タスク管理
この連載では、日々発生する仕事を計画する方法を紹介してきましたが、仕事でも勉強でも、長期的に進めていきたい課題もありますよね。これを計画的に進めていくのって、なかなか難しいものです。 実際にも、そういうお悩みをよく聞きます。仕事であれば「目…
突然ですが、質問です。 パソコンに向かい、WordやPowerPointで作業をしているときに、画面の右下あたりに「〇〇宛ての新着メッセージを受信しました」という表示が出ているのに気づきました。メールソフトの受信通知の機能です。あなたはこの受信通知を見た…
タイムマネジメントはビジネスパーソンに欠かせません。しかし、そのために複雑な手帳やアプリケーションを使うのは、「むしろ手間がかかる」あるいは「苦手だ」という方もいるでしょう。そこでおすすめしたいのが、1枚の紙とマジックだけでつくる「今日のや…
時間の使い方を改善するためには、計画を立てたり、実行したりすることが重要ですが、もうひとつ、とても役に立つのが、実績をふり返ることです。 実績をふり返るというのは、計画したタスクが完了したかどうかだけでなく、「それぞれの仕事にどれくらい時間…
時間はないのにやるべきことが多い……。 ToDoリストが長くなる一方で一向に消化できない……。 そんなことに悩んでいませんか？ ToDoリストを作ることでやるべきことを効率的にこなせるように思いますが、やろうやろうと思ってもついつい先延ばしにしてしまいが…
仕事の中には、いろいろな「ムダな時間」があります。ただし、ここでいう「ムダな時間」というのは、休憩している時間や、何かをぼんやり考えている時間のことではありません。本人としては一所懸命に仕事をやっているつもりだけど、実は仕事そのものは進ん…
決められたタスクが期限内に終わらなかったり、なかなか貯金ができなかったりして困っているという悩みを持っている人は少なくないと思います。せっかく計画を立てても、その通りに進められなければ意味がありません。
忙しい中でも、がんばっていろいろなタスクをこなしている毎日。でも、そんな中でふと気がつくと、進んでいない仕事がある。しかも、それがけっこう重要な仕事だったりする……。そんなことはありませんか？
スキルアップや資格のために勉強をしたいけれど、忙しくてなかなか手を付けられない……。そのような悩みを抱えている人は少なくないはずです。 実際、勉強をするとなるとそれなりの時間が必要になりますし、仕事に追われている中でまとまった時間を見つけ出す…
「今日はこの仕事を終わらせよう！」そう意気込んで1日をスタートしたのに、次々と予定外の仕事が飛び込んでくる。もともとやろうと思っていた仕事は手つかずのまま、時間だけが過ぎていく……。あなたは、そんな状況になることはありませんか？ 実は、私も昔…
この連載の第1回「“想定外” を想定せよ！ 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」で紹介したように、私たちが普段行っている仕事は「アポイントメント」「タスク」「予定外の仕事」の3つに分類することができます。前回「タスクは「実行日」に書け！ “本当に使え…
今使っている手帳の使い心地はどうですか？ 「購入時はバーチカルが良いと思ったけど、実際に使ってみたらイマイチだった」「マンスリーのマスが小さすぎて予定が書ききれず困っている」など、使いづらさを感じていませんか？ 今回は、そんな使いづらさを解…
連載の第1回「“想定外” を想定せよ！ 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」で紹介したように、私たちが普段行っている仕事は「アポイントメント」「タスク」「予定外の仕事」の3つに分類することができます。そして、第2回「GGBB（ギリギリにバタバタ）に陥って…
第1回「“想定外” を想定せよ！ 時間管理は「矛盾」との戦いだ。」では、時間管理の中にある矛盾、つまり「計画は立てるべきだけれども、計画通りにいかない覚悟も必要」という問題を紹介しました。 「予定外の仕事」の存在を認めること、つまり、すべてが計…
仕事でも日常でもやることが多くて、いろいろなことを先送りにしてしまっている……。 キャリアアップのために勉強したり、ジムへ通ったり、もっとやりたいことがあるのに忙しくてなかなか手がつけられない……。 毎日が忙しく、このような悩みを抱える人は多い…
時間が足りない。1日48時間くらいほしい。そう思っている人はいませんか？ スキマ時間の活用術や時短テクニックはたくさんありますね。でも、時間の効率的な使い方を実現するために、もっと根本的な改善を図ることができるかもしれません。その秘訣は、「ヒ…
