしれませんよ。それだと効率が悪くなってしまいます。 すばや…

時間がないなら "重ねて" 使う! 「ながら」作業の3つのコツ

忙しいビジネスパーソンだからこそ、家で過ごす時間は有意義に使いたいものです。将来に役立つ勉強だったり、健康な体を維持するためのトレーニングだったり……。でもなかなかそうはいかないのが現実です。仕事を持ち帰った場合は優先的に取り組まなければい…

机、整ってる? 効率アップのための「トヨタ式」整理術

昨今、便利な文房具やデスク周りのグッズが増えており、ついつい買い足してしまってはデスク周りが雑然となっていませんか? そうでなくても書類や本などで散らかっている人もいるでしょう。 散らかったデスクで仕事をすることはげんなりしますし、なにより…

マルチタスクが苦手な脳。それでも複数のタスクを処理するための『タスクボード』活用法

皆さんは、日々のタスクを効率よく片付けられていますか? 急ぎの仕事を片付けなければならないのに、上司から別の仕事を指示されたり、目下抱えている資料作成の仕事に集中したいのに、トラブル対応をしなければならなくなったり……。こうした例のように、い…

「ファーストタスク」を意識せよ! 朝一の仕事の選び方が、仕事の "質と量" を決めるワケ

みなさんは普段、タスク管理をどのようにおこなっていますか? 逐一紙に書き加えていったり、デジタルなツールを使ったり……。タスク管理をする方法には様々なものがありますよね。 でも、毎日増え続けていくタスクをきちんと管理するのは意外と難しいもの。…

完璧より "最善" をめざそう。幸せな人生のための「ほどほど」の定め方。

「あれもやりたい、これもやりたい……」みなさんはそんな風に、実現したいことすべてに手を出そうとしたり、何もかも完璧にやろうとしたりしてはいませんか? とりわけビジネスパーソンのみなさんの中には、挑戦したい仕事や勉強してみたいこと、プライベート…

生産性向上には「やることリスト」より「やったことリスト」が効く! おすすめアプリもご紹介

「日々のタスクを効率的にこなしたい」「より短い時間で成果を上げたい」そう考えることはありませんか? 生産性を高めるために、様々な工夫を取り入れている方もいるかと思います。特に、生産性を向上させる方法として有名な「やることリスト(Todoリスト)…

"仕事が遅い" は "仕事ができない" と同じこと! 「ついつい後回し」をやめる2つの方法

優先すべきことはわかっているのに少し面倒な仕事がある……。そんなとき、その仕事をつい後回しにしてしまうことがありますよね。例えば、「昨日参加したセミナーのレポートをまとめて上司に出さなければならない。でも下手なものは出せないから、きちんと考…

成功への近道は「じっくり」より「ざっくり」だ。仕事にも勉強にも効く、『ざっくり感』を身につけよう。

締め切り直前まで残業して資料作りをしたのに趣旨に合っていないと書き直しになった、そんな経験はありませんか? 真面目に一生懸命やったのに努力が水の泡になってしまうのは悲しいことですよね。もちろん、じっくり丁寧に取り組むことは良いことですが、実…

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