最近、働き方改革などの影響で、残業時間の規制などが多くなされるようになってきました。ワークライフバランスが重視されるのは非常に良いことですが、残業規制などで仕事がなかなか回らない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？ そこで大切にな…
みなさんの職場には、「残業禁止」や「定時上がり推奨」というルールがありますか？ このルールによって、以前と業務量があまり変わっていないにもかかわらず職場で働く時間が制限され、実際には仕事をするのがむしろ大変になってしまった方もいらっしゃるか…
丁寧な仕事を心がけることはとても大切です。とくにサービス業などでは重要なことですよね。しかし、あまりにも丁寧な仕事を常としていると、たまに息苦しさを感じるのではないでしょうか。状況によっては非効率になることもあるはず。 丁寧であること、完璧…
目標があるけれど、なかなか達成できない……。目先の業務に追われ、慌ただしいまま毎日が過ぎていってしまう……。そう悩んでいる人はいませんか。もしかしたら、タスクの優先順位を間違えていて、そのことに気づいていないのかもしれません。 今回は、目標達成…
とにかく忙しくて、仕事が全部終わらない‥‥‥。もっと余裕をもって働けたらいいのに‥‥‥。そうお悩みの方はいませんか。 やることが多いと、つい同時に色々なタスクに手をつけがち。電話をかけながらメールの返信を書いたり、企画書を作りながらメールボックス…
仕事などで常に忙しく、なかなかスキルアップのための勉強や、細かな雑務に時間が割けないという方は多いでしょう。いざスキマ時間を活用しようと思っても、準備が整っておらず手間取ってしまったり、スキマ時間にやり始めたことがキリよく終わらなかったり…
あなたが理想的なマネージャーやビジネスマン（ウーマン）であることを想像してください。会社の誰にでも好かれ、公平で勤勉だという高い評価を得て、キャリアを築くことに成功している姿です。こうなったらいいですよね。 しかし、人間は間違いをする生き物…
本当はもっと早く終わらせたいのに、いつも集中力が続かない……。勉強や仕事において、このような悩みを持っている方はいませんか。じつは筆者自身ももともと集中力がなく、時間と生産性が見合っていないことに幾度となく自己嫌悪を抱いてきました。 そんな筆…
みなさんは、課題やちょっとしたタスク、メールやLINEの返信などをする際、やる気が出ずについ先延ばしにしてしまった経験はありませんか？ 「ちょっとSNSを見てから」などといって気づけば時間を消費してしまう、このようなクセは直したいですよね。そこで…
皆さんは、「この時間までにやる」「今日中に終わらせる」と決めたタスクを、いつも計画通りにきちんと実行できていますか？ 予想外に時間を取られた作業があって別の作業を後回しにせざるを得なかったり、たくさんの業務に追われる焦りからミスを連発して手…
重要なタスクを後回しにしていた、期日ギリギリになってから気がついたなど、日々仕事に追われるビジネスパーソンであれば、こんなウッカリもたまにはあります。しかし、それが続くようだと仕事全てに支障が出てしまうことも。そうなる前に、しっかりとタス…
皆さんは、普段仕事をする際、チェックリストを作っていますか？ 確認漏れを防ぎたい時などによく用いることが多いと思いますが、近年の行動分析学の研究では効率を大きく上げる素晴らしいものとして見直されてきています。実際、仕事ができる人は出張時やプ…
「朝の時間は、なかなか調子が出ない」というビジネスパーソンは決して少なくありません。しかし調子が出ないからといって、就業時間を守らないわけにもいきませんよね。でも仕事が捗らなければ、朝早く出勤しても貴重な時間を無駄にするだけ。 そこで今回は…
仕事をするうえで「集中力」はとても大切です。しかし、どうしても夕方になると集中力が途切れてしまいませんか。 ただでさえタイムアップが近づいてくる夕方、ラストスパートをかけたいにもかかわらず、仕事が捗らなくなってしまうのは考えものですよね。で…
みなさんは、いくら頑張っても仕事が片付かずに鬱々とした気分になることはありますか？ やらなければならないことが多すぎて、せっかくの休日にも仕事のことが頭から離れない、というのはなかなか辛いものがありますよね。そのような状況に陥っている人の中…
連日残業が続いている……。休日にも仕事をしている……。そんな風に生活のほとんどを仕事に費やしていませんか？ それでは疲労が蓄積し、集中力の欠如やモチベーションの低下を招いてしまいます。大切なのは、限られた時間でより高い成果を出すこと。今回は、仕…
皆さんは仕事において、より効率的な作業をするために何か取り組んでいることはありますか。時間の管理方法を見直したり、タスクの進め方に気を配ったり、便利なツールを新たに導入したりと、考えられることはたくさんありますよね。しかし中には「いつまで…
みなさんは、段取り良く仕事をこなせていますか？ 無駄なく動いて効率よく物事をこなすのはなかなか難しいもの。指示を待っている間に手持無沙汰になってしまったり、場当たり的に仕事をしてしまったりしている方も少なくないはずです。そのせいで計画通りに…
いつも全力で100%の力を出し切る。理想はそうあっても、人間の集中力には限界があります。そんなポリシーで仕事をすれば、ひとつひとつに時間がかかりすぎて時間切れになってしまったり、後半の仕事の質が落ちたりしてしまうことも。そうなれば結局のところ…
長く続く会議、終わらない上司のチェック、無意味な修正……。仕事がなかなか終わらない、効率よく進まない、と嘆くビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。 しかし、ただスピードを上げれば問題が解決するというものでもありません。クオリティの低いず…
皆さんは、どのように自分のスケジュールやタスクを管理していますか？ PCやスマホと連動できるGoogleカレンダーなどのツールを愛用する方もいるでしょうし、まだまだ紙の手帳を愛用するという方もいらっしゃると思います。 スマホ派ツールの人でも、「紙も…
みなさんは、自分がやらなければならないことをきちんと全て把握できているでしょうか。うっかり忘れてしまっていることはありませんか。新入社員であれば特に、慣れない仕事だらけであたふたしてしまうかもしれませんね。
締め切りまで時間がある業務を、ついつい後回しにしてしまうことは結構ありますよね。しかし、まだまだ余裕があると思っていたのに気がついたら納期ギリギリになっていて、結局は直前に慌てて業務を行うはめになってしまった……、なんてことも多いのではない…
週のうち、お休みが2日で勤務日が5日。それが一般的な働き方です。でも、お休みが2日ではいまいちやりたいことができない、もっと自由な時間が欲しいと感じたことはありませんか？ ほんとうに、おやすみが3日になったらどうなるでしょう。 もちろん、全体の…
日々仕事をしていると、集中力が途切れたり、つらい仕事ばかりが残ったり、時間内に仕事が終わらなかったり……、なんてことありますよね。このような経験があるならば、仕事内容と時間の関係を見直すべきかもしれません。 その理由は、人間がもつ体のリズムが…
物事をコツコツと長期的に続けることができますか？ それとも、短期集中型でサッと終わらせる方が得意ですか？ もしかしたら、長期的な取り組みと短期的な取り組みへの姿勢が同じになっているかもしれませんよ。それだと効率が悪くなってしまいます。 すばや…
忙しいビジネスパーソンだからこそ、家で過ごす時間は有意義に使いたいものです。将来に役立つ勉強だったり、健康な体を維持するためのトレーニングだったり……。でもなかなかそうはいかないのが現実です。仕事を持ち帰った場合は優先的に取り組まなければい…
昨今、便利な文房具やデスク周りのグッズが増えており、ついつい買い足してしまってはデスク周りが雑然となっていませんか？ そうでなくても書類や本などで散らかっている人もいるでしょう。 散らかったデスクで仕事をすることはげんなりしますし、なにより…
皆さんは、日々のタスクを効率よく片付けられていますか？ 急ぎの仕事を片付けなければならないのに、上司から別の仕事を指示されたり、目下抱えている資料作成の仕事に集中したいのに、トラブル対応をしなければならなくなったり……。こうした例のように、い…
みなさんは普段、タスク管理をどのようにおこなっていますか？ 逐一紙に書き加えていったり、デジタルなツールを使ったり……。タスク管理をする方法には様々なものがありますよね。 でも、毎日増え続けていくタスクをきちんと管理するのは意外と難しいもの。…
「あれもやりたい、これもやりたい……」みなさんはそんな風に、実現したいことすべてに手を出そうとしたり、何もかも完璧にやろうとしたりしてはいませんか？ とりわけビジネスパーソンのみなさんの中には、挑戦したい仕事や勉強してみたいこと、プライベート…
「日々のタスクを効率的にこなしたい」「より短い時間で成果を上げたい」そう考えることはありませんか？ 生産性を高めるために、様々な工夫を取り入れている方もいるかと思います。特に、生産性を向上させる方法として有名な「やることリスト（Todoリスト）…
優先すべきことはわかっているのに少し面倒な仕事がある……。そんなとき、その仕事をつい後回しにしてしまうことがありますよね。例えば、「昨日参加したセミナーのレポートをまとめて上司に出さなければならない。でも下手なものは出せないから、きちんと考…
締め切り直前まで残業して資料作りをしたのに趣旨に合っていないと書き直しになった、そんな経験はありませんか？ 真面目に一生懸命やったのに努力が水の泡になってしまうのは悲しいことですよね。もちろん、じっくり丁寧に取り組むことは良いことですが、実…